User Guide

150 — Warranty Management

Warranty Management — English user guide content

Overview

Warranty Management is the module that gives the business controlled handling of warranty coverage, warranty claims, warranty process steps, and claim follow-up from opening to closure.

In the app menu, the module is structured around Warranty Informations, Warranty Claim Information, and Settings, and it can also be exposed in the customer portal when that option is enabled.

The purpose of Warranty Management is not only to save warranty dates. Its operational purpose is to control the full warranty lifecycle: define coverage, register warranty-related product records, open a claim, move the claim through a predefined process, track time and activity, and close the case with a visible history.

This module is especially useful when the business needs a structured path for after-sales warranty work instead of handling repairs and guarantee requests through disconnected notes, spreadsheets, or informal support messages.

What this module controls

Warranty Management controls multiple operational layers:

  • Warranty information records
  • Tracks customer, product, and related commercial references.
  • Supports warranty start and expiration dates.
  • Can update warranty expiration for delivered goods based on delivery details and product guarantee settings.
  • Warranty receipt process templates
  • Setup supports process code, name, description, product group, and detailed process steps.
  • Each step can include process name, person in charge, estimated time (hours), order number, description, and attachments.
  • Warranty claims lifecycle
  • Claims include claim code, created date, created-by context, client note, admin note, linked item/product, and process details.
  • Claims can be linked to invoice, delivery note, or order.
  • Claim status workflow
  • Typical statuses include: submitted, approved, processing, complete, closed, cancelled, and pending.
  • Status progression should be treated as a controlled workflow event.
  • Claim-process execution and time tracking
  • Claim detail supports current step visibility, previous/next navigation, expected vs actual duration, and time-tracking records.
  • Process-step actions support start, pause, continue, and done behavior.
  • Timeline, logs, and attachments
  • Supports activity/timeline records with add, update, and delete actions (based on permission).
  • Keeps a visible case history for audit and operational follow-up.
  • Customer portal visibility
  • When enabled, warranty information can be visible in the client portal according to deployment access policy.

Roles & permissions

Recommended operating roles:

  • Warranty Admin
  • Owns settings, prefix numbering, process templates, product-group mappings, portal visibility, and permission boundaries.
  • Usually owns governance for View/Create/Edit/Delete scopes.
  • Warranty Coordinator
  • Maintains warranty information records.
  • Opens claims and links them to the correct customer/product/reference document.
  • Ensures client and admin notes are complete before process execution.
  • Process Owner / Responsible Person
  • Executes assigned process steps.
  • Uses start/pause/continue/done actions and maintains progress and time updates.
  • Manager / Approver
  • Reviews sensitive status transitions and exception handling.
  • Common checkpoints include submitted → approved and processing → closed decisions.
  • Customer / Client Portal User
  • When portal visibility is enabled, can review warranty-related data permitted by policy.

Setup checklist

Before go-live, complete this setup sequence:

  1. Define general warranty policy
  • Decide whether warranty information should be visible in customer portal.
  • Confirm terms/conditions wording.
  • Standardize how warranty start and expiration are derived for products and deliveries.
  1. Configure prefix numbering
  • Set prefixes and next-number values for warranty receipt processes and warranty claims.
  • Finalize this before creating live records to keep numbering auditable.
  1. Define receipt processes by product group
  • Create process headers and map each one to the right product group.
  • Build ordered steps with owner, expected duration, order number, and description.
  1. Validate commercial linkages
  • Test claim linkage to invoice, delivery note, and order.
  • Test warranty-information linkage to delivery details (where warehouse/inventory is enabled).
  1. Define claim status policy
  • Agree team-wide usage rules for submitted, approved, processing, complete, closed, cancelled, and pending.
  1. Run end-to-end UAT before launch
  • Create warranty information.
  • Confirm warranty dates.
  • Create claim and verify process auto-loading from product group.
  • Execute step status changes (start → pause → done).
  • Update claim status, add timeline notes, and close claim.

Key workflows

#### 1) Maintain warranty information

  1. Open Warranty Informations.
  2. Select the relevant customer, product, and linked commercial reference (when applicable).
  3. Confirm warranty start date and expiration date.
  4. Update warranty period when needed, especially for delivered goods.

#### 2) Create a warranty claim

  1. Open Warranty Claim Information.
  2. Create a new claim.
  3. Link it to the correct customer and product/item.
  4. Select related invoice, delivery note, or order when relevant.
  5. Add client note and admin note.
  6. Save and confirm the generated claim code.

#### 3) Load the correct warranty process

  1. Choose the affected product/item in the claim.
  2. Load the receipt process mapped to that product group.
  3. Review process steps before execution starts.

#### 4) Run process steps

  1. Open claim detail.
  2. Review the current step.
  3. Use Start when work begins.
  4. Use Pause when work is temporarily blocked.
  5. Use Done when the step is completed.
  6. Review expected duration vs tracked actual duration.

#### 5) Update claim status

  1. Review current operational state.
  2. Change status according to approved workflow policy.
  3. Keep notes visible for key transitions.
  4. Close claim only after process execution and timeline are complete.

#### 6) Maintain timeline and logs

  1. Add timeline/log entries for milestones and events.
  2. Update logs when details change.
  3. Delete only under approved permission/policy.
  4. Keep timeline as the visible source of claim history.

Reports

Common operational review surfaces:

  • Warranty Informations table
  • Coverage records, warranty dates, and upcoming expiration patterns.
  • Warranty Claim Information table
  • Queue by status (submitted, approved, processing, complete, closed, cancelled, pending).
  • Claim detail timeline and process execution view
  • Who did what, when the process changed, active step state, and time tracking.

Recommended review cadence:

  • Daily: active claims and current process-step progress.
  • Weekly: pending/delayed steps and status bottlenecks.
  • Monthly: warranty-expiration trends and closure patterns.

Troubleshooting / FAQ

#### A warranty claim cannot be created for the selected product

  • Confirm that a warranty receipt process is configured for that product group.
  • Missing product-group mapping can block claim flow.

#### The claim is open, but no one knows what step comes next

  • Review process details loaded in the claim.
  • Confirm each step has order number, process name, and person in charge.

#### Warranty dates look wrong

  • Recheck warranty start date and configured warranty period in months.
  • Validate source reference data (product settings and delivery details).

#### Claims stay in processing too long

  • Compare expected duration vs actual tracked duration.
  • Review timeline for paused steps without follow-up.

#### Customers want to see warranty data in the portal

  • Confirm portal-visibility setting is enabled.
  • Confirm customer access policy allows viewing the relevant records.

الضمانات — المحتوى العربي لدليل المستخدم

نظرة عامة

تُعد الضمانات الوحدة المسؤولة عن إدارة دورة الضمان بالكامل داخل النظام، وتجمع بين:

  • معلومات الضمان
  • معلومات مطالبة الضمان
  • الإعدادات

مع إمكانية إظهار بيانات الضمان في بوابة العميل عند تفعيل الخيار.

الهدف من الوحدة ليس فقط حفظ تاريخ البداية والانتهاء، بل إدارة دورة العمل كاملة من تسجيل التغطية، وإنشاء مطالبة الضمان، وتمرير المطالبة عبر عملية استلام الضمان، ومتابعة التنفيذ والوقت وسجل النشاط، ثم إغلاق المطالبة مع تاريخ واضح قابل للمراجعة.

ما الذي تتحكم فيه الوحدة

تتحكم الوحدة في طبقات تشغيلية مترابطة:

  • سجلات معلومات الضمان
  • ربط العميل والمنتج والمستندات المرجعية.
  • إدارة تاريخ بدء الضمان وتاريخ الانتهاء.
  • دعم تحديث انتهاء الضمان للتسليمات وفق تفاصيل التسليم وإعدادات ضمان المنتج.
  • قوالب عملية استلام الضمان
  • إعداد رمز العملية واسمها ووصفها ومجموعة المنتجات.
  • إعداد خطوات تفصيلية تشمل اسم العملية، المسؤول، الوقت المتوقع، رقم الطلب، الوصف، والمرفقات.
  • دورة مطالبة الضمان
  • المطالبة تشمل رمز المطالبة، تاريخ الإنشاء، جهة الإنشاء، ملاحظة العميل، ملاحظة المسؤول، المنتج/العنصر المرتبط، وتفاصيل العملية.
  • يمكن ربط المطالبة بـ فاتورة أو إشعار التسليم أو الطلب.
  • مسار حالة المطالبة
  • حالات شائعة: تم الإرسال، تمت الموافقة، قيد المعالجة، مكتمل، مغلق، ملغى، قيد الانتظار.
  • تغيير الحالة يجب أن يُدار كخطوة سير عمل معتمدة.
  • تنفيذ خطوات العملية وتتبع الوقت
  • شاشة التفاصيل تعرض الخطوة الحالية، والتنقل بين الخطوات، والمدة المتوقعة مقابل الفعلية، وسجل تتبع الوقت.
  • إجراءات التنفيذ تشمل: بدء، إيقاف مؤقت، متابعة، تم.
  • الجدول الزمني والسجل والمرفقات
  • إضافة/تحديث/حذف سجلات النشاط وفق الصلاحيات.
  • حفظ تاريخ تشغيلي واضح للحالة.
  • الرؤية في بوابة العميل
  • عند التفعيل، يمكن عرض بيانات الضمان في البوابة حسب سياسة الوصول.

الأدوار والصلاحيات

الأدوار الموصى بها:

  • مسؤول الضمانات (Warranty Admin)
  • يدير الإعدادات، البادئات، قوالب العمليات، ربط مجموعات المنتجات، إعدادات البوابة، وحدود الصلاحيات.
  • منسق الضمان (Warranty Coordinator)
  • يدير سجلات معلومات الضمان.
  • ينشئ المطالبات ويربطها بالعميل والمنتج والمستند الصحيح.
  • يراجع اكتمال ملاحظات العميل والمسؤول قبل التنفيذ.
  • مالك العملية / الشخص المسؤول (Process Owner)
  • ينفذ الخطوات المسندة إليه.
  • يستخدم بدء/إيقاف مؤقت/متابعة/تم ويحدّث التقدم وتتبع الوقت.
  • المدير / المعتمد (Manager / Approver)
  • يراجع الانتقالات الحساسة للحالة والحالات الاستثنائية.
  • خصوصًا في الانتقال من تم الإرسال إلى تمت الموافقة، أو من قيد المعالجة إلى مغلق.
  • العميل / مستخدم بوابة العميل
  • عند تفعيل الرؤية، يراجع البيانات المتاحة له حسب السياسة.

قائمة الإعداد قبل التشغيل

قبل الإطلاق، نفّذ الخطوات التالية:

  1. تحديد سياسة الضمان العامة
  • تحديد ظهور معلومات الضمان في بوابة العميل.
  • مراجعة الشروط والأحكام.
  • توحيد طريقة احتساب البداية والانتهاء للمنتجات والتسليمات.
  1. ضبط البادئات والترقيم
  • إعداد بادئات وأرقام تالية لعمليات الاستلام ولمطالبات الضمان.
  • اعتمادها قبل إنشاء السجلات الحية.
  1. تعريف عمليات الاستلام حسب مجموعة المنتجات
  • إنشاء رأس العملية وربطها بالمجموعة الصحيحة.
  • إضافة خطوات مرتبة مع المسؤول والوقت المتوقع ورقم الطلب والوصف.
  1. اختبار الربط مع المستندات
  • اختبار ربط المطالبة بالفاتورة/إشعار التسليم/الطلب.
  • اختبار الربط مع تفاصيل التسليم عند تفعيل المخزون.
  1. اعتماد سياسة حالات المطالبة
  • توحيد استخدام الحالات بين الفرق (تم الإرسال، تمت الموافقة، قيد المعالجة، مكتمل، مغلق، ملغى، قيد الانتظار).
  1. اختبار دورة تشغيل كاملة قبل الإطلاق
  • إنشاء معلومات الضمان.
  • تأكيد تواريخ الضمان.
  • إنشاء مطالبة وتحميل العملية تلقائيًا من مجموعة المنتجات.
  • تنفيذ انتقالات الخطوات (بدء ← إيقاف مؤقت ← تم).
  • تغيير حالة المطالبة، إضافة سجل زمني، ثم إغلاق المطالبة.

سير العمل الأساسي

#### 1) إدارة معلومات الضمان

  1. افتح معلومات الضمان.
  2. حدّد العميل والمنتج والمستند المرجعي عند الحاجة.
  3. راجع تاريخ بدء الضمان وتاريخ الانتهاء.
  4. حدّث فترة الضمان عند الحاجة، خصوصًا في حالات التسليم.

#### 2) إنشاء مطالبة ضمان

  1. افتح معلومات مطالبة الضمان.
  2. أنشئ مطالبة جديدة.
  3. اربطها بالعميل والمنتج/العنصر الصحيح.
  4. اختر الفاتورة أو إشعار التسليم أو الطلب عند الحاجة.
  5. أضف ملاحظة العميل وملاحظة المسؤول.
  6. احفظ وتحقق من رمز المطالبة الناتج.

#### 3) تحميل عملية الضمان المناسبة

  1. اختر المنتج/العنصر المتأثر.
  2. حمّل عملية الاستلام المربوطة بمجموعة المنتجات.
  3. راجع الخطوات قبل بدء التنفيذ.

#### 4) تنفيذ خطوات العملية

  1. افتح تفاصيل المطالبة.
  2. راجع الخطوة الحالية.
  3. استخدم بدء عند بداية العمل.
  4. استخدم إيقاف مؤقت عند توقف مؤقت.
  5. استخدم تم عند اكتمال الخطوة.
  6. راجع الفرق بين الوقت المتوقع والفعلي.

#### 5) تحديث حالة المطالبة

  1. راجع الحالة التشغيلية الحالية.
  2. غيّر الحالة وفق المسار المعتمد.
  3. أضف ملاحظات واضحة عند الانتقالات المهمة.
  4. أغلق المطالبة فقط بعد اكتمال التنفيذ والجدول الزمني.

#### 6) إدارة الجدول الزمني والسجل

  1. أضف سجلًا زمنيًا عند كل حدث مهم.
  2. حدّث السجل عند تغير التفاصيل.
  3. احذف فقط ضمن الصلاحية والسياسة.
  4. اعتبر الجدول الزمني مرجع المطالبة التشغيلي.

التقارير

واجهات المراجعة الأساسية:

  • جدول معلومات الضمان
  • مراجعة التغطية وتواريخ الانتهاء والحالات القادمة.
  • جدول معلومات مطالبة الضمان
  • متابعة الطابور حسب الحالة (تم الإرسال، تمت الموافقة، قيد المعالجة، مكتمل، مغلق، ملغى، قيد الانتظار).
  • شاشة تفاصيل المطالبة
  • مراجعة الجدول الزمني، الخطوة الحالية، انتقالات العملية، وتتبع الوقت.

إيقاع المراجعة المقترح:

  • يوميًا: المطالبات النشطة وتقدم الخطوة الحالية.
  • أسبوعيًا: الخطوات المتأخرة أو المعلقة.
  • شهريًا: اتجاهات انتهاء الضمان والإغلاقات.

معالجة المشكلات / الأسئلة الشائعة

#### لا يمكن إنشاء مطالبة ضمان للمنتج المحدد

  • تحقق من وجود عملية استلام معرفة لمجموعة المنتجات المرتبطة.
  • غياب هذا الربط يمنع التدفق التشغيلي الصحيح.

#### المطالبة مفتوحة لكن لا أحد يعرف الخطوة التالية

  • راجع تفاصيل العملية داخل المطالبة.
  • تأكد أن كل خطوة تحتوي على رقم الطلب واسم العملية والمسؤول.

#### تواريخ الضمان تبدو غير صحيحة

  • راجع تاريخ البدء ومدة الضمان بالأشهر.
  • راجع بيانات المصدر (المنتج/التسليم) المستخدمة في الاحتساب.

#### المطالبات تبقى قيد المعالجة لفترة طويلة

  • قارن الوقت المتوقع بالوقت الفعلي.
  • راجع السجل الزمني للخطوات المتوقفة دون متابعة.

#### العملاء يريدون رؤية بيانات الضمان في البوابة

  • تحقق من تفعيل خيار عرض الضمان في البوابة.
  • تحقق من أن سياسة الوصول تسمح بعرض السجلات المطلوبة.

Need help with this section? Contact our team for guided setup support.