Logistics — User Guide

Overview

Logistics is the shipment-operations module that coordinates recipients, pre-alert intake, packages, shipments, pickup requests, consolidation, delivery confirmation, and tracking history in one controlled workflow.

This module does more than create shipments. It standardizes how work moves from early intake to final delivery while preserving:

• Recipient and address data
• Assignment ownership
• Status history and traceability
• Delivery proof and handover evidence
• Exception handling and closure outcomes

When configured correctly, Logistics reduces missing shipping details, improves day-to-day visibility for operations and customer service, and increases accountability across warehouse, dispatch, and delivery teams.

What this module controls

Logistics includes these operational layers:

• Recipients and Address Book: reusable recipient master data
• Pre-alert flow: early shipment intent capture with optional attachments
• Package management: dimensions, weight, volumetric weight, references, and package status
• Shipment execution: recipient, service mode, courier/company, assignment, status movement, and tracking
• Pickup workflow: create, approve/reject, complete, and route to shipment flow
• Consolidation: group eligible packages into one controlled delivery process
• Delivery confirmation: receiver details, delivery date/time, signature, and attachments
• Exception handling: failed delivery, returned, damaged, missing information, and escalation paths
• Commercial settings: shipping modes, services, taxes, fees, insurance, customs duties, payment terms, and currency settings

Roles & permissions

Recommended role model:

• Logistics Admin
• Owns workflow design, statuses, service settings, defaults, pricing logic, and governance rules.
• Controls who can approve shipments, assign owners/drivers, and close final delivery statuses.

• Dispatcher / Coordinator
• Creates shipments, assigns owners/drivers, advances statuses, and keeps execution on schedule.

• Warehouse / Operations
• Converts pre-alerts into packages, validates package details, and prepares operational handover.

• Driver / Delivery Staff (if enabled)
• Updates pickup and delivery statuses and captures completion evidence.

• Customer Service
• Uses tracking history to answer customer queries accurately.

• Manager / Viewer
• Reviews throughput, delays, exceptions, and monthly performance trends without editing core master data.

Setup checklist before go-live

1. Standardize recipients and address book

• Define recipient structure and address formatting rules.

1. Lock status workflow

• Example baseline:
• Pre-alert: Draft → Confirmed
• Package: Ready → In processing
• Shipment: Pending → Approved → Out for delivery → Delivered

1. Configure service structure

• Set shipping modes, shipping times, logistics services, and payment model variations (for example COD vs prepaid).

1. Define consolidation policy

• Decide consolidation criteria (destination, customer, route/driver, time window).

1. Define delivery-evidence policy

• Decide mandatory proof fields: delivery date/time, receiver name, signature, photo/attachment.

1. Complete settings and pricing layer

• Configure offices, agencies, shipping companies, package types, taxes, fees, insurance, customs, tracking rules, invoice behavior, and currency rates.

1. Run end-to-end test cases

• Test recipient → pre-alert → package → shipment → pickup/delivery → consolidation → one exception scenario.

Key workflows

1. Pre-alert → Package → Shipment

• Create pre-alert and attach supporting files if needed.
• Validate recipient and address details.
• Convert to package.
• Create shipment from package (or grouped packages).
• Assign owner/driver if applicable.
• Progress through approved statuses and confirm delivery.

1. Pickup handling

• Create pickup request.
• Assign responsible staff.
• Approve/reject and update completion status.
• Route to normal shipment flow when needed.

1. Consolidation flow

• Select at least two eligible packages.
• Create consolidation record.
• Validate delivery-rule consistency.
• Progress status and close with full history.

1. Delivery confirmation

• Mark Delivered (or equivalent final status).
• Record delivery timestamp and receiver details.
• Capture signature/attachments per policy.
• Confirm final event in tracking history.

1. Exception handling

• Apply correct exception status.
• Add notes and evidence.
• Decide next step: reschedule, return to sender, or escalate.
• Close with final outcome state.

Reports and review cadence

Use these views regularly:

• Packages by status: daily backlog and package-stage monitoring
• Shipping by status: active shipment progression visibility
• Consolidation summary: grouped-shipment quality and efficiency
• Pickup summary: pickup volume and completion health
• Monthly trends: throughput and recurring exception patterns

Recommended rhythm:

• Daily: backlog and overdue delivery review
• Weekly: exception root-cause review
• Monthly: throughput and performance trend review

Troubleshooting / FAQ

I cannot convert a pre-alert to a package.

• Check required fields (especially recipient and address).
• Confirm status allows conversion.
• Verify user permissions.

Shipment records are missing recipient details.

• Enforce recipient standards and structured address fields.
• Reuse Address Book records to avoid duplicates.

Status history is inconsistent.

• Restrict final-status edits.
• Keep one clear status model.
• Require notes for exceptions and manual overrides.

Expected packages are missing from consolidation.

• Confirm eligibility criteria.
• Check conflicts with existing consolidations.
• Verify consolidation permissions.

Tracking history is incomplete.

• Ensure each operational handoff updates the correct record.
• Enforce final confirmation evidence for required service modes.

Delivery proof is weak or disputed.

• Strengthen policy for sensitive services.
• Require receiver details, signature, or attachment evidence.

---

نظرة عامة

الخدمات اللوجستية هي وحدة تشغيل الشحن التي تنظم في مسار واحد: المستلمون، التنبيه المسبق، الطرود، الشحنات، طلبات الاستلام، التجميع، تأكيد التسليم، وسجل التتبع.

الهدف من الوحدة ليس تسجيل الشحنة فقط، بل توحيد دورة التنفيذ من أول إدخال حتى التسليم النهائي مع الحفاظ على:

• بيانات المستلم والعنوان
• مسؤولية التنفيذ والتعيين
• تاريخ الحالات والتتبع
• إثباتات التسليم
• معالجة الاستثناءات وإغلاقها

عند تطبيق الوحدة بشكل صحيح، تقل أخطاء البيانات، ويزداد وضوح التنفيذ، وتتحسن سرعة استجابة خدمة العملاء بناءً على سجل موحد وواضح.

ما الذي تتحكم فيه الوحدة؟

تشمل الوحدة الطبقات التالية:

• المستلمون ودفتر العناوين: إدارة بيانات المستلمين وإعادة استخدامها
• التنبيه المسبق: تسجيل نية الشحن مبكرًا مع المرفقات
• إدارة الطرود: الأبعاد، الوزن، الوزن الحجمي، المرجع، وحالة الطرد
• إدارة الشحنات: بيانات المستلم، الخدمة، شركة الشحن، التعيين، الحالة، وسجل التتبع
• طلبات الاستلام: إنشاء، موافقة/رفض، إكمال، وربط بمسار الشحنة
• التجميع: دمج عدة طرود مؤهلة في شحنة مجمعة
• تأكيد التسليم: اسم المستلم، التاريخ/الوقت، التوقيع، والمرفقات
• الاستثناءات: فشل التسليم، إرجاع، تلف، نقص معلومات، مع مسار تصعيد
• الإعدادات التجارية: الضرائب، الرسوم، التأمين، الرسوم الجمركية، شروط الدفع، وأسعار العملات

الأدوار والصلاحيات

الأدوار المقترحة:

• مسؤول الخدمات اللوجستية
• يضبط سير العمل، الحالات، الإعدادات الافتراضية، التسعير، وحدود الحوكمة.
• يحدد من يملك الموافقة، التعيين، وتأكيد التسليم النهائي.

• المنسق / الموجّه
• ينشئ الشحنات، يعيّن المسؤولين، يحدّث الحالات، ويتابع التقدم اليومي.

• فريق العمليات / المستودع
• يحوّل التنبيه المسبق إلى طرد، ويتحقق من البيانات قبل التسليم للتشغيل.

• السائق / فريق التوصيل (عند التفعيل)
• يحدّث حالات الاستلام والتسليم ويضيف إثباتات الإنجاز.

• خدمة العملاء
• تعتمد على سجل التتبع للرد الدقيق على استفسارات العملاء.

• المدير / المراجع
• يراجع الإنتاجية، التأخيرات، والاستثناءات دون تعديل البيانات الأساسية.

قائمة الإعداد قبل الإطلاق

1. توحيد معايير المستلمين ودفتر العناوين

• تحديد هيكل بيانات المستلم وتنسيق العنوان.

1. تثبيت مسار الحالات

• مثال عملي:
• التنبيه المسبق: مسودة ← مؤكد
• الطرد: جاهز ← قيد المعالجة
• الشحنة: في انتظار ← تمت الموافقة ← خرجت للتسليم ← تم التسليم

1. تجهيز بنية الخدمة

• إعداد طرق الشحن، وقت الشحن، الخدمة اللوجستية، ونمط الدفع (مثل الدفع عند الاستلام).

1. تعريف سياسة التجميع

• تحديد قواعد التجميع (حسب المنطقة، العميل، السائق، أو الإطار الزمني).

1. تعريف سياسة إثبات التسليم

• تحديد الحقول الإلزامية: التاريخ/الوقت، اسم المستلم، التوقيع، المرفقات.

1. استكمال الإعدادات التجارية

• ضبط الشركات، أنواع الطرود، الضرائب، الرسوم، التأمين، الجمارك، التتبع، الفوترة، وأسعار العملات.

1. تنفيذ اختبارات دورة كاملة

• اختبار مسار: مستلم ← تنبيه مسبق ← طرد ← شحنة ← استلام/تسليم ← تجميع ← حالة استثنائية.

سير العمل الأساسي

1. التنبيه المسبق ← الطرد ← الشحنة

• إنشاء التنبيه المسبق وإرفاق المستندات عند الحاجة.
• التحقق من اكتمال بيانات المستلم والعنوان.
• تحويل التنبيه إلى طرد.
• إنشاء شحنة من الطرد أو من عدة طرود.
• تعيين المسؤول/السائق إن لزم.
• تحديث الحالات حتى تأكيد التسليم.

1. إدارة طلبات الاستلام

• إنشاء طلب الاستلام.
• تعيين المسؤول.
• الموافقة أو الرفض مع تحديث الحالة.
• إدخاله في مسار الشحنة عند الحاجة.

1. التجميع

• اختيار طردين أو أكثر مؤهلين.
• إنشاء شحنة مجمعة.
• التحقق من توافق قواعد التسليم.
• تحريك الحالة حتى الإغلاق مع حفظ التاريخ.

1. تأكيد التسليم

• تعيين الحالة إلى تم التسليم (أو الحالة النهائية المعادلة).
• تسجيل تاريخ/وقت التسليم وبيانات المستلم.
• إضافة التوقيع أو المرفقات حسب السياسة.
• التأكد من ظهور التحديث النهائي في سجل التتبع.

1. إدارة الاستثناءات

• اختيار الحالة الاستثنائية الصحيحة.
• إضافة الملاحظات والأدلة.
• تحديد الإجراء التالي: إعادة جدولة، إرجاع، أو تصعيد.
• إغلاق الحالة بالنتيجة النهائية.

التقارير وإيقاع المراجعة

التقارير الأساسية:

• الطرود حسب الحالة: متابعة التراكم اليومي
• الشحنات حسب الحالة: متابعة تقدم التنفيذ
• ملخص التجميع: قياس كفاءة الشحنات المجمعة
• ملخص الاستلام: مراقبة حجم ومعدل إتمام طلبات الاستلام
• الاتجاهات الشهرية: قياس الإنتاجية وأنماط الاستثناءات

الإيقاع المقترح:

• يوميًا: مراجعة التراكم والتأخيرات
• أسبوعيًا: تحليل أسباب الاستثناءات
• شهريًا: مراجعة الاتجاهات والإنتاجية

معالجة المشكلات / الأسئلة الشائعة

لا يمكن تحويل التنبيه المسبق إلى طرد.

• تأكد من اكتمال الحقول المطلوبة (خصوصًا المستلم والعنوان).
• تأكد أن الحالة تسمح بالتحويل.
• راجع صلاحيات المستخدم.

الشحنة تفتقد بيانات المستلم.

• وحّد قواعد إنشاء المستلم.
• استخدم الحقول المنظمة بدل الإدخال الحر.
• أعِد استخدام دفتر العناوين لتقليل التكرار.

سجل الحالات غير متسق.

• قلّل صلاحية تعديل الحالات النهائية.
• اعتمد مسار حالات موحدًا.
• ألزم ملاحظات واضحة للحالات الاستثنائية.

التجميع لا يشمل كل الطرود المتوقعة.

• راجع شروط الأهلية.
• تأكد من عدم ارتباط الطرد بتجميع آخر.
• تحقق من صلاحيات التعديل على التجميع.

سجل التتبع ناقص.

• تأكد من تحديث السجل الصحيح عند كل خطوة تشغيلية.
• طبّق إلزامية إثبات التسليم حسب نوع الخدمة.

إثبات التسليم ضعيف أو محل نزاع.

• شدّد سياسة الإثبات للخدمات الحساسة.
• ألزم اسم المستلم أو التوقيع أو المرفق حسب الحاجة.