Feedback & Surveys — User Guide

Surveys is the structured feedback module in Xfatora. It is used to create surveys, build questions, choose who should receive them, send them through mail lists, and review participation and results in a controlled workflow.

The goal is not only to send a form. The goal is to make feedback collection repeatable: create the survey, define the questions, select the audience, send it, collect responses, and review outcomes in one process.

Surveys supports multiple audience models. You can send to clients, staff, leads, or one or more custom mail lists, and you can optionally restrict access to logged-in participants only.

1) Survey record and publishing state

Each survey includes:

• Survey subject
• Email description
• Short participant-facing description
• Sender label
• Redirect URL
• Active / disabled state
• Logged-in-only participant option
• Option to include survey link inside the description

2) Question design and structure

The module supports question types including:

• Checkbox
• Radio
• Input
• Textarea

You can mark questions as required, maintain preview-ready structure, and reorder questions before publishing.

3) Audience targeting and mail lists

Surveys can target:

• Staff
• Clients
• Leads
• One or more custom mail lists

It also supports segmentation such as customer groups and lead statuses when needed.

4) Sending and delivery behavior

Survey emails are queued and sent through cron, not blasted instantly from the UI. This supports controlled, large-volume sending and better operational stability.

5) Results and participation review

Results review supports:

• Total questions
• Total participants
• Created date
• Closed-ended response distributions
• Text-question results
• View all answers

6) Mail-list maintenance

The module supports:

• Creating mail lists
• Defining custom fields per list
• Adding single emails
• Importing emails from Excel
• Duplicate detection
• Invalid-email rejection
• Import summaries (imported, duplicate, invalid, failed)

7) Governance and permission controls

Role-based control includes explicit permissions for:

• View
• Create
• Edit
• Delete

This allows organizations to separate creation, distribution, and results review ownership.

Survey Admin

Owns global governance:

• Settings and permission model
• Mail-list structure rules
• Activation/deactivation policy
• Cron sending behavior and publishing control

Survey Creator / Content Owner

Owns survey content:

• Survey subject and descriptions
• Question design
• Audience selection
• Publish-ready state

Should not control all global cron settings or delete strategic mail lists without approval.

Mail List Manager

Owns audience quality:

• Mail-list maintenance
• Imports and cleanup
• Custom fields and segmentation readiness
• Duplicate and invalid record management

Results Reviewer / Manager

Owns analysis integrity:

• Participation review
• Question outcomes and text answers
• Action recommendations

Should avoid changing live survey structure after distribution.

1. Define your audience model (clients, staff, leads, custom mail lists, logged-in-only rules).
2. Define question standards (field types, required logic, expected text vs multiple-choice balance).
3. Define mail-list strategy (built-in audiences vs custom lists with custom fields).
4. Validate cron sending configuration and per-run email rate.
5. Decide post-submit behavior (redirect URL and participant page experience).
6. Run a full end-to-end test cycle before launch.

1) Create a new survey

1. Open Surveys in admin.
2. Create a new survey.
3. Enter survey subject.
4. Add email description and short participant-facing description.
5. Decide whether to include survey link inside the description.
6. Set sender label.
7. Set redirect URL if needed.
8. Decide active/disabled and logged-in-only settings.
9. Save.

2) Add and organize survey questions

1. Open the survey.
2. Add a new question.
3. Choose field type.
4. Mark required when needed.
5. Add option labels for checkbox/radio questions.
6. Reorder questions.
7. Preview structure before send.

3) Build the recipient list

1. Choose audiences (staff, clients, leads, custom mail lists).
2. Apply segmentation filters (customer groups, lead statuses) when needed.
3. Use mail-list custom fields for personalization.
4. Confirm at least one audience is selected.

4) Send the survey

1. Review final audience count.
2. Send survey.
3. Let system queue messages.
4. Monitor send activity through cron runs.

5) Review results

1. Open results page.
2. Review total participants and total questions.
3. Review closed-ended distributions.
4. Review text-question outputs.
5. Use “view all answers” for deeper analysis.

6) Maintain mail lists

1. Create or open a mail list.
2. Add custom fields.
3. Add single emails or import from Excel.
4. Review imported/duplicate/invalid/failed counts.
5. Clean invalid or outdated records.

• After every send: review participation and response quality, especially text answers.
• Monthly: review recurring-survey outcomes and mail-list hygiene.
• Quarterly: review template quality, question relevance, and survey design consistency.

Track participation against intended audience size to evaluate distribution quality and timing.

No survey emails were sent

• Confirm audience selection.
• Confirm cron is active and queue processing is working.

Survey is active, but recipients cannot access it

• Check logged-in-only restriction.
• Validate recipient access context.
• Review redirect and participant-facing description settings.

Question flow looks wrong after sending

• Re-check question order and required flags before next send.
• Stabilize structure before distribution to protect result integrity.

Mail-list import quality is poor

• Validate Excel format and email validity.
• Review duplicate, invalid, and failed counts.

Teams are using Surveys as a one-off blast tool

• Reframe usage as a full cycle: audience definition, question design, cron-based sending, result review, and continuous improvement.

---

تُعد الاستبيانات وحدة جمع ملاحظات منظمة داخل Xfatora. وتُستخدم لإنشاء الاستبيان، وبناء الأسئلة، وتحديد الجمهور، والإرسال عبر القوائم البريدية، ثم مراجعة المشاركة والنتائج ضمن مسار عمل واضح.

الهدف ليس مجرد إرسال نموذج، بل تحويل جمع الملاحظات إلى دورة قابلة للتكرار: إنشاء الاستبيان، إعداد الأسئلة، اختيار الجمهور، الإرسال، جمع الإجابات، ثم مراجعة النتائج واتخاذ إجراءات تحسين.

تدعم الوحدة أكثر من نموذج جمهور: العملاء، الموظفون، العملاء المحتملون، القوائم البريدية المخصصة، مع إمكانية تقييد الاستبيان للمشاركين المسجلين فقط عند الحاجة.

1) سجل الاستبيان وحالة النشر

يتضمن الاستبيان:

• موضوع الاستطلاع
• وصف البريد الإلكتروني
• الوصف المختصر لواجهة المشارك
• اسم المرسل
• رابط إعادة التوجيه
• حالة نشط/معطل
• خيار فقط للمشاركين المسجلين
• خيار تضمين رابط الاستطلاع في الوصف

2) تصميم الأسئلة وبنيتها

تدعم الوحدة أنواع حقول مثل:

• خانة اختيار
• راديو
• إدخال نص قصير
• منطقة نص

كما تدعم تحديد السؤال كمطلوب، وترتيب الأسئلة، وتجهيزها للمعاينة قبل الإرسال.

3) استهداف الجمهور والقوائم البريدية

يمكن الإرسال إلى:

• الموظفين
• العملاء
• العملاء المحتملين
• قائمة بريدية مخصصة أو أكثر

كما يمكن استخدام التجزئة مثل مجموعات العملاء وحالات العملاء المحتملين.

4) الإرسال وآلية التنفيذ

الرسائل تُضاف إلى قائمة انتظار وتُرسل عبر CRON، وليس دفعة واحدة من الواجهة. هذا يوفّر تحكمًا أفضل عند الإرسال الكبير.

5) النتائج ومتابعة المشاركة

تشمل مراجعة النتائج:

• إجمالي الأسئلة
• إجمالي المشاركين
• تاريخ الإنشاء
• توزيع الإجابات المغلقة
• نتائج الأسئلة النصية
• عرض جميع الإجابات

6) صيانة القوائم البريدية

تدعم الوحدة:

• إنشاء قوائم بريدية
• إضافة حقول مخصصة
• إضافة بريد فردي
• استيراد من Excel
• كشف التكرار
• رفض البريد غير الصالح
• إحصاءات الاستيراد (مستوردة/مكررة/غير صالحة/فشل الإدراج)

7) الحوكمة والصلاحيات

تدعم الوحدة صلاحيات واضحة:

• عرض
• إنشاء
• تعديل
• حذف

وهذا يساعد المؤسسة على فصل من ينشئ الاستبيان عمّن يراجع النتائج أو يدير القوائم.

مسؤول الاستبيانات

يتولى الحوكمة العامة:

• الإعدادات والسياسات
• الصلاحيات
• هيكلة القوائم البريدية
• حالة النشر
• قواعد الإرسال عبر CRON

منشئ الاستبيان / مالك المحتوى

يتولى المحتوى التشغيلي:

• إنشاء الاستبيان وكتابة الوصف
• تصميم الأسئلة
• اختيار الجمهور
• تجهيز النشر

ولا يُفضّل أن يدير إعدادات CRON العامة أو يحذف القوائم الاستراتيجية دون موافقة.

مسؤول القوائم البريدية

يتولى جودة الجمهور:

• صيانة القوائم
• الاستيراد والتنظيف
• إدارة التكرار والبريد غير الصالح
• تجهيز الحقول المخصصة

مراجع النتائج / الإدارة

يتولى التحليل واتخاذ القرار:

• مراجعة المشاركة
• قراءة النتائج والأسئلة النصية
• اقتراح الإجراءات التحسينية

ويُفضّل عدم تعديل بنية الاستبيان بعد بدء التوزيع.

1. حدد نموذج الجمهور المستهدف (عملاء/موظفون/عملاء محتملون/قوائم مخصصة/مسجلون فقط).
2. حدد معايير الأسئلة (أنواع الحقول، متى يكون السؤال مطلوبًا، توازن النص المفتوح والمغلق).
3. حدد سياسة القوائم البريدية (قوائم جاهزة أم قوائم مخصصة مع حقول خاصة).
4. تأكد من إعدادات CRON ومعدل الإرسال لكل تشغيل.
5. حدد سلوك ما بعد الإرسال (رابط إعادة التوجيه وتجربة صفحة المشارك).
6. نفّذ اختبارًا كاملاً قبل الإطلاق.

1) إنشاء استبيان جديد

1. افتح وحدة الاستبيانات من الإدارة.
2. أنشئ استبيانًا جديدًا.
3. أدخل موضوع الاستطلاع.
4. أضف وصف البريد والوصف المختصر لصفحة المشارك.
5. حدد خيار تضمين الرابط داخل الوصف عند الحاجة.
6. حدد اسم المرسل.
7. أضف رابط إعادة التوجيه إذا لزم.
8. حدد الحالة (نشط/معطل) وخيار المشاركين المسجلين فقط.
9. احفظ.

2) إضافة الأسئلة وتنظيمها

1. افتح الاستبيان.
2. أضف سؤالًا جديدًا.
3. اختر نوع الحقل.
4. فعّل مطلوب عند الحاجة.
5. أضف خيارات خانة الاختيار/الراديو.
6. أعد ترتيب الأسئلة.
7. عاين البنية قبل الإرسال.

3) بناء قائمة المستلمين

1. اختر الجمهور (موظفون/عملاء/عملاء محتملون/قوائم مخصصة).
2. استخدم فلاتر التجزئة عند الحاجة.
3. استخدم الحقول المخصصة للتخصيص.
4. تأكد من اختيار جمهور واحد على الأقل.

4) إرسال الاستبيان

1. راجع العدد النهائي للمستلمين.
2. أرسل الاستبيان.
3. دع النظام يضيف الرسائل إلى قائمة الانتظار.
4. راقب الإرسال عبر CRON.

5) مراجعة النتائج

1. افتح صفحة النتائج.
2. راجع إجمالي المشاركين وإجمالي الأسئلة.
3. راجع توزيع الإجابات المغلقة.
4. راجع نتائج الأسئلة النصية.
5. استخدم عرض جميع الإجابات للمراجعة التفصيلية.

6) صيانة القوائم البريدية

1. أنشئ قائمة بريد جديدة أو افتح قائمة موجودة.
2. أضف الحقول المخصصة.
3. أضف بريدًا فرديًا أو استورد من Excel.
4. راجع أرقام المستورد والمكرر وغير الصالح والفاشل.
5. نظّف البيانات غير المناسبة.

• بعد كل إرسال: راجع النتائج ونسب المشاركة وجودة الإجابات النصية.
• شهريًا: راجع الاستبيانات المتكررة وجودة القوائم البريدية.
• ربع سنويًا: راجع جودة القوالب وملاءمة الأسئلة وتناسق التصميم.

ويجب مقارنة إجمالي المشاركين بحجم الجمهور المستهدف لقياس كفاءة التوزيع وتوقيته.

لم تُرسل رسائل الاستبيان

• تأكد من اختيار الجمهور.
• تأكد من عمل CRON ومعالجة قائمة الانتظار.

الاستبيان نشط لكن الوصول غير متاح

• تحقق من تفعيل خيار المشاركين المسجلين فقط.
• تحقق من صلاحية المستلمين.
• راجع إعدادات إعادة التوجيه ووصف صفحة المشارك.

تسلسل الأسئلة غير مناسب بعد الإرسال

• راجع ترتيب الأسئلة وخصائص مطلوب قبل الإرسال القادم.
• ثبّت بنية الاستبيان قبل التوزيع للحفاظ على نزاهة النتائج.

جودة استيراد القوائم البريدية منخفضة

• تحقق من بنية ملف Excel وصحة البريد الإلكتروني.
• راجع مؤشرات المكرر وغير الصالح وفشل الإدراج.

الفرق تستخدم الوحدة كأداة إرسال فقط

• أعد تعريف الاستخدام كدورة كاملة: تحديد الجمهور، بناء الأسئلة، الإرسال عبر CRON، مراجعة النتائج، ثم التحسين المستمر.