Core Accounting — User Guide (English / العربية)

English

• Finance Admin
• Owns fiscal-year setup, accounting method, closing-date policy, Chart of Accounts structure, opening balances, and mapping standards.
• Approves structural changes and protects policy settings from casual edits.
• Accountant
• Owns journal quality, reconciliation execution, statement preparation, and anomaly follow-up in Trial Balance and General Ledger.
• A/R Clerk / Collections
• Tracks customer balances, applies payments, and follows overdue aging items.
• A/P Clerk
• Manages vendor bills, due dates, approval state, payment status, and bill settlement workflows.
• Finance Lead / Approver
• Reviews sensitive adjustments, close-readiness risks, reconciliation differences, and backdated exceptions.
• Auditor / Read-only Reviewer
• Reviews reports, reconciliations, and Audit Log evidence without posting or editing rights.

العربية

• مسؤول المالية / مدير المحاسبة
• مسؤول عن السنة المالية، طريقة المحاسبة، تاريخ الإغلاق، هيكل دليل الحسابات، الأرصدة الافتتاحية، ومعايير الربط.
• المحاسب
• مسؤول عن جودة القيود، تنفيذ التسويات، إعداد التقارير، ومتابعة الفروقات في ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ.
• مسؤول الذمم المدينة / التحصيل
• يتابع أرصدة العملاء، تطبيق الدفعات، وفواتير العملاء المتأخرة.
• مسؤول الذمم الدائنة
• يدير فواتير المشتريات، تواريخ الاستحقاق، حالات الاعتماد، وحالة السداد.
• المراجع المالي / المعتمد
• يراجع القيود الحساسة، جاهزية الإقفال، فروقات التسوية، والاستثناءات بعد الإغلاق.
• المدقق / صلاحية عرض فقط
• يراجع سجل التدقيق والتقارير ونتائج التسويات دون أي صلاحية تعديل أو اعتماد أو حذف.

English

1. Confirm first month of financial year and tax year (if applicable).
2. Select accounting method (accrual or cash basis) and define closing-date behavior.
3. Build Chart of Accounts (types, detail types, parent/child structure, numbering policy, naming standards).
4. Load and validate opening balances; confirm opening Trial Balance.
5. Clean customer and vendor master records before go-live.
6. Define Journal Entry governance: creator/approver rules, reversal policy, mandatory support notes.
7. Prepare Banking and Reconcile setup (accounts, opening balances, cadence, owners, difference handling).
8. Validate mapping setup (item, tax, payment mode, expense category).
9. Configure bills/checks workflows if used (approval logic, numbering, print/void/reprint controls, bank linkage).
10. Configure budget structure and source (from scratch or prior-year actuals) if budgeting is enabled.
11. Run acceptance tests across receivables, payables, journals, reconciliation, reports, and close controls.

العربية

1. تأكيد أول شهر من السنة المالية والسنة الضريبية (عند الحاجة).
2. اختيار طريقة المحاسبة (استحقاق/نقدي) وتحديد سياسة الإغلاق بعد نهاية الفترة.
3. بناء دليل حسابات منضبط (الأنواع، الأنواع التفصيلية، الهيكل الرئيسي/الفرعي، الترقيم، التسمية).
4. تحميل الأرصدة الافتتاحية المعتمدة والتحقق من ميزان المراجعة الافتتاحي.
5. تنظيف بيانات العملاء والموردين قبل التشغيل الفعلي.
6. اعتماد سياسة قيود اليومية: من ينشئ؟ من يعتمد؟ متى يكون سبب القيد إلزاميًا؟
7. إعداد الخدمات المصرفية وتسوية الحسابات (الحسابات، الأرصدة، الإيقاع، المسؤوليات، معالجة الفروقات).
8. مراجعة إعدادات الربط (الأصناف، الضرائب، طرق الدفع، فئات المصروفات).
9. تجهيز مسار فواتير المشتريات والشيكات عند الاستخدام (اعتماد، ترقيم، طباعة، إلغاء، إعادة طباعة، ربط بنكي).
10. إعداد الموازنة ومصدرها (من الصفر أو من بيانات العام السابق) عند التفعيل.
11. تنفيذ اختبار قبول شامل قبل التشغيل.

English

1. Finance setup and baseline validation

• Finalize fiscal controls, load opening balances, validate Trial Balance, and approve baseline reports.

1. Receivables cycle

• Invoice impact -> open-balance tracking -> payment application -> A/R aging follow-up.

1. Payables and bill-management cycle

• Record bill -> validate mapping/due date -> approval -> settlement -> A/P aging review.

1. Journal and adjustment workflow

• Post controlled entries for accruals, reclasses, and corrections with support and approval.

1. Banking and reconcile workflow

• Match statement transactions, clear items, investigate differences, and complete reconciliation with proper evidence.

1. Close the books

• Complete operational posting, reconciliation, approved adjustments, review statements, and enforce close controls.

1. Budget performance review (optional)

• Review budget vs actual and escalate material variances.

1. Tax and mapping review

• Re-check tax and mapping controls when downstream reports appear inconsistent.

العربية

1. تجهيز المحاسبة وخط الأساس

• تثبيت ضوابط الفترة، تحميل الأرصدة، مراجعة ميزان المراجعة، واعتماد التقارير الأساسية.

1. دورة الذمم المدينة

• أثر الفاتورة -> متابعة الرصيد المفتوح -> تطبيق الدفعة -> متابعة أعمار الذمم.

1. دورة الذمم الدائنة وفواتير المشتريات

• تسجيل الفاتورة -> التحقق من الربط والاستحقاق -> الاعتماد -> السداد -> مراجعة أعمار الدائنين.

1. قيود اليومية والتسويات

• تسجيل قيود منضبطة للاستحقاقات والتصحيحات وإعادة التبويب مع سبب واضح واعتماد.

1. الخدمات المصرفية وتسوية الحسابات

• مطابقة حركة البنك، تحديد المسدد وغير المسدد، معالجة الفروقات، وإتمام التسوية بأدلة كافية.

1. إغلاق الدفاتر

• استكمال التسجيلات، إنهاء التسويات، اعتماد قيود الإقفال، مراجعة التقارير، ثم منع التعديلات غير المنضبطة.

1. مراجعة الموازنة (اختياري)

• مقارنة الموازنة بالفعلي ومعالجة الانحرافات الجوهرية.

1. مراجعة الضرائب والربط

• فحص إعدادات الضرائب والربط عند ظهور نتائج غير منطقية.

English

Use a recurring review rhythm:

• Weekly: A/R aging, A/P aging, and banking exceptions.
• Monthly: Trial Balance, General Ledger, Balance Sheet, Profit and Loss, Statement of Cash Flows, and reconciliation completion.
• Period-end: Audit Log review, close-control verification, management reporting pack.

Primary reports:

• Balance Sheet
• Profit and Loss
• Trial Balance
• General Ledger
• Audit Log
• Statement of Cash Flows
• A/R Aging Summary and Detail
• A/P Aging Summary and Detail
• Reconciliation reports
• Budget Overview and Budget vs Actual (if enabled)
• Tax summary/detail/liability/exception reports (as configured)

العربية

إيقاع المراجعة المقترح:

• أسبوعيًا: أعمار الذمم المدينة والدائنة واستثناءات البنك.
• شهريًا: ميزان المراجعة، دفتر الأستاذ العام، الميزانية العمومية، الأرباح والخسائر، التدفقات النقدية، واكتمال التسويات.
• نهاية الفترة: مراجعة سجل التدقيق، ضوابط الإقفال، وحزمة تقارير الإدارة.

أهم التقارير:

• الميزانية العمومية
• الأرباح والخسائر
• ميزان المراجعة
• دفتر الأستاذ العام
• سجل التدقيق
• قائمة التدفقات النقدية
• ملخص/تفاصيل أعمار المدينين
• ملخص/تفاصيل أعمار الدائنين
• تقارير التسوية
• نظرة عامة على الموازنة ومقارنة الموازنة بالفعلي
• تقارير الضرائب (ملخص/تفاصيل/التزام/استثناء)

English

Opening balances do not reconcile

• Re-validate approved opening balance source.
• Confirm debit/credit sign conventions.
• Review mapping and re-run Trial Balance.

Trial Balance looks wrong after posting

• Check for duplicate or incomplete Journal Entry lines.
• Verify period and account selection.
• Review reversals and recent corrections.

Customer payments are not applied correctly

• Confirm payment is linked to the intended invoice.
• Recheck partial allocation logic.
• Validate customer master consistency.

A payable still appears open after payment

• Confirm payment was linked to the correct bill/vendor.
• Verify approval and posting date.
• Check if payment was posted in another period.

Bank transactions remain unmatched

• Validate statement period and opening balance.
• Check for missing deposits/withdrawals.
• Remove duplicates before completing reconciliation.

Reconciliation difference is not zero

• Do not complete reconciliation.
• Re-check uncleared items and timing differences.
• Post an approved adjustment only when required and explained.

Reports changed after late posting

• Verify whether posting occurred before or after closing date.
• Apply controlled correction path and document reason/impact.
• Reissue affected reports with revision evidence when needed.

العربية

الأرصدة الافتتاحية غير متطابقة

• أعد التحقق من مصدر الأرصدة المعتمد.
• راجع إشارات المدين والدائن.
• راجع الربط ثم أعد تشغيل ميزان المراجعة.

ميزان المراجعة غير صحيح بعد التسجيل

• افحص القيود المكررة أو الناقصة.
• تحقق من الفترة والحساب الصحيحين.
• راجع القيود العكسية والتصحيحات الحديثة.

دفعة عميل لم تُطبَّق بشكل صحيح

• تأكد من ربط الدفعة بالفاتورة الصحيحة.
• راجع حالات السداد الجزئي.
• تحقق من سلامة سجل العميل.

فاتورة مشتريات ما زالت مفتوحة بعد السداد

• تأكد من ربط السداد بالفاتورة/المورد الصحيح.
• تحقق من حالة الاعتماد وتاريخ التسجيل.
• راجع ما إذا كان السداد سُجل في فترة أخرى.

معاملات بنكية غير متطابقة

• راجع فترة الكشف والرصيد الافتتاحي.
• تحقق من الإيداعات/المسحوبات المفقودة.
• عالج التكرارات قبل إنهاء التسوية.

فرق التسوية ليس صفرًا

• لا تُكمل التسوية.
• أعد فحص المعاملات غير المسددة والفروق الزمنية.
• أنشئ قيد تسوية معتمد فقط عند الحاجة وبسبب واضح.

تغيرت التقارير بسبب تسجيل متأخر

• تحقق هل التسجيل قبل أو بعد تاريخ الإغلاق.
• اتبع مسار الاستثناء المعتمد ووثّق السبب والأثر.
• أعد إصدار التقارير المتأثرة عند الحاجة.

---