Human Resources (Module Family Overview)

Recommended roles and boundaries:

• HR Leadership / People Operations Lead
• Defines governance boundaries between People Records, leave governance, attendance control, and payroll handoff.
• Owns escalation when data quality or handoff quality declines.
• HR Admin
• Owns HR setup decisions: departments, roles, leave types, templates, and access policy.
• Should not combine setup authority with payroll release authority unless policy explicitly allows it.
• HR Officer
• Manages day-to-day workforce administration: employee profile completeness, contracts/documents, onboarding/offboarding tasks, leave follow-up, and attendance exceptions.
• Manager / Approver
• Approves leave requests, reviews attendance exceptions, and confirms people-side facts (reporting line, role placement, onboarding/offboarding completion).
• Payroll Officer
• Owns payroll-cycle execution: generation, review, adjustment checks, and payslip publishing.
• Finance Reviewer (optional but recommended)
• Reviews payroll totals, large variances, and month-end evidence.
• Employee (self-service, if enabled)
• Can submit leave requests and view payslips, but must not edit policy settings or payroll controls.

Best practice: Separate “who edits salary components” from “who approves payroll release.”

العربية

الأدوار المقترحة وحدودها:

• قيادة الموارد البشرية / قيادة عمليات الأفراد
• تحدد حدود الحوكمة بين سجلات الموظفين، والإجازات، والحضور، وتسليم الرواتب.
• تملك مسارات التصعيد عند تراجع جودة البيانات أو التسليم.
• مسؤول الموارد البشرية
• يملك إعدادات الموارد البشرية (الإدارات، الأدوار، أنواع الإجازات، القوالب، وسياسات الوصول).
• لا يجمع صلاحيات الإعداد مع اعتماد إطلاق الرواتب إلا بسياسة واضحة.
• أخصائي الموارد البشرية
• يدير الأعمال اليومية: اكتمال ملفات الموظفين، العقود والمستندات، التهيئة والمغادرة، متابعة الإجازات، واستثناءات الحضور.
• المدير المباشر / المعتمد
• يعتمد طلبات الإجازة، ويراجع استثناءات الحضور، ويؤكد الحقائق التشغيلية المتعلقة بالموظف.
• مسؤول الرواتب
• يملك تنفيذ دورة الرواتب: التوليد، المراجعة، التحقق من الفروقات، ونشر القسائم.
• المراجع المالي (اختياري وموصى به)
• يراجع إجماليات الرواتب والفروقات الكبيرة وأدلة نهاية الشهر.
• الموظف (عند تفعيل الخدمة الذاتية)
• يمكنه تقديم طلبات الإجازة والاطلاع على القسائم، دون تعديل السياسات أو ضوابط الرواتب.

أفضل ممارسة: افصل بين “من يحرر مكونات الراتب” و“من يعتمد إطلاق الرواتب”.

1. Define organization standards before go-live

• Departments, teams, roles/job titles, and employee naming/ID conventions.

1. Define employee data and document governance

• Mandatory onboarding fields, required document types, upload/view permissions, and sensitivity rules.

1. Configure leave governance

• Leave types (annual, sick, unpaid, emergency), accrual/manual balance model, carry-over rules, approvals, and non-working-day policy.

1. Define attendance policy

• Attendance capture method, late/absence rules, correction approvals, post-fact edit rights, and lock/cutoff date before payroll.

1. Prepare payroll handoff policy

• Ownership of salary-setup readiness, attendance/leave cutoff sign-off, and required evidence before payroll execution.

1. Agree governance cadence

• Weekly: leave queue + attendance exceptions.
• Monthly: payroll checklist + evidence archiving.
• Quarterly: audit sample of salary changes + attendance corrections.

1. Run acceptance testing across the HR family flow

• Employee profile creation → onboarding completeness → leave request/approval → attendance record/correction → attendance lock → payroll readiness validation → payroll review → offboarding checks.

العربية

1. اعتماد المعايير التنظيمية قبل التشغيل الفعلي

• الإدارات، الفرق، المسميات/الأدوار، وقواعد تسمية الموظفين أو أرقامهم.

1. اعتماد سياسة بيانات الموظف والمستندات

• الحقول الإلزامية عند التهيئة، أنواع المستندات المطلوبة، صلاحيات الرفع/العرض، وقواعد الحساسية.

1. ضبط حوكمة الإجازات

• أنواع الإجازات (سنوية، مرضية، غير مدفوعة، طارئة)، آلية الرصيد (مستحق/يدوي)، سياسة الترحيل، الاعتمادات، وأيام عدم العمل.

1. ضبط سياسة الحضور والانصراف

• طريقة التسجيل، قواعد التأخير والغياب، اعتماد التصحيحات، صلاحيات التعديل اللاحق، وتاريخ الإقفال قبل الرواتب.

1. تجهيز سياسة التسليم إلى الرواتب

• تحديد مالك جاهزية مكونات الراتب، واعتماد إقفال الحضور/الإجازات، والأدلة المطلوبة قبل تشغيل الرواتب.

1. اعتماد إيقاع الحوكمة

• أسبوعيًا: طابور الإجازات + استثناءات الحضور.
• شهريًا: قائمة مراجعة الرواتب + أرشفة الأدلة.
• ربع سنويًا: عينة تدقيق لتغييرات الرواتب وتصحيحات الحضور.

1. تنفيذ اختبار قبول للدورة المتكاملة

• إنشاء ملف موظف → التحقق من اكتمال التهيئة → طلب/اعتماد إجازة → تسجيل/تصحيح الحضور → إقفال الحضور → التحقق من جاهزية الرواتب → مراجعة الرواتب → التحقق من إجراءات المغادرة.

1. Establish employee readiness

• Create employee profile, complete identity/role/document requirements, and confirm active status before payroll or self-service access.

1. Run leave request and approval flow

• Employee submits request → manager approves/declines → balance updates → HR reviews trends.
• For policy-sensitive leave (such as sick leave), require reason and supporting attachment when applicable.

1. Record and correct attendance

• Record attendance → review exceptions (late, absence, missing days) → apply corrections with reason + approval → lock attendance window before payroll.

1. Validate payroll readiness and handoff

• Confirm leave/attendance finalization, salary setup readiness, and variance-review checkpoints before payroll execution.

1. Run monthly payroll governance

• Finalize inputs → generate payroll → review components/deductions/outliers → finalize payroll → publish payslips.

1. Complete offboarding cleanly

• Update employee status, complete asset return/access removal, process final payroll adjustments, and archive records with correct permissions.

العربية

1. تثبيت جاهزية الموظف

• إنشاء الملف، واستكمال متطلبات الهوية والدور والمستندات، والتأكد من الحالة النشطة قبل الدخول في الرواتب أو الخدمة الذاتية.

1. تشغيل دورة طلب الإجازة والاعتماد

• الموظف يقدم الطلب → المدير يعتمد/يرفض → تحديث الرصيد → مراجعة الأنماط من قبل الموارد البشرية.
• في الإجازات الحساسة (مثل المرضية) يُطلب السبب والمرفق حسب السياسة.

1. تسجيل الحضور وتصحيحاته

• تسجيل الحضور → مراجعة الاستثناءات → تطبيق التصحيح مع سبب واعتماد → إقفال نافذة الحضور قبل الرواتب.

1. التحقق من جاهزية الرواتب والتسليم

• التأكد من إقفال الإجازات والحضور، وجاهزية إعدادات الراتب، ونقاط مراجعة الفروقات قبل تشغيل الرواتب.

1. حوكمة دورة الرواتب الشهرية

• تثبيت المدخلات → توليد الرواتب → مراجعة المكونات والخصومات والفروقات → اعتماد الرواتب → نشر القسائم.

1. إكمال المغادرة بشكل منضبط

• تحديث حالة الموظف، استرجاع الأصول وإزالة الوصول، تنفيذ التسويات النهائية للرواتب، وأرشفة السجلات بصلاحيات صحيحة.

Recommended review views:

• Employee overview (headcount by department/role)
• Leave balance and leave history
• Attendance exceptions and corrections
• Payroll summary and variance review
• Payslip/payout history (where enabled)

Recommended cadence:

• Weekly: leave approvals and attendance exceptions
• Monthly: payroll summary, evidence checklist, and workforce distribution review
• Quarterly: audit sample for salary changes and attendance corrections

العربية

تقارير المراجعة الموصى بها:

• نظرة عامة على الموظفين (التعداد حسب الإدارة/الدور)
• أرصدة وسجل الإجازات
• استثناءات وتصحيحات الحضور
• ملخص الرواتب ومراجعة الفروقات
• سجل القسائم/المدفوعات (عند التفعيل)

الإيقاع الموصى به:

• أسبوعيًا: اعتماد الإجازات واستثناءات الحضور
• شهريًا: ملخص الرواتب وقائمة الأدلة وتوزيع القوى العاملة
• ربع سنويًا: عينة تدقيق لتغييرات الرواتب وتصحيحات الحضور

• HR menus are missing. What should we check?
• Confirm the module is enabled.
• Confirm the role has required HR permissions.
• Leave balance is not updating. What should we check?
• Confirm leave-type configuration and accrual/manual setup.
• Confirm the request reached approved status and is not pending approval.
• Payroll totals look wrong. What should we check first?
• Confirm attendance cutoff was finalized.
• Review one-time adjustments/deductions.
• Compare salary components with the previous period.
• Attendance edits are overwriting history. What should we do?
• Restrict attendance edit permissions.
• Require reason + approval for corrections.
• Archive evidence regularly.
• Teams are confused about employee data vs payroll ownership. How do we fix this?
• Reconfirm the operating boundary:
• Employee master data and lifecycle context are managed in People Records (`82-people-records`).
• Salary-cycle processing, deductions, taxes, and payslips are managed in Payroll (`81-payroll`).

العربية

• قوائم الموارد البشرية غير ظاهرة. ماذا نراجع؟
• تأكد من تفعيل الوحدة.
• تأكد من امتلاك الدور للصلاحيات المطلوبة.
• رصيد الإجازة لا يتحدث. ماذا نراجع؟
• راجع إعداد نوع الإجازة وآلية الرصيد (مستحق/يدوي).
• تأكد من وصول الطلب إلى حالة “معتمد” وأنه ليس قيد الموافقة.
• إجماليات الرواتب غير صحيحة. ما أول ما نراجعه؟
• تأكد من إقفال نافذة الحضور.
• راجع التعديلات والخصومات لمرة واحدة.
• قارن مكونات الراتب بالفترة السابقة.
• تصحيحات الحضور تكتب فوق السجل السابق. ماذا نفعل؟
• قيّد صلاحيات التعديل.
• ألزم السبب والاعتماد للتصحيحات.
• أرشف الأدلة بشكل دوري.
• هناك خلط بين إدارة بيانات الموظف وإدارة الرواتب. كيف نحلها؟
• أعد تثبيت القاعدة التشغيلية:
• بيانات الموظف وسياق دورة حياته تُدار في سجلات الموظفين (`82-people-records`).
• دورة الراتب والخصومات والضرائب والقسائم تُدار في الرواتب (`81-payroll`).