Expenses — User Guide

Expense records

The expense form supports key fields such as:

• Expense name
• Note
• Category
• Date
• Amount
• Currency
• Tax and second tax
• Payment mode
• Reference number
• Customer and project
• Recurring settings
• Billable status

Receipt attachment is part of the core record and should be treated as required by policy.

Expense categories

Categories are controlled reference values, not free-text labels. Category design and maintenance are governance responsibilities because category quality directly affects reporting quality.

Receipts and attachments

The module supports receipt upload and receipt deletion with permission control. Missing-receipt handling should follow a clear exception policy.

Billable expense control

Billable expenses can be marked, linked to customers/projects, and converted to invoices. Review uninvoiced billables weekly to prevent revenue leakage.

Recurring expenses

Recurring controls include repeat interval/type, cycle count, and links between generated child expenses and their origin expense.

Import and bulk actions

Admin workflows support import (with simulation), custom fields, and bulk actions (mass update/delete). These actions should be limited to trusted roles.

Reporting and filters

Expense review supports filters by:

• Expense name
• Date and year
• Amount
• Category
• Billable/unbilled
• Recurring
• Payment mode

Totals views should distinguish all, billable, non-billable, billed, and unbilled expenses.

Expenses Admin / Finance Admin

• Owns categories, governance rules, thresholds, and import behavior
• Controls who can create, edit, delete, copy, or convert expenses
• Enforces receipt policy and exception discipline

Expense Submitter

• Creates expense records
• Chooses the correct category
• Enters accurate date/amount
• Attaches receipts
• Marks billable only when justified

Approver

• Reviews policy compliance, thresholds, category correctness, and receipt completeness
• Applies exception rules consistently

Finance Reviewer

• Reviews monthly trends, outliers, reconciliation readiness, and missing receipts
• Tracks billable vs non-billable posture

Project Manager (where project-linked expenses are used)

• Reviews project-related billable expenses for completeness and invoicing readiness

1. Design categories

• Start small and stable (e.g., Travel, Fuel, Office, Utilities, Subcontractors, Tools, Marketing, Miscellaneous).

1. Define receipt policy

• Decide required attachment rules, allowed exceptions, and approval ownership.

1. Define billable rules

• Require customer/project linkage where relevant and assign weekly uninvoiced-billables review ownership.

1. Define approval policy

• Set approval thresholds by amount/category/department/exception type.

1. Confirm field rules

• Document mandatory fields and conditional fields in your operating procedure.

1. Test import (if migration is needed)

• Validate data structure through simulation before live loading.

1. Set review cadence

• Weekly: missing receipts + uninvoiced billables
• Monthly: trends by category/department and exception review

1) Record an expense

1. Create a new expense.
2. Enter date, amount, category, and note.
3. Add expense name when relevant.
4. Attach the receipt.
5. Review currency, tax, and payment mode as needed.
6. Save only when the record is complete enough for review.

2) Mark as billable and link correctly

1. Mark the expense as billable.
2. Link the correct customer.
3. Link a project where applicable.
4. Include in weekly uninvoiced-billables review.

3) Convert billable expense to invoice

1. Open the conversion flow.
2. Choose required options (e.g., save draft, include note/name).
3. Create invoice output and track billed status.

4) Manage recurring expenses

1. Enable recurring settings for repeatable spend.
2. Configure interval/type/cycles.
3. Review recurring records periodically to confirm they remain valid.

5) Run monthly review

1. Review period expenses by category and department.
2. Compare with prior month.
3. Flag outliers and missing documentation.
4. Require follow-up notes/actions.

6) Use import and bulk actions carefully

1. Limit access to trusted roles.
2. Use simulation before import.
3. Apply bulk edits/deletions only with governance controls.

Use these review angles:

• Spend by category
• Trend by period
• Billable vs non-billable
• Billed vs unbilled
• Department spend summary

Recommended cadence:

• Weekly: missing receipts + uninvoiced billables
• Monthly: category trends, department concentration, and exception analysis

• Require receipt + category for every expense unless an approved exception exists.
• Restrict category creation/editing to controlled admin roles.
• Link customer/project at creation time for billable expenses.
• Review recurring expenses regularly.
• Keep import and bulk actions under strict supervision.
• Make missing receipts, outliers, and uninvoiced billables part of scheduled governance.

Missing receipts keep happening. What should we do?

• Enforce required attachment.
• Run a weekly missing-receipt review.
• Require clear policy + accountable approver for exceptions.

Categories are inconsistent. What should we do?

• Restrict category creation/editing.
• Publish category examples in the internal knowledge base.
• Retrain submitters and simplify overlapping categories.

Billable expenses are not being invoiced. What should we do?

• Require customer/project linkage at creation.
• Run a weekly uninvoiced-billables review.
• Assign a clear billing owner and use the convert-to-invoice flow.

Users are editing too many fields after submission. What should we review?

• Review create/edit/delete/category permissions.
• Tighten governance and exception controls before retraining users.

Reports look inconsistent. What should we check?

• Category discipline
• Billable flags
• Receipt completeness
• Date/year filters
• Recurring setup
• Payment mode usage
• Imported data quality

Screenshot coming soon.

Screenshot coming soon.

---

# المصروفات — دليل المستخدم

تُعد وحدة المصروفات مساحة التحكم في الإنفاق داخل المؤسسة، حيث يتم تسجيل المصروفات وتصنيفها ومراجعتها وتحليلها ضمن مسار واضح وقابل للتدقيق.

تدعم الوحدة:

• تسجيل المصروفات مع إرفاق إيصال المصروف
• فئات مصروفات قياسية ومنضبطة
• المصروفات القابلة للفوترة وربطها بالعميل/المشروع عند الحاجة
• المصروفات المتكررة
• تتبع الضرائب وطريقة الدفع
• تقارير حسب الفترة والفئة وحالة الفوترة

القيمة الأساسية للوحدة ليست فقط حفظ مبلغ المصروف، بل بناء مسار تشغيلي كامل من التسجيل إلى المراجعة ثم الفوترة (عند الحاجة) ثم الظهور في التقارير.

سجل المصروف

يتضمن نموذج المصروف حقولًا أساسية مثل:

• اسم المصروف
• ملاحظة
• فئة المصروف
• تاريخ المصروف
• مبلغ المصروف
• العملة
• الضريبة الأولى والضريبة الثانية
• طريقة الدفع
• الرقم المرجعي
• العميل والمشروع
• إعدادات المصروف المتكرر
• حالة القابلية للفوترة

ويُعد إرفاق إيصال المصروف جزءًا أساسيًا من اكتمال السجل.

فئات المصروفات

الفئات ليست تسميات عشوائية، بل قيم مرجعية تؤثر مباشرة على جودة التقارير والمراجعة. لذلك يجب أن تبقى إدارتها ضمن الحوكمة الإدارية.

الإيصالات والمرفقات

تدعم الوحدة رفع الإيصال وحذفه وفق الصلاحيات. ويجب ضبط سياسة واضحة للحالات الاستثنائية عند نقص المستندات.

المصروفات القابلة للفوترة

يمكن تعليم المصروف كقابل للفوترة وربطه بالعميل/المشروع ثم تحويله إلى فاتورة. وتبقى المراجعة الأسبوعية للمصروفات غير المفوترة عنصرًا أساسيًا لمنع ضياع الإيراد.

المصروفات المتكررة

تدعم الوحدة إعدادات التكرار (الفاصل الزمني، النوع، عدد الدورات) وربط المصروفات الناتجة بالمصروف الأصلي.

الاستيراد والإجراءات الجماعية

تدعم الوحدة الاستيراد مع المحاكاة قبل التنفيذ، والحقول المخصصة، والتعديل/الحذف الجماعي. لذلك يجب قصر هذه الأدوات على الأدوار الموثوقة.

التقارير والمرشحات

تدعم المراجعة التصفية حسب:

• اسم المصروف
• التاريخ والسنة
• المبلغ
• الفئة
• القابلية للفوترة/غير المفوتر
• التكرار
• طريقة الدفع

ويجب متابعة الإجماليات بطريقة تميز بين: جميع المصروفات، القابلة للفوترة، غير القابلة للفوترة، المفوترة، وغير المفوترة.

مسؤول المصروفات / مسؤول المالية

• يدير الفئات وسياسات الحوكمة وحدود الصلاحيات
• يحدد من يملك الإنشاء/التعديل/الحذف/التحويل إلى فاتورة
• يضبط سياسة الإيصالات والاستثناءات

مُدخل المصروف

• ينشئ المصروف ويملأ البيانات الأساسية بدقة
• يرفق الإيصال
• يحدد القابلية للفوترة عند الحاجة

الموافق

• يراجع الالتزام بالسياسة وحدود الموافقة
• يتحقق من اكتمال الإيصالات وصحة التصنيف

المراجع المالي

• يراجع الاتجاهات الشهرية والقيم الشاذة
• يتابع الجاهزية للتسوية وجودة السجلات

مدير المشروع (عند استخدام ربط المشاريع)

• يتابع مصروفات المشاريع القابلة للفوترة وجاهزيتها للتحويل إلى فاتورة

1. تصميم فئات المصروفات

• ابدأ بفئات قليلة وواضحة (مثل: السفر، الوقود، المكتب، المرافق، المقاولين، الأدوات، التسويق، المتفرقات).

1. سياسة إيصال المصروف

• حدّد متى يكون الإرفاق إلزاميًا، وما هي الاستثناءات، ومن يعتمدها.

1. قواعد القابلية للفوترة

• ألزم ربط العميل/المشروع عند الحاجة وحدد مسؤول المراجعة الأسبوعية للمصروفات غير المفوترة.

1. سياسة الموافقات

• ضع حدود الموافقة حسب القيمة أو الفئة أو الإدارة أو نوع الاستثناء.

1. قواعد الحقول والإدخال

• وثّق الحقول الإلزامية والحقول الشرطية في الإجراء التشغيلي الداخلي.

1. اختبار الاستيراد (عند الترحيل)

• استخدم المحاكاة أولًا قبل التحميل الفعلي.

1. اعتماد إيقاع المراجعة

• أسبوعي: الإيصالات الناقصة + المصروفات غير المفوترة
• شهري: الاتجاهات حسب الفئة/الإدارة + تحليل الاستثناءات

1) إنشاء مصروف

1. أنشئ سجل مصروف جديد.
2. أدخل تاريخ المصروف ومبلغ المصروف وفئة المصروف والملاحظة.
3. أضف اسم المصروف عند الحاجة.
4. أرفق إيصال المصروف.
5. راجع العملة والضرائب وطريقة الدفع عند اللزوم.
6. احفظ بعد اكتمال السجل بشكل قابل للمراجعة.

2) تعليم المصروف كقابل للفوترة وربطه

1. فعِّل حالة القابلية للفوترة.
2. اربط المصروف بالعميل الصحيح.
3. أضف المشروع عند الارتباط بمشروع.
4. أدرج السجل في مراجعة المصروفات غير المفوترة الأسبوعية.

3) تحويل المصروف القابل للفوترة إلى فاتورة

1. افتح مسار التحويل إلى فاتورة.
2. اختر الإعدادات المناسبة (مثل مسودة/تضمين الملاحظة أو الاسم).
3. أكمل التحويل وتابع حالة الفوترة.

4) إدارة المصروف المتكرر

1. فعّل إعدادات التكرار للمصروفات الدورية.
2. حدّد الفاصل الزمني والنوع وعدد الدورات.
3. راجع المصروفات المتكررة دوريًا للتأكد من استمرار صحتها.

5) المراجعة الشهرية

1. راجع مصروفات الفترة حسب الفئة والإدارة.
2. قارن بالشهر السابق.
3. حدّد القيم الشاذة ونقص المستندات.
4. اطلب إجراءات وتصحيحات عند الحاجة.

6) استخدام الاستيراد والإجراءات الجماعية بحذر

1. قصر الاستخدام على أدوار موثوقة.
2. استخدم المحاكاة قبل الاستيراد.
3. نفّذ التعديلات الجماعية تحت رقابة واضحة.

اعتمد تقارير:

• الإنفاق حسب الفئة
• الاتجاه حسب الفترة
• القابل للفوترة مقابل غير القابل للفوترة
• المفوتر مقابل غير المفوتر
• ملخص الإنفاق حسب الإدارة

الإيقاع الموصى به:

• أسبوعي: الإيصالات الناقصة + المصروفات غير المفوترة
• شهري: اتجاهات الفئات والإدارات + تحليل الاستثناءات

• ألزم وجود إيصال المصروف وفئة المصروف لكل سجل (إلا باستثناء معتمد).
• احصر إنشاء/تعديل الفئات في الأدوار الإدارية.
• اربط المصروف القابل للفوترة بالعميل/المشروع عند الإنشاء.
• راجع المصروفات المتكررة دوريًا.
• استخدم الاستيراد والإجراءات الجماعية تحت إشراف واضح.
• اجعل الإيصالات الناقصة والقيم الشاذة والمصروفات غير المفوترة جزءًا من روتين المراجعة.

إيصالات المصروفات ما زالت ناقصة باستمرار. ماذا نفعل؟

• ألزم وجود المرفق.
• نفّذ مراجعة أسبوعية للإيصالات الناقصة.
• لا تعتمد الاستثناءات إلا عبر سياسة واضحة وصاحب قرار محدد.

فئات المصروفات غير متسقة. ماذا نفعل؟

• احصر الإنشاء والتعديل.
• انشر أمثلة واضحة في قاعدة المعرفة الداخلية.
• أعد تدريب المستخدمين وقلّل تداخل الفئات.

المصروفات القابلة للفوترة لا تتحول إلى فواتير. ماذا نفعل؟

• ألزم الربط بالعميل/المشروع عند الإنشاء.
• نفّذ مراجعة أسبوعية للمصروفات غير المفوترة.
• عيّن مالكًا واضحًا للفوترة واستخدم مسار التحويل إلى فاتورة.

المستخدمون يعدّلون المصروفات كثيرًا بعد الإنشاء. ماذا نراجع؟

• راجع صلاحيات الإنشاء والتعديل والحذف وإدارة الفئات.
• شدد الحوكمة والاستثناءات قبل التركيز على التدريب فقط.

التقارير تبدو غير منطقية. ماذا نراجع؟

• انضباط الفئات
• حالة القابلية للفوترة
• اكتمال الإيصالات
• مرشحات التاريخ/السنة
• إعدادات التكرار
• استخدام طريقة الدفع
• جودة البيانات المستوردة