User Guide

130 — Real Estate CRM

Real Estate — English user guide content

Overview

Real Estate is the property-operations module used to manage property listings, listing approvals, buyer requests, rent requests, tenants, brokers, owners, and reporting inside one structured workflow.

In Xfatora, Real Estate is not just a place to store property records. It is an operational CRM layer that helps teams control listing lifecycle, request intake, approval history, tenant/contact follow-up, and role-based visibility across agents, brokers, coordinators, and managers.

When used correctly, the module reduces fragmented listing data, inconsistent follow-up, weak approval discipline, and poor visibility into buyer/renter pipelines.

The module scope is broader than a single listing board. The repository structure shows dedicated operational areas for dashboard, property owners, real estate agents, business brokers, properties, approvals, buy requests, rent requests, tenants, reports, and settings.

What this module controls

Real Estate starts with property records (listings). Property records can hold detailed operational information such as contract date, expiration date, listing type, service type, representation, transaction type, property style, property condition, year built, projected availability date, floor location, energy efficiency, address/location details, room details, utilities, appliances, and furnished status.

The module also controls approvals. Listing publication and sensitive changes should move through an explicit approval queue with decision notes and timestamped history.

Buy requests and rent requests are first-class workflows. These requests can be created internally or from intake forms (based on deployment), then moved through assignment, contact/viewing activity, negotiation, and closure.

Tenant management is also part of the model. Tenant records can be linked to relevant units/properties/listings, include attachments or contract files if policy requires, and be tracked by status for reporting.

The module also maintains role-based business participants (property owners, real estate agents, business brokers, and staff), which is critical for ownership and accountability across real-estate execution.

In deployments that enable it, the module can also support public/private profile behavior and portal access for brokers/owners/customers.

Finally, Real Estate includes dashboard and reporting views so leadership can review throughput, queue health, and conversion trends—not only transaction entry.

Roles and permissions

A strong role model improves governance and execution quality.

  • Real Estate Admin
  • Configures listing fields, statuses, approval rules, visibility boundaries, and governance controls.
  • Should restrict final approval rights to a small group.
  • Agent / Broker
  • Creates listings, manages buy/rent requests, updates statuses, and handles lead/tenant communication.
  • Owns day-to-day pipeline discipline.
  • Approver / Manager
  • Reviews listing publication, pricing changes, and policy-sensitive exceptions.
  • Maintains clear decision notes for auditability.
  • Coordinator / Operations
  • Manages scheduling, documents, request completeness, and handoffs.
  • Viewer / Leadership
  • Reviews reports, workload, and conversion metrics without changing live records.

Setup checklist

Before go-live, complete these setup steps:

  1. Define property structure
  • Standardize property types, categories, locations, required fields, and status workflow.
  • Example status path: Draft → Pending approval → Active → Under offer → Closed.
  1. Define request intake model
  • Decide whether buy/rent requests come from agent entry, website forms, or both.
  • Standardize minimum required fields (contact details, preferences, budget range, desired dates).
  1. Define approval workflow
  • Decide what requires approval (new listing publication, pricing change, special fees, etc.).
  • Require approver notes and timestamped history.
  1. Configure tenant/contact policy
  • Standardize tenant/contact fields and attachment policy.
  1. Validate role/entity records
  • Clean and verify records for owners, agents, brokers, and staff before live usage.
  1. Decide portal/profile behavior
  • Enable/disable public profiles and portal access according to deployment policy.
  1. Run an end-to-end test cycle
  • Create property → move to approval → approve → create buy request → create rent request → link tenant (if used) → review reports.

Core workflows

#### 1) Create and publish a property

  1. Create a new property record.
  2. Add all required details and media/attachments (if used).
  3. Set status to Pending approval.
  4. Route to approver.
  5. After approval, move status to Active.
  6. Track inquiries and requests against the property.

#### 2) Handle a buy request

  1. Create a buy request (or receive it from intake).
  2. Link it to a specific property (if known) or to general preferences.
  3. Assign an agent owner.
  4. Track progression (example): new → contacted → viewing scheduled → offer received → closed.
  5. Close with final outcome.

#### 3) Handle a rent request

  1. Create a rent request.
  2. Assign responsible agent.
  3. Schedule next action (viewing, negotiation, or follow-up).
  4. Move through required review/decision steps.
  5. Close as rented or cancelled with reason.

#### 4) Run approvals workflow

  1. Open approvals queue.
  2. Review listing/change item.
  3. Approve or reject with notes.
  4. If rejected, request correction and resubmission.
  5. Keep full approval history for audit and accountability.

#### 5) Manage tenant records (where used)

  1. Create tenant record.
  2. Link to relevant property/unit/listing context.
  3. Store required attachments/contracts.
  4. Maintain tenant status for operational reporting.

Reports and review cadence

Common reports include:

  • Properties by status.
  • Buy requests pipeline by status/agent.
  • Rent requests pipeline by status/agent.
  • Approvals queue and turnaround time.
  • Monthly volume trends.

Recommended cadence:

  • Daily: approvals queue + new requests.
  • Weekly: request pipelines by agent.
  • Monthly: volume, conversion, and trend review.

Troubleshooting and FAQ

If properties do not appear as active:

  • Confirm approval is completed.
  • Verify required fields are complete.
  • Check permission/visibility rules.

If requests are missing critical details:

  • Make key intake fields mandatory.
  • Use standardized entry templates.
  • Train agents to capture the same minimum dataset.

If approval history is unclear:

  • Require approver notes.
  • Restrict who can change final statuses.
  • Use standardized decision reasons.

If teams are unsure what belongs in this module:

  • Keep listing creation, approvals, buy/rent requests, tenant follow-up, and pipeline visibility in Real Estate.
  • Avoid moving these records to generic notes or external spreadsheets when the module already supports them.

العقارات — المحتوى العربي لدليل المستخدم

نظرة عامة

تُعد العقارات وحدة التشغيل العقاري داخل النظام، وهي مخصصة لإدارة العقارات (Listings)، والموافقات، وطلبات الشراء، وطلبات الإيجار، والمستأجرين، والأطراف التشغيلية (مالكو العقارات، الوكلاء العقاريون، وسطاء الأعمال)، مع لوحة معلومات وتقارير ضمن سير عمل موحّد.

الهدف من الوحدة ليس حفظ بيانات العقار فقط، بل إدارة دورة العمل العقاري كاملة: من إنشاء العقار، إلى الاعتماد، إلى إدارة الطلبات والمتابعة، وصولًا إلى الإغلاق، مع وضوح المسؤوليات والحالة وسجل القرار.

عند الاستخدام الصحيح، تقلل الوحدة تشتت البيانات، وضعف المتابعة، وعدم وضوح الاعتمادات، وتُحسن رؤية خط الطلب في مساري الشراء والإيجار.

ما الذي تتحكم فيه الوحدة

تبدأ الوحدة من سجل العقار، وهو سجل تشغيلي غني وليس عنوانًا وسعرًا فقط. يمكن أن يشمل: تاريخ العقد، تاريخ انتهاء الصلاحية، نوع العقار، نوع الخدمة، نوع المعاملة، حالة العقار، سنة البناء، تاريخ التوفر، موقع الطابق، كفاءة الطاقة، بيانات العنوان والموقع، تفاصيل داخلية، الغرف، المرافق، الأجهزة، وحالة التأثيث.

كما تتحكم الوحدة في الموافقات عبر طابور اعتماد واضح مع ملاحظات المعتمد وسجل زمني.

وتدير الوحدة طلبات الشراء وطلبات الإيجار كمسارين تشغيليين مستقلين؛ يمكن إدخالهما داخليًا أو استقبالهما من نماذج خارجية حسب بيئة التشغيل، ثم نقلهما عبر التعيين والمتابعة والتفاوض والإغلاق.

وتشمل أيضًا إدارة المستأجرين عبر ربط المستأجر بالعقار/الوحدة/الإدراج، مع حفظ المرفقات أو العقود عند الحاجة، وتتبّع الحالة لأغراض التقارير.

وتحافظ الوحدة على الأطراف التشغيلية (المالك، الوكيل، الوسيط، الموظفون) لضمان وضوح الملكية والمسؤولية.

وفي البيئات التي تفعّل ذلك، يمكن للوحدة دعم الملفات العامة/الخاصة والبوابات للوسطاء أو العملاء.

وأخيرًا، توفر الوحدة لوحة معلومات وتقارير لدعم المراجعة الإدارية وليس فقط إدخال البيانات.

الأدوار والصلاحيات

توزيع الأدوار بوضوح يرفع جودة التنفيذ والحوكمة.

  • مسؤول العقارات (Real Estate Admin)
  • يضبط الحقول والحالات وقواعد الاعتماد وحدود الرؤية.
  • يُفضّل حصر صلاحيات الاعتماد النهائي في مجموعة صغيرة.
  • الوكيل العقاري / الوسيط
  • ينشئ العقارات، ويدير طلبات الشراء والإيجار، ويحدّث الحالات، ويتابع العملاء.
  • المعتمد / المدير
  • يراجع نشر العقارات والتغييرات الحساسة (مثل التسعير) مع ملاحظات واضحة.
  • المنسق / العمليات
  • يدير المواعيد، المستندات، والمتابعة الداخلية بين الأطراف.
  • المشاهد / الإدارة
  • يراجع لوحات المعلومات والتقارير دون تعديل السجلات التشغيلية.

قائمة الإعداد قبل التشغيل

قبل الإطلاق، يُنصح بتنفيذ القائمة التالية:

  1. تحديد هيكل العقار
  • توحيد أنواع العقارات، التصنيفات، المواقع، والحقول الإلزامية.
  • اعتماد مسار حالة واضح (مثال: مسودة → بانتظار الموافقة → نشط → تحت العرض → مغلق).
  1. تحديد نموذج استقبال الطلبات
  • تحديد ما إذا كان الإدخال داخليًا أو عبر نماذج الويب أو بكليهما.
  • توحيد الحد الأدنى من الحقول (بيانات التواصل، التفضيلات، الميزانية، التواريخ).
  1. ضبط مسار الموافقات
  • تحديد ما يتطلب اعتمادًا (نشر جديد، تعديل أسعار، حالات خاصة).
  • إلزام ملاحظات المعتمد والسجل الزمني.
  1. تجهيز سياسة المستأجر/جهة الاتصال
  • توحيد الحقول وسياسة المرفقات/العقود.
  1. مراجعة السجلات الأساسية للأطراف
  • التأكد من جودة بيانات المالكين والوكلاء والوسطاء والموظفين قبل التشغيل الحي.
  1. تحديد سياسة الملفات والبوابات
  • تقرير استخدام الملفات العامة/الخاصة أو بوابات الوسطاء والعملاء.
  1. اختبار دورة تشغيل كاملة
  • إنشاء عقار → إدخاله للموافقة → اعتماده → إنشاء طلب شراء → إنشاء طلب إيجار → ربط مستأجر (عند الاستخدام) → مراجعة التقارير.

سير العمل الأساسي

#### 1) إنشاء ونشر عقار

  1. إنشاء سجل عقار جديد.
  2. إدخال التفاصيل الإلزامية وإرفاق الصور/المرفقات عند الحاجة.
  3. تغيير الحالة إلى بانتظار الموافقة.
  4. توجيه السجل إلى المعتمد.
  5. بعد الاعتماد، تحويل الحالة إلى نشط.
  6. متابعة الاستفسارات والطلبات المرتبطة بالعقار.

#### 2) معالجة طلب شراء

  1. إنشاء طلب شراء أو استقباله من مسار الإدخال.
  2. ربطه بعقار محدد (عند توفره) أو باحتياج عام.
  3. تعيين وكيل مسؤول.
  4. متابعة الحالة (مثال): جديد → تم التواصل → تمت جدولة المعاينة → تم استلام عرض → مغلق.
  5. إغلاق الطلب بنتيجة نهائية واضحة.

#### 3) معالجة طلب إيجار

  1. إنشاء طلب إيجار.
  2. تعيين الوكيل المسؤول.
  3. جدولة الخطوة التالية (معاينة/تفاوض/متابعة).
  4. تمرير الطلب عبر خطوات المراجعة الداخلية عند الحاجة.
  5. إغلاقه كـ تم التأجير أو أُلغي مع ذكر السبب.

#### 4) تشغيل مسار الموافقات

  1. فتح طابور الموافقات.
  2. مراجعة العقار أو التغيير المطلوب.
  3. اعتماد أو رفض مع ملاحظات.
  4. عند الرفض، طلب التعديل ثم إعادة الإرسال.
  5. الحفاظ على سجل اعتماد كامل للمراجعة والمساءلة.

#### 5) إدارة المستأجرين (عند الاستخدام)

  1. إنشاء سجل مستأجر.
  2. ربطه بالعقار/الوحدة/الإدراج المناسب.
  3. حفظ المرفقات أو العقد حسب السياسة.
  4. تحديث حالة المستأجر لأغراض التقارير.

التقارير وإيقاع المراجعة

أهم التقارير:

  • العقارات حسب الحالة.
  • خط طلبات الشراء حسب الحالة/الوكيل.
  • خط طلبات الإيجار حسب الحالة/الوكيل.
  • طابور الموافقات وزمن الإنجاز.
  • الاتجاهات الشهرية للحجم.

الإيقاع العملي المقترح:

  • يوميًا: طابور الموافقات والطلبات الجديدة.
  • أسبوعيًا: مراجعة خطوط الطلب حسب الوكيل.
  • شهريًا: مراجعة الحجم والتحويل والاتجاهات.

معالجة المشكلات / الأسئلة الشائعة

إذا كانت العقارات لا تظهر كـ نشطة:

  • تأكد من اكتمال حالة الموافقة.
  • تأكد من تعبئة الحقول الإلزامية.
  • راجع صلاحيات الرؤية والوصول.

إذا كانت الطلبات تفتقد تفاصيل رئيسية:

  • اجعل الحقول الأساسية إلزامية.
  • استخدم قوالب إدخال موحدة.
  • درّب الوكلاء على حد أدنى ثابت من المعلومات.

إذا كان سجل الموافقات غير واضح:

  • ألزم ملاحظات المعتمد.
  • قيّد تعديل الحالات النهائية.
  • استخدم أسبابًا موحدة للقرار.

إذا كان هناك خلط حول ما يجب أن يبقى داخل الوحدة:

  • أبقِ إنشاء العقارات، والموافقات، وطلبات الشراء والإيجار، ومتابعة المستأجرين، ورؤية خط الطلب داخل وحدة العقارات.
  • تجنب ترحيل هذه السجلات إلى ملاحظات عامة أو جداول خارجية طالما الوحدة تدعمها مباشرة.

Need help with this section? Contact our team for guided setup support.