دفتر الأستاذ العام هو السجل المحاسبي المرجعي الذي تُنظم فيه القيود المرحلة حسب الحساب والفترة. ويجب أن تصل إليه الفواتير والمقبوضات والرواتب والمصروفات وحركات المخزون والأصول عبر قواعد ترحيل محددة، لا من خلال ملخصات يدوية منفصلة.
مثال عملي
قد تسجل فاتورة المبيعات طرفًا مدينًا في حساب العميل وأطرافًا دائنة في الإيراد وضريبة المخرجات. وعند التحصيل يُسجل النقد مقابل تخفيض ذمة العميل، مع بقاء رابط كل قيد بمستنده الأصلي.
من البداية إلى الإغلاق
كيف يعمل المسار؟
1
صمّم دليل الحسابات والفترات والعملات والأبعاد التحليلية.
2
اربط كل مستند وحدث تشغيلي بقاعدة قيد متوازنة.
3
تحقق من المعاملة واعتمدها قبل الترحيل.
4
طابق الأستاذ المساعد والبنك والضريبة والمخزون والرواتب والحسابات الرقابية.
5
رحّل التسويات وراجع ميزان المراجعة ثم اقفل الفترة.
ضوابط موصى بها
ما الذي يحافظ على جودة المسار؟
توازن المدين والدائن في كل قيد
رابط بالمستند الأصلي ومرجع ترحيل فريد
فصل إعداد القيد عن اعتماده وترحيله
إقفال الفترات وإعادة فتحها بصلاحية ودليل واضح
أخطاء شائعة
ما الذي يجب تجنبه؟
ترحيل ملخص يدوي يكرر قيود الأستاذ المساعد
استخدام تاريخ السداد لحدث يخص فترة محاسبية أخرى
الإقفال قبل مطابقة الحسابات الرقابية والأنظمة المصدرية