دليل المستخدم – وحدة المشتريات (Procurement Module)

مقدمة عن وحدة المشتريات

وحدة المشتريات هي نظام متكامل لإدارة عمليات المشتريات في المؤسسة. تتيح هذه الوحدة تتبع دورة الشراء كاملة منذ طلب الشراء الداخلي وحتى استلام المواد ودفع فواتير الموردين. تشمل الوحدة وظائف لإدارة الموردين وقوائم الأصناف (المنتجات والخدمات) المطلوبة، وإنشاء طلبات شراء داخلية واعتمادها، ثم تحويلها إلى عروض أسعار من الموردين وإلى أوامر شراء رسمية، مع إمكان متابعة العقود طويلة الأجل، وتسجيل فواتير الشراء الصادرة من الموردين، إضافة إلى معالجة مرتجعات المشتريات وإصدار إشعارات دائنة للموردين. كما توفر الوحدة تقارير شاملة وإعدادات مخصصة للتحكم في سير عمل المشتريات بما يتناسب مع سياسات الشركة[1][2].

تهدف الوحدة إلى أتمتة عملية الشراء وتسهيل التواصل مع الموردين، وضمان مراقبة الموافقات والميزانيات. فيما يلي دليل تفصيلي لأهم ميزات الوحدة وكيفية استخدامها خطوة بخطوة.

إدارة الموردين (Vendors)

تختص هذه الشاشة بإضافة الموردين وإدارة معلوماتهم التفصيلية. يمكنك الوصول لقائمة الموردين من قائمة المشتريات الجانبية عبر خيار "الموردون". توفر شاشة الموردين المهام التالية:

إضافة مورد جديد: اضغط زر "مورد جديد" لإدخال بيانات مورد جديد. ستظهر لك استمارة لإدخال اسم الشركة الخاصة بالمورد ومعلومات الاتصال (مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف) وعنوان الفواتير والشحن. يمكنك أيضًا تحديد فئة المورد (تصنيف يساعد في تجميع الموردين) وإدخال أي تفاصيل إضافية مثل رقم الحساب البنكي وشروط الدفع الخاصة بالمورد[3]. بعد تعبئة البيانات، احفظ المورد لإضافته إلى القائمة. سيتم إشعارك بنجاح عملية الإضافة[4].

ملف تعريف المورد: بالنقر على اسم مورد من القائمة، ستفتح صفحة ملفه الشخصي. تحتوي هذه الصفحة على تبويبات متعددة تشمل: الملف الشخصي (بيانات المورد الأساسية)، جهات الاتصال (أفراد يمكن التواصل معهم لدى المورد)، عروض الأسعار الخاصة بهذا المورد، العقود المبرمة معه، أوامر الشراء الصادرة إليه، فواتير الشراء الخاصة به، إشعارات دائنة مرتبطة به، كشف حساب المورد بالإضافة إلى المدفوعات والملاحظات والمرفقات[5][6]. يتيح ذلك رؤية شاملة لكل التعاملات مع المورد في مكان واحد.

إدارة جهات الاتصال للمورد: ضمن تبويب "جهات الاتصال" يمكنك إضافة الأشخاص المرتبطين بالمورد (مثل مندوب المبيعات أو مسؤول الحساب). عند إضافة مورد جديد، يمكنك اختيار خيار الحفظ مع إضافة جهة اتصال مباشرة. لكل جهة اتصال، أدخل الاسم والمسمى الوظيفي والبريد الإلكتروني والهاتف. بعد الحفظ، يمكن استخدام هذه الجهات عند مراسلة المورد.

تصنيف الموردين: يمكنك تنظيم الموردين في فئات (مثل: موردو المواد الخام، موردو الخدمات، ...إلخ). لإضافة فئة جديدة، استخدم زر "فئة مورد جديدة" وأدخل اسم التصنيف[3]. ستتمكن لاحقًا من تعيين الموردين إلى هذه الفئات من خلال ملف تعريف المورد. يفيد التصنيف في عمليات الفلترة والتقارير.

بيانات الدفع والبنك: ضمن ملف المورد، يوجد قسم تفاصيل البنك لتسجيل معلومات الحساب البنكي أو طرق الدفع الخاصة بالمورد، وقسم شروط الدفع لتحديد شروط الائتمان أو مدة الدفع المتفق عليها مع المورد[3]. هذه المعلومات مفيدة عند إصدار أوامر الشراء والفواتير.

كشف حساب المورد: توفر الوحدة إمكانية عرض وطباعة كشف حساب للمورد يظهر كافة الفواتير والمدفوعات والإشعارات الدائنة خلال فترة محددة. من تبويب "كشف الحساب" ضمن ملف المورد، يمكن توليد الكشف ومراجعته أو إرساله للمورد. يوجد خيار "إرسال كشف للحساب" عبر البريد الإلكتروني مباشرة إلى المورد[7][8]. يساعد كشف الحساب في تسوية الأرصدة مع المورد بانتظام.

ملاحظة: تدعم الوحدة ميزة دخول الموردين للنظام إذا رغبت بذلك. عبر الإعدادات يمكن السماح للموردين بالتسجيل وتفعيل حسابات للدخول إلى بوابة خاصة بهم[9]. عند تفعيل هذه الخاصية، يمكن للمورد الاطلاع على أوامر الشراء والفواتير الخاصة به، وربما تأكيد الطلبات أو تحديث بياناته. يتم إرسال رسالة ترحيب للمورد تحتوي على معلومات الدخول (البريد الإلكتروني وكلمة المرور) عند إنشاء الحساب[10][9]. هذه الميزة اختيارية وتخضع لسياسة الشركة في التعامل مع الموردين عبر البوابة الإلكترونية.

إدارة الأصناف والمواد (Items Management)

تتيح قائمة "الأصناف" في وحدة المشتريات إدارة جميع البنود (المنتجات أو الخدمات) التي يتم شراؤها من الموردين. من خلال هذه الشاشة يمكنك تعريف المواد أو الخدمات المراد شراؤها مع معلوماتها، وذلك لتسهيل إعداد طلبات الشراء وأوامر الشراء بسرعة. تشمل إدارة الأصناف ما يلي:

إضافة صنف جديد: لإضافة منتج أو خدمة جديدة لقائمة المشتريات، انقر على زر "إضافة صنف". سيطلب منك إدخال رمز الصنف أو SKU إن وجد (كود تعريف فريد)[11]، واسم الصنف ووصفه. يمكن أيضًا اختيار وحدة القياس (مثل قطعة، كجم، متر... إلخ) من قائمة الوحدات المتاحة[12] أو إضافة وحدة جديدة إذا لم تكن موجودة مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك، حدد سعر الشراء الافتراضي للوحدة[13]، ويمكنك أيضًا تحديد مجموعة الصنف وتصنيف فرعي له لتسهيل التنظيم (مثلاً مجموعة "أجهزة إلكترونية" ومجموعة فرعية "حواسيب"). بعد تعبئة المعلومات، احفظ الصنف لإضافته إلى القائمة.

مجموعات الأصناف والوحدات: لتنظيم العناصر، يمكنك إنشاء مجموعات (تصنيفات رئيسية) ومجموعات فرعية للأصناف. على سبيل المثال، مجموعة "مواد خام" تندرج تحتها مجموعات فرعية مثل "معادن" و"أخشاب". لإضافة مجموعة جديدة أو تعديلها، استخدم خيارات إضافة مجموعة أصناف أو إضافة مجموعة فرعية من خلال واجهة الأصناف[14][15]. وبالمثل، يمكنك إدارة وحدات القياس عبر خيار إضافة وحدة جديدة وإدخال اسم الوحدة ورمزها (مثل: الاسم "كيلوغرام" والرمز "كجم")[16]. هذه الوحدات ستظهر للاختيار عند إضافة أصناف جديدة.

استعراض وتحرير الأصناف: يتم عرض قائمة بجميع الأصناف المعرفة مع رموزها وأسعار الشراء الخاصة بها. يمكنك البحث في القائمة حسب الاسم أو الرمز. لإنشاء تعديل على صنف، افتحه من القائمة وسيتم عرض تفاصيله حيث يمكنك الضغط على "تحرير" وتعديل المعلومات (مثل تغيير السعر أو الوحدة)[17][18]. بعد التعديل اضغط حفظ لتحديث الصنف. إذا كان الصنف مرتبطًا بمعاملات سابقة (طلبات أو فواتير)، قد لا يُسمح بحذف الصنف لتفادي فقدان المرجع[19].

مرفقات الصنف وصور المنتج: يمكنك إرفاق صور أو مستندات لكل صنف إذا لزم الأمر. عند عرض تفاصيل الصنف، استخدم خيار "إرفاق صور" لرفع صورة المنتج أو ملف مواصفاته[20]. سيساعد ذلك في التعرف على المادة وتسريع إجراءات الطلب. تظهر الصور المرفقة في قسم خاص عند فتح تفاصيل الصنف.

استيراد قائمة أصناف من ملف: إذا كان لديك العديد من المنتجات، يمكنك استيرادها دفعة واحدة باستخدام ملف Excel (CSV). توفر الوحدة نموذجًا لاستيراد الأصناف؛ تأكد من ترتيب الأعمدة وفق المطلوب، بما في ذلك الأعمدة الإلزامية مثل اسم الصنف والوحدة[21][22]. يجب أيضًا الالتزام بتنسيق البيانات (مثلاً التأكد من تنسيق الأرقام وعدم وجود فواصل خاطئة)[23]. بعد تجهيز الملف، استخدم خيار استيراد الأصناف واختر الملف ليتم رفعه ومعالجة البيانات. سيظهر لك ملخص بالمواد المضافة أو أي أخطاء إن وجدت. وبالمثل يتوفر خيار استيراد الموردين أيضًا إذا أردت إدخال قائمة موردين دفعة واحدة[24][25].

ربط الأصناف بالموردين (Vendor Items)

ضمن وحدة المشتريات توجد قائمة فرعية باسم "عناصر الموردين" أو "Vendor-Items"[2]. هذه الميزة تسمح بربط كل صنف (مادة) بمورد أو أكثر مع تحديد بيانات خاصة بذلك المورد، مثل السعر الذي يقدمه المورد لهذا الصنف أو رمز المنتج لدى المورد. فائدتها هي تسهيل اختيار المورد المناسب عند طلب صنف معين ومعرفة الأسعار الخاصة بكل مورد.

إضافة ربط جديد: من شاشة عناصر الموردين اضغط "إضافة جديد". اختر المورد من القائمة المنسدلة، ثم اختر الصنف الذي يوفره هذا المورد. يمكنك تحديد المجموعة التصنيفية للصنف لتسهيل العثور عليه. بعد الاختيار، احفظ الرابط[26][27]. سيتم إضافة هذا السجل بحيث يظهر في جدول عناصر الموردين مع اسم الشركة الصانعة للمورد واسم الصنف.

عرض قائمة عناصر الموردين: تعرض هذه القائمة كل ارتباط تم إنشاؤه بين مورد وصنف معين. يمكنك استخدام عوامل التصفية أعلى الجدول لعرض العناصر الخاصة بمورد محدد أو مجموعة محددة من الأصناف[28]. على سبيل المثال، يمكنك اختيار مورد "ABC" لعرض كل الأصناف التي يقدمها هذا المورد. كما يمكن البحث عن صنف لمعرفة أي الموردين يوفرونه. عند استعراض الجدول، يظهر اسم المورد ورقم/كود الصنف ووصفه، بالإضافة لتاريخ إضافة الرابط[29]. لإزالة ارتباط ما، انقر على أيقونة الحذف بجوار السجل[30].

ملاحظة: استخدام عناصر الموردين فعّال أثناء إنشاء طلبات الشراء أو أوامر الشراء. فعند اختيار مورد محدد في أمر الشراء مثلاً، يمكن للنظام فلترة قائمة الأصناف المتاحة بناءً على ما يوفره هذا المورد[31][32]. وبالتالي لن تظهر إلا المنتجات الموجودة ضمن نطاق عمله (في حال تم تعريفها في ربط عناصر الموردين)، مما يسرّع عملية الإدخال ويقلل الأخطاء. إن لم يكن الصنف مربوطًا مسبقًا بمورد، يمكن اختياره أيضًا كصنف "داخلي" ولكن يفضل استكمال بيانات الربط لتحقيق أقصى استفادة.

طلبات الشراء (Purchase Requests)

طلب الشراء هو مستند داخلي يُستخدم لطلب شراء مواد أو خدمات معينة من قبل قسم أو موظف داخل الشركة. تدعم وحدة المشتريات دورة طلب الشراء من الإنشاء إلى الموافقة. للوصول إلى طلبات الشراء، اختر "طلبات الشراء" من قائمة المشتريات. سترى قائمة بجميع طلبات الشراء الحالية مع حالتها (جديد، قيد الموافقة، ...إلخ). فيما يلي كيفية استخدام طلبات الشراء:

إنشاء طلب شراء جديد: اضغط على زر "جديد" لفتح نموذج طلب شراء جديد[33]. في النموذج، قم بتعبئة الحقول التالية:

الموضوع أو اسم الطلب: عنوان مختصر يصف الاحتياج (مثال: "طلب أجهزة حاسب لفريق التطوير").

الوصف أو التفاصيل: شرح مفصل للطلب وسبب الحاجة إليه إن لزم.

القسم أو الإدارة مقدمة الطلب: اختر القسم صاحب الطلب (مثل قسم تكنولوجيا المعلومات أو المشتريات)[34][35].

طالب الشراء: سيتم افتراضيًا تعيين اسم الموظف الذي أنشأ الطلب (يمكن أن يُسمى "مقدم الطلب")[36].

تاريخ الطلب: يُسجل تلقائيًا بالتاريخ الحالي، ويمكن تعديله إذا لزم الأمر (مثلاً إذا أُنشئ الطلب بأثر رجعي)[37].

نوع الطلب: إذا كانت شركتك تميز بين نفقات رأسمالية (CAPEX) ونفقات تشغيلية (OPEX)، يمكنك تصنيف الطلب عبر حقل "النوع" إلى طلب رأسمالي أو تشغيلي[38].

المشروع: في حال كان الطلب لصالح مشروع محدد، اختر اسم المشروع من القائمة (مثلاً مشروع بناء فرع جديد)[35]. هذا يربط الطلب بالمشروع لتتبع التكاليف.

بنود الطلب: في الجزء المخصص للمواد المطلوبة، أضف كل بند تريد شراءه: اختر الصنف من القائمة (أو اضف وصفًا حرًا إذا الصنف غير معرّف مسبقًا)، ثم حدد الكمية المطلوبة[33][39]. سيظهر سعر الوحدة المتوقع (يمكن استخدام السعر الافتراضي للصنف أو تقدير ميزانية). أضف بنودًا متعددة إذا لزم الأمر (مثلاً 5 أجهزة حاسب، 5 شاشات). يمكنك أيضًا تحديد وحدة القياس لكل بند والتأكد من الكمية الصحيحة.

المورّد المقترح (اختياري): في بعض الحالات قد يكون مقدم الطلب لديه مورد مفضل أو عرض سعر مسبق. يمكنك تحديد مورد من القائمة إذا كان معلوماً أو تركه فارغًا ليتم تحديده لاحقًا.

المرفقات: يمكنك إرفاق ملفات مثل عروض أسعار حصلت عليها أو صور للمواد المطلوبة أو مواصفات فنية.

بعد تعبئة جميع المعلومات، اضغط "حفظ" لإنشاء الطلب. سيتم إعطاء الطلب رقم مرجعي تلقائي وفق التسلسل المحدد (مثال: PR-2025-0001)[40]. ستظهر رسالة تأكيد بأن طلب الشراء تمت إضافته بنجاح[41][42]، وسينتقل الطلب إلى قائمة طلبات الشراء بالحالة الافتراضية "جديد" أو "بانتظار الموافقة".

الموافقة على طلبات الشراء: تدعم الوحدة عملية الموافقة على طلبات الشراء قبل المضي قدمًا فيها. عند إنشاء طلب، يمكن لمسؤولي المشتريات أو المدراء استعراض تفاصيله. بناءً على إعدادات الموافقات، قد يتم إشعار الأشخاص المخولين لاعتماد الطلب. تظهر حالة الطلب كـ "لم تتم الموافقة بعد" حتى يقوم أحد المعتمدين بتغييرها[43]. لاعتماد الطلب، افتح تفاصيله واختر "إرسال طلب الموافقة" إذا كنت صاحب الطلب أو المشرف[44]. سيتم إشعار الشخص/الأشخاص المعنيين. يمكن للموافق إما قبول الطلب أو رفضه مع تسجيل ملاحظة سبب الرفض. عند الموافقة يتغير الحال إلى "معتمد"[43]، وعند الرفض إلى "مرفوض". يتم إشعار مقدم الطلب بالقرار عبر التنبيهات الداخلية وربما البريد الإلكتروني[45]. لا يمكن إصدار أمر شراء بناءً على طلب مرفوض، بينما الطلب المعتمد يكون جاهزًا للخطوة التالية[46].

مشاركة طلب الشراء مع الموردين (طلب عروض أسعار): بعد اعتماد طلب الشراء داخليًا، قد تحتاج للحصول على عروض أسعار من الموردين (خاصة للمواد الجديدة أو عند الحاجة لمقارنة الأسعار). توفر الوحدة خيار "مشاركة الطلب مع الموردين" أو "إرسال طلب شراء للموردين"[47]. عند فتح طلب الشراء ستجد زرًا مثل إرسال إلى المورد أو مشاركة الطلب، والذي يسمح لك باختيار موردين محددين وإرسال نسخة من طلب الشراء إليهم (عادة كملف PDF مرفق في البريد الإلكتروني)[47]. يمكنك تحديد قائمة بالموردين المستهدفين وسيقوم النظام بإرسال البريد الإلكتروني تلقائيًا مرفقًا به ملف PDF لطلب الشراء يحتوي على التفاصيل[47]. الهدف هو دعوة هؤلاء الموردين لتقديم عرض سعر للمواد المدرجة. حالة الطلب ستظهر أنه تم الإرسال إلى الموردين. كما أن الموردين الذين لديهم حساب دخول إلى البوابة سيتمكنون من رؤية الطلب في حسابهم والرد عليه إذا كانت هذه الخاصية مفعلة.

متابعة عروض الأسعار الواردة: بعد مشاركة الطلب، يمكنك تسجيل عروض الأسعار التي يوافيك بها الموردون ضمن الوحدة. هناك طريقتان: إما أن يقوم المورد نفسه بإدخال عرضه عبر البوابة (في حال استخدام بوابة الموردين)، أو أن موظف المشتريات يدخل البيانات يدويًا في نظام عروض الأسعار (الموضحة في القسم التالي) مع ربط كل عرض بطلب الشراء المعني. يدعم النظام ربط عروض أسعار متعددة بطلب شراء واحد للمقارنة بينها[48][49]. يظل طلب الشراء في حالة "بانتظار عروض الأسعار" لحين اتخاذ قرار.

تحويل الطلب إلى أمر شراء مباشر: بدلاً من المرور بمرحلة عروض الأسعار، في بعض الحالات (كالمشتريات الروتينية أو العاجلة) قد ترغب بتحويل طلب الشراء مباشرة إلى أمر شراء. يدعم النظام ذلك أيضًا. يمكن من خلال شاشة الطلب الضغط على "إنشاء أمر شراء" ليتم نسخ بيانات طلب الشراء إلى نموذج أمر شراء جديد[50]. وفق الإعدادات العامة، قد تحتاج إلى تفعيل خيار يسمح بتخطي مرحلة عروض السعر. في إعدادات المشتريات يوجد خيار "إنشاء أمر شراء مباشرة بدون طلبات شراء وعروض سعر"، وبمجرد تفعيله يمكنك توليد أوامر شراء دون الحاجة لاعتماد طلبات مسبقة[51]. هذا مفيد للشركات الصغيرة أو العمليات البسيطة، لكن في بيئات مراقبة المشتريات يفضل الإبقاء على سلسلة الطلب-العرض-الأمر لضمان الشفافية.

عروض الأسعار (Purchase Quotations)

تمثل عروض الأسعار المرحلة التي يقدم فيها الموردون أسعارهم وشروطهم لتوريد المواد المطلوبة. في وحدة المشتريات، يتم التعامل مع عرض السعر كمستند قابل للمقارنة والتحويل إلى أمر شراء. يمكنك الوصول إلى قائمة عروض الأسعار من قائمة المشتريات باختيار "عروض الأسعار". ستظهر لك قائمة بأي عروض سعر قيد التفاوض أو مكتملة. لاستخدام عروض الأسعار بشكل فعال:

إضافة عرض سعر جديد: قد يتم إضافة عرض السعر بطريقتين: الأولى مباشرةً من داخل طلب الشراء (كاستجابة من مورد). في هذه الحالة يتم تحويل طلب الشراء إلى عرض سعر عبر زر إنشاء عرض سعر أو تحويل إلى عرض سعر الموجود في شاشة الطلب[52][53]. سيُطلب منك تحديد المورد الذي قدّم العرض، ثم تنتقل إلى نموذج عرض السعر الجديد محتوٍ على بنود طلب الشراء تلقائيًا. الطريقة الثانية هي من شاشة عروض الأسعار نفسها باستخدام زر "عرض سعر جديد" (إنشاء يدوي)، ثم اختيار طلب الشراء المرتبط به. ستظهر قائمة بالطلبات الموافق عليها لاختيار أحدها وربط العرض به[54][55]. بعد ذلك، أدخل بيانات العرض في النموذج:

المورد: اختر اسم المورد الذي قدم هذا العرض من القائمة (يجب أن يكون مسجلاً ضمن الموردين).

ربط بطلب شراء: إذا لم يتم ملء ذلك تلقائيًا، اختر طلب الشراء الذي يخص هذا العرض (إن وُجد). هذا الربط مهم لضمان إمكان مقارنة عروض متعددة لنفس الطلب[56][55].

بنود العرض: ستظهر بنود المواد المدرجة (خاصة إذا تم تحويلها من الطلب). تحقق من الكميات والأسعار التي قدمها المورد لكل بند. أدخل سعر الوحدة المقدم من المورد، ويمكنك إضافة بند جديد أو إزالة بند حسب العرض. يدعم النظام إدخال خصم لكل بند إن وجد (نسبة مئوية أو مبلغ)[57][58]. سيقوم النموذج بحساب الإجمالي بعد الخصم والضرائب لكل بند.

شروط الدفع والتسليم: يمكنك إدخال ملاحظات المورد أو شروطه ضمن خانة ملاحظات المورد (مثلاً: "السعر يشمل التوصيل" أو "الدفع مقدم 50%")[59]. كما يمكن تعبئة صلاحية العرض (مثل 30 يومًا) ومدة التسليم المقترحة.

العملة: حدد عملة الأسعار المقدمة إذا كانت تختلف عن العملة الأساسية. يدعم النظام عروض أسعار بعملات مختلفة مع حفظ معدل التحويل المستخدم[60][61].

المرفقات: إن زوّدك المورد بعرض رسمي (مثلاً ملف PDF أو Word) يمكنك إرفاقه هنا.

بعد إدخال التفاصيل، احفظ عرض السعر. سيحصل العرض على رقم مرجعي (مثل PQ-2025-0005). يمكنك تكرار هذه العملية لإدخال عروض أسعار متعددة من موردين مختلفين لنفس طلب الشراء. سيظهر في قائمة العروض كل عرض مع اسم المورد ورقم طلب الشراء المرتبط والحالة. الحالة الافتراضية "قيد المراجعة" أو "جديد".

مقارنة عروض الأسعار: بمجرد توفر عرضين أو أكثر لنفس طلب الشراء، تصبح خطوة المقارنة ممكنة. يدعم النظام إنشاء مقارنة عروض بشكل تلقائي. اذهب إلى شاشة الطلب المعني أو إلى قائمة العروض، وابحث عن خيار مثل "مقارنة العروض". عند التفعيل، سيقوم النظام بعرض جدول مقارنة يظهر فيه كل عرض من كل مورد جنبًا إلى جنب مع الأسعار لكل بند وأي ملاحظات[48]. يساعد ذلك في تقييم أفضل عرض من حيث التكلفة والشروط. كما يمكن طباعة أو استخراج تقرير مقارنة PDF لجميع العروض للمناقشة أو للموافقة العليا[62][63]. ستلاحظ أيضًا أن النظام يُظهر ملاحظة في طلب الشراء إذا لم يكن هناك أي عرض سعر مرتبط بعد[48] – مما ينبهك لاتخاذ إجراء.

اعتماد عرض سعر واختيار المورد: بعد دراسة العروض، اختر العرض المناسب للمورد الذي سيتم التعاقد معه. يمكن تمييز هذا العرض إما بتغيير حالته إلى "مقبول" أو "محول لأمر شراء" (قد تتم هذه الخطوة تلقائيًا عند إنشاء أمر الشراء من العرض كما سنوضح). بقية العروض يمكن وضعها في حالة "مرفوض" أو "غير مقبول" للحفظ فقط. هذه الحالة لا ترسل إشعارًا تلقائيًا للموردين (ما لم ترغب في إخطارهم يدويًا). الهدف منها هو التأشير داخليًا أي عرض تم اختياره.

إرسال عرض السعر للمورد للتأكيد: يمكنك أيضًا إرسال عرض السعر للمورد كبريد إلكتروني للتأكيد أو التفاوض. عبر شاشة العرض اضغط "إرسال إلى المورد" ليقوم النظام بإنشاء بريد بالمرفقات (PDF العرض) إلى جهة اتصال المورد المحددة[64][65]. سيظهر لك إشعار بنجاح أو فشل الإرسال[66]. هذه الخطوة اختيارية حيث يكون المورد بالأصل هو مرسل العرض، ولكن أحيانًا بعد تعديل ما أو لإشعار رسمي يتم إعادة الإرسال.

بعد الانتهاء من هذه الخطوات، ستكون قد اخترت المورد المناسب وتمهدت الطريق لإنشاء أمر الشراء النهائي بناءً على عرض السعر المقبول.

أوامر الشراء (Purchase Orders)

أمر الشراء هو المستند الرسمي الذي تصدره الشركة إلى المورد لشراء مواد أو خدمات محددة بالسعر والكميات المتفق عليها. يمثل أمر الشراء عقدًا ملزمًا للتوريد. للوصول إلى أوامر الشراء، افتح قائمة المشتريات واختر "أوامر الشراء". ستظهر قائمة بجميع أوامر الشراء الصادرة مع أرقامها وحالاتها. إليك كيفية إدارة أوامر الشراء:

إنشاء أمر شراء جديد: يمكن إنشاء أمر شراء بعدة طرق: مباشرة من الصفر، أو بالتحويل من طلب شراء أو عرض سعر معتمد.

الإنشاء المباشر: اضغط زر "أمر شراء جديد" من شاشة الأوامر. ستظهر لك استمارة تعبئة أمر الشراء. اختر المورد الذي سيوجه له هذا الأمر من القائمة[67][68]. إذا كان هذا الأمر مرتبطًا بطلب شراء سابق أو عرض سعر، يمكنك تحديده في الحقل المخصص (مثلاً اختر طلب الشراء المعتمد وسيقوم النظام بجلب بنود الطلب آليًا). في حال البدء من الصفر، أدخل بنود أمر الشراء يدويًا: اختر الأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها مع هذا المورد[69][70]. يمكنك إضافة خصومات لكل بند أو على مستوى الأمر ككل. تأكد من تحديد تاريخ إصدار الأمر وتاريخ التسليم المتوقع[71]. يمكن أيضًا ربط الأمر بمشروع أو قسم داخلي إذا كان الأمر يخص مشروعًا معينًا، وذلك لاختيار المشروع من القائمة (هذا مفيد لتتبع المصاريف حسب المشاريع)[72]. أخيرًا، يمكنك إضافة شروط الدفع والتوريد في مربع الملاحظات أو الشروط (مثال: الدفع خلال 30 يومًا من الاستلام، مكان التسليم مستودع الشركة الرئيسي). بعد إدخال جميع التفاصيل، اضغط حفظ لإصدار الأمر. سيقوم النظام بتوليد رقم أمر شراء تلقائي بالتسلسل (مثال: PO-2025-0030)[73][53]. حالة الأمر الجديدة ستكون "مسودة" أو "في انتظار الموافقة" حسب إعداداتك.

التحويل من عرض سعر: إذا كنت تعمل انطلاقًا من عرض سعر مقبول في الخطوة السابقة، افتح عرض السعر واضغط "إنشاء أمر شراء". سيقوم النظام بنسخ كافة المعلومات ذات الصلة (المورد، البنود، الأسعار، الخصومات) إلى نموذج أمر الشراء الجديد[74][75]. راجع البيانات وأضف أي تفاصيل إضافية (مثل رقم الطلب الداخلي أو تعليمات الشحن). ثم احفظ الأمر. سيتم ربط أمر الشراء هذا تلقائيًا بالعرض والطلب الأصليين. في قائمة أوامر الشراء سيظهر الأمر الجديد بالحالة الأولية.

الموافقة على أمر الشراء: على غرار طلبات الشراء، يمكن إعداد سير اعتماد لأوامر الشراء بحيث لا تصبح سارية إلا بعد موافقة المديرين المناسبين. إذا كانت سياسة شركتك تتطلب موافقة مالية أو إدارية على أوامر الشراء، ستظهر أوامر الشراء بالحالة "لم تتم الموافقة بعد" حتى يقوم الشخص المخول باعتمادها[43]. عملية الاعتماد تتم من خلال فتح الأمر واختيار "إرسال طلب اعتماد" للمسؤول (مثلاً مدير المشتريات أو المدير المالي)[76]. سيتلقى المسؤول إشعارًا، ويمكنه مراجعة الأمر ثم اختيار "موافقة" أو "رفض". عند الموافقة تتغير الحالة إلى "معتمد"[77]، أما عند الرفض فتصبح "مرفوض" ولا يتم تنفيذ الأمر[43]. نظام الموافقات هذا يضمن عدم إرسال أوامر للموردين قبل اعتمادها رسميًا. (يمكن تعديل قائمة المعتمدين وشروط الموافقة عبر إعدادات وحدة المشتريات – راجع قسم الإعدادات أدناه).

إصدار أمر الشراء للمورد: بعد اعتماد الأمر، يصبح جاهزًا للإرسال كمستند رسمي للمورد. يمكنك استخدام خاصية إرسال أمر الشراء عبر البريد الإلكتروني من داخل النظام[64]. بالضغط على "إرسال إلى المورد"، سيظهر نموذج بريد يحتوي على أمر الشراء بصيغة PDF مرفقة، مرسلًا إلى عنوان البريد الإلكتروني لجهة اتصال المورد المحددة. يمكنك تعديل نص البريد القياسي إذا لزم ثم الإرسال. عند نجاح الإرسال يتم إعلامك بذلك[65][66]. كما يتم تسجيل تاريخ إرسال الأمر. يمكن أيضًا تنزيل ملف PDF لأمر الشراء لتوقيعه أو ختمه يدويًا ومن ثم إرساله خارج النظام إن رغبت[78]. يحتوي أمر الشراء على تفاصيل الشركة والمورد، رقم الأمر وتاريخه، جدول المواد والكميات والأسعار والخصومات، الإجمالي قبل وبعد الضرائب، وشروط الدفع والتسليم، إضافة إلى توقيع أو اسم الشخص المفوّض بإصداره[79]. يمكنك تخصيص شعار الأمر (مثلاً استخدام شعار مختلف على PDF أو تضمين توقيع) من إعدادات النظام[80].

متابعة تسليم المواد (استلام البضاعة): بعد إرسال أمر الشراء، يقوم المورد بتوريد المواد أو تنفيذ الخدمة حسب الاتفاق. يتيح النظام متابعة حالة تسليم الأمر عبر حقول حالة التسليم وتاريخ التسليم الفعلي. في شاشة الأمر ستجد حقل حالة التسليم الذي يمكن أن يكون "لم يتم التسليم" أو "تم التسليم جزئيًا" أو "تم التسليم بالكامل"[81][82]. بمجرد استلامك البضاعة في المخزن أو تأكيد إنجاز الخدمة، قم بتحديث حالة التسليم في الأمر إلى "تم التسليم" وتسجيل تاريخ الاستلام الفعلي. إذا تم الاستلام جزئيًا (بعض الأصناف أو كمية أقل من المطلوبة)، يمكن وضع الحالة "تم التسليم جزئيًا"[83]. يُنصح أيضًا بإضافة ملاحظة في سجل الأمر أو تعليق للإشارة إلى أي تفاصيل حول الاستلام (مثل رقم محضر الاستلام الداخلي أو الشخص المستلم). هذه المعلومات ستفيد عند مطابقة الفواتير والتسويات المالية.

في حال عدم توريد المواد ضمن الوقت المحدد، يمكنك إبقاء الحالة "لم يتم التسليم" وسيظهر لك النظام تنبيهات إذا كان هناك أوامر تأخرت عن التسليم المتوقع[84]. يساعد ذلك فريق المشتريات على متابعة الموردين المتأخرين.

تعديل أمر الشراء أو إلغاؤه: قبل إرسال الأمر أو قبل اعتماده، يمكنك تعديل الأمر بالضغط على "تعديل" وتغيير أي بند أو شرط[85]. أما بعد الاعتماد والإرسال، يجب الحذر في التعديل – يفضل إنشاء ملحق أو أمر تعديل رسمي إذا كان هناك تغيير كبير. إذا تقرر عدم المضي في الطلب، يمكنك وضع الحالة "ملغى" أو استخدام زر "إلغاء الأمر" إذا توفر، ليتم تعليم الأمر كملغي وعدم احتسابه في التقارير[86][87]. سيُبلغ المورد بذلك حسب الإجراءات الخارجية (مثلاً عبر اتصال أو بريد). يحفظ النظام سجل الأمر الملغى لأغراض التوثيق مع وسمه بأنه ملغى.

مرتجعات أوامر الشراء (Purchase Order Returns)

في بعض الأحيان قد تُضطر الشركة إلى إرجاع المواد إلى المورد بعد استلامها، إما بسبب عيوب في البضاعة أو اختلاف المواصفات أو فائض عن الحاجة. تدعم وحدة المشتريات توثيق مرتجعات الشراء من خلال قسم "مرتجعات الأوامر". هذه الشاشة تمكّنك من إنشاء طلب إرجاع مرتبط بأمر شراء سابق. خطوات التعامل مع المرتجعات:

إنشاء طلب إرجاع جديد: للوصول إلى شاشة المرتجعات، اختر "مرتجعات الأوامر" من القائمة. ستظهر قائمة المرتجعات إن وجدت، مع زر "طلب إرجاع جديد"[88][89]. اضغط عليه لبدء نموذج مرتجَع جديد. في النموذج، قم بتعبئة:

أمر الشراء المرتبط: اختر رقم أمر الشراء الذي تود إرجاع بضائعه (يُفضل أن يكون قد تم وضع حالته "تم التسليم" مسبقًا). سيقوم النظام تلقائيًا بجلب بنود ذلك الأمر وكمياتها المستلمة[90].

تحديد المواد والكميات المرجعة: راجع قائمة البنود المستلمة من ذلك الأمر. ضع علامة أو اختر المواد التي سيتم إرجاعها وأدخل الكمية التي سترجع (يمكن أن تكون الكمية كلها أو جزء منها)[91]. مثلاً إذا كان أمر الشراء 100 قطعة واستلمتها كاملة، لكن وجدت 10 تالفة، يمكنك إرجاع 10 وتحتفظ بـ90. يدعم النظام إرجاع جزئي أو كلي.

سبب الإرجاع: اختر أو اكتب سبب المرتجع لكل بند أو عام للطلب (مثل: تالف، غير مطابق للمواصفات، فائض عن الحاجة)[92]. هذه المعلومة مهمة لفريق الجودة وللتفاوض مع المورد. قد يكون هناك قائمة من الأسباب المحددة مسبقًا يمكن الاختيار منها.

نوع المرتجع: قد يكون هناك خيار لتحديد ما إذا كان الإرجاع مقابل استبدال بضاعة أو استرداد مالي أو خصم من فاتورة. حدد الخيار المناسب إن وُجد. بعض الأنظمة تميز بين "إرجاع كلي" و"إرجاع جزئي"[93][94]؛ يمكنك اختيار التصنيف المناسب.

الرسوم أو التكلفة: إذا ترتب على الإرجاع أي رسوم (مثل رسوم إعادة شحن أو غرامات)، يمكنك تسجيلها في حقل رسوم الإرجاع إن وجد[88][95].

ملاحظات إضافية: اكتب أي شرح أو تفاصيل للمرتجع (مثال: "تم التواصل مع المورد وسيتم شحن البضاعة إلى عنوانه بتاريخ كذا").

بعد ذلك احفظ طلب الإرجاع. سيتم إصدار رقم لطلب الإرجاع مثل RO-2025-0004، ويرتبط هذا الرقم بأمر الشراء الأساسي[96][97]. يمكنك اختيار "حفظ وإرسال طلب الإرجاع للموافقة" إذا كانت هناك حاجة لاعتماد المرتجعات داخليًا أيضًا[98][99]. قد يكون هذا ضروريًا إذا كان الإرجاع له أثر مالي كبير ويحتاج موافقة المدير المالي أو إدارة المخازن.

الموافقة والتنفيذ: بعد إنشاء طلب الإرجاع، يقوم النظام بإشعار المسؤولين (مثلاً مسؤول المخزون أو المشتريات) للموافقة على عملية الإرجاع. عند الموافقة، يصبح طلب الإرجاع في حالة "معتمد"[100][101] ويمكن للمخزن/mسؤول اللوجستيات ترتيب إعادة الشحنة للمورد. قد يتواصل فريق المشتريات مع المورد لتنظيم الاسترجاع (إصدار إذن ارتجاع بضاعة). يمكن تسجيل تاريخ شحن المرتجعات ورقم بوليصة الشحن في سجل الشحن الخاص بالمرتجعات[102][103].

إشعار دائن (Credit Note): عادة عند إرجاع البضاعة، ينبغي أن يصدر المورد إشعار دائن بالمبلغ المقابل للبضاعة المرتجعة (أو يتم الاتفاق على توريد بديل). وحدة المشتريات توفر إمكانية إصدار إشعار دائن شراء في قسم الإشعارات الدائنة (سيتم شرحه أدناه) لتسجيل ذلك. قد يرتبط طلب الإرجاع مباشرة بإنشاء إشعار دائن في النظام. على سبيل المثال، بعد اعتماد المرتجع، يمكنك الضغط على زر "إنشاء إشعار دائن" من شاشة المرتجع إن كان متاحًا، لتوليد إشعار دائن للمورد بقيمة المواد المرتجعة. هذا الإشعار يستخدم لتسوية الفواتير كما سنرى.

تحديث أمر الشراء الأصلي: عند تنفيذ مرتجع، يمكنك العودة إلى أمر الشراء الأصلي وتحديث حالة التسليم. مثلاً إذا كان الأمر مستلمًا بالكامل ثم أرجعت بعضه، قد تغيّر حالة التسليم إلى "تم التسليم جزئيًا" أو حالة خاصة "تم الإرجاع" مع إشارة إلى طلب الإرجاع. بعض الأنظمة تحتفظ بسجل الكميات المستلمة مقابل المرتجعة[104]. المهم هو أن تعرف أن ما تم إرجاعه لن يتم استخدامه أو بيعه. كما قد يقوم النظام تلقائيًا بتخفيض القيمة الإجمالية لأمر الشراء أو وضع ملاحظة بقيمة المرتجع[91].

جميع طلبات الإرجاع ستظهر في قائمة "مرتجعات الأوامر" مع رقمها ومرجع أمر الشراء وحالتها (مسودة/معتمد/مرفوض/تمت المعالجة...). هذا يضمن تتبع ما تم إرجاعه للموردين عبر الزمن.

الإشعارات الدائنة (Debit Notes)

الإشعار الدائن هو مستند مالي يصدره المورد لصالح الشركة لإثبات وجود دين (رصيد دائن) للشركة في ذمة المورد – أي هو بمثابة قسيمة/مستند إئتمان تحصل عليها الشركة. يحدث ذلك عادة عند إرجاع بضاعة بعد دفع ثمنها أو وجود فرق أسعار لصالح الشركة أو أي تسوية مالية تستوجب أن يقل ما تدين به الشركة للمورد. في نظام المشتريات، يتم تسجيل هذه المستندات ضمن "الإشعارات الدائنة". لإدارة الإشعارات الدائنة:

إضافة إشعار دائن جديد: انتقل إلى قائمة الإشعارات الدائنة واختر "إشعار دائن جديد". سيطلب منك إدخال المعلومات التالية:

المورد: حدد اسم المورد الذي أصدر الإشعار الدائن (أي المورد الذي لديه رصيد دائن لصالحنا).

تاريخ الإشعار: تاريخ صدور الإشعار من قبل المورد.

رقم الإشعار الدائن: إن وُجد رقم مرجعي على مستند المورد، أدخله (يمكن للنظام أيضًا توليد رقم داخلي كسجل إشعار في النظام)[105].

المبلغ: قيمة الإشعار الدائن (المبلغ الذي سيتم خصمه من مستحقات المورد أو يُعاد دفعه لنا)[106].

الحالة: حدد حالة الإشعار (مثلاً "مفتوح" أو "مستخدم جزئيًا" أو "مغلق/مُسوّى")[107]. الحالة "مفتوح" تعني أن الرصيد الدائن متاح ولم يُستخدم بعد بالكامل مقابل فواتير. "مستخدم جزئيًا" تشير إلى أنه تم تطبيق جزء منه على فاتورة واحدة أو أكثر، و"مغلق" تعني تم استنفاده بالكامل.

البنود أو التفاصيل: يمكنك إدراج تفاصيل البنود التي صدر الإشعار بشأنها. على سبيل المثال، بند "إرجاع 10 قطع من المنتج X" بسعر كذا لكل منها. يدعم النظام إدخال البنود شبيهة بطريقة الفواتير – اسم البند أو وصفه، الكمية (إن وجدت)، السعر أو المبلغ[108][109]. إذا كان الإشعار نتيجة مرتجع أمر شراء تم معالجته سابقًا، يمكن ببساطة ذكر "إشعار دائن مقابل مرتجع أمر شراء رقم كذا".

المرفقات والملاحظات: أرفق نسخة من الإشعار الدائن الرسمي الوارد من المورد إذا كانت متوفرة. وأضف أي ملاحظات إدارية (مثلاً سبب الإصدار: "فرق سعر", "خصم تعاقدي", إلخ).

بعد تعبئة المعلومات، احفظ الإشعار. سيظهر في القائمة برقم وحالة. يجدر الانتباه أن النظام يولّد رقم إشعار دائن داخلي أيضًا لتتبع المستند ضمن سجلاتنا (مثل DN-2025-0003)[110].

استخدام الإشعار الدائن لتسوية الفواتير: الفائدة العملية للإشعارات الدائنة هي تطبيقها على فواتير الشراء غير المدفوعة للمورد، لتقليل المبلغ المطلوب دفعه. فمثلاً إذا كان لدينا فاتورة بمبلغ 1000 والمورد أصدر إشعار دائن 200 بسبب مرتجع، فإننا سنسدد فقط 800 ويعتبر 200 مغطى بالإشعار. يدعم النظام هذا السيناريو عبر خاصية تطبيق إشعار دائن على فاتورة. من شاشة الإشعارات الدائنة، حدد الإشعار المطلوب وسترى خيار "تطبيق على فاتورة". عند النقر، سيظهر لك قائمة بفواتير هذا المورد غير المسددة بالكامل[111][112]. اختر الفاتورة التي تريد خصم الإشعار منها، وأدخل المبلغ الذي ستطبقه (يمكن تطبيق جزء من الإشعار إذا كان أكبر من قيمة الفاتورة). ثم قم بالتأكيد. سيقوم النظام بتحديث سجل الإشعار ليظهر أنه تم تطبيق مبلغ معين منه على فاتورة معينة[113][114]. كما سيعدل حالة الفاتورة المالية لتقليل المبلغ المستحق بمقدار الإشعار المطبق. يمكنك تكرار العملية على فواتير أخرى إذا كان الإشعار يغطيها (مثال: إشعار بقيمة كبيرة قد يغطي 2-3 فواتير). عند استنفاد كامل قيمة الإشعار عبر الفواتير، سيتم وسم الإشعار كـ "مغلق" أو "مستخدم بالكامل"[115][116]. وستظهر تفاصيل التطبيق في كشف حساب المورد وفي تفاصيل الإشعار ذاته (أي الفواتير التي خُصم منها وبأي مبلغ).

متابعة رصيد الإشعارات الدائنة: في قائمة الإشعارات، يمكنك بسهولة رؤية الأعمدة مثل المبلغ الإجمالي والمبلغ المتبقي لكل إشعار[117]. مثلاً إشعار 500 دولار، استخدم منه 300 سيظهر المتبقي 200. يساعد ذلك في معرفة ما يمكن تطبيقه لاحقًا أو إن كان يجب طلب إشعار آخر. إذا تم إصدار الإشعار كنقد مسترد (أي سيقوم المورد بإعادة المبلغ بدلًا من خصمه من فواتير مستقبلية)، فيمكنك تمييزه وربما عدم تطبيقه على فاتورة بل تسجيل استلام نقدي عبر الإدارة المالية. في كل الأحوال، احتفظ بحالة وافية للإشعار (مفتوح/مغلق)[107] لمصداقية السجلات.

تقارير الإشعارات الدائنة: لأغراض المراجعة، يوفر النظام تقريرًا أو كشفًا يقارن قائمة الإشعارات الدائنة بالفواتير المدينة. يمكن الوصول لذلك من قسم التقارير أو من ملف المورد ضمن تبويب "كشف المورد"؛ حيث سيظهر تطبيقات الإشعارات على الفواتير[110][8]. هذا يسهل على المحاسبة والمشتريات التأكد من أن جميع المرتجعات سُوِّيت وأن الموردين لم يغفلوا عن رد أي مستحقات.

فواتير الشراء (Purchase Invoices)

بعد استلام المواد وتنفيذ أمر الشراء، يقوم المورد بإرسال فاتورة للشركة بقيمة البضاعة أو الخدمة الموردة. تقوم وحدة المشتريات بمتابعة فواتير الموردين لضمان سدادها وربطها بأوامر الشراء والميزانية. يمكن الوصول لقائمة فواتير الشراء من قائمة المشتريات عبر "فواتير الشراء". تعرض القائمة كل فواتير الموردين المُسجلة مع حالتها (غير مدفوعة، مدفوعة جزئيًا، مدفوعة بالكامل). لإدارة فواتير الشراء:

تسجيل فاتورة مورد جديدة: من شاشة فواتير الشراء، اضغط "فاتورة جديدة" لإدخال بيانات فاتورة وردتنا من المورد[118][119]. في نموذج الفاتورة، أدخل المعلومات التالية:

المورد: اختر المورد الذي أصدر الفاتورة من القائمة (يجب أن يكون موردًا مسجلاً). عند اختيار المورد، سيتم فلترة بعض الحقول تلقائيًا؛ مثل ربط الفاتورة بعقد أو أمر شراء متعلق بهذا المورد. يمكنك ملاحظة أنه يظهر لك قائمة منسدلة لاختيار أمر شراء محدد لهذا المورد أو عقد معين معه[120][121]. اختر رقم أمر الشراء الذي تتعلق به هذه الفاتورة (في حال كانت الفاتورة لتسليم معين) – هذا مهم للمطابقة. إن كانت الفاتورة ناتجة عن عقد إطار (كعقد توريد شهري)، يمكنك اختيار العقد بدلاً من أمر شراء.

تاريخ الفاتورة ورقمها: أدخل تاريخ إصدار الفاتورة كما هو في مستند المورد، ورقم الفاتورة الذي وضعه المورد[122]. سيكون لدى النظام أيضًا تسلسل داخلي لفواتير الشراء إن أردت استخدامه كرقم مرجعي إضافي (مثلاً PINV-2025-0010).

بنود الفاتورة: قم بإدخال تفاصيل المواد أو الخدمات المفوترة. إذا ربطت الفاتورة بأمر شراء عند اختيار المورد، فقد يظهر زر أو قائمة لاختيار بنود ذلك الأمر لجلبها تلقائيًا إلى الفاتورة[120][121]. يمكنك استخدام ذلك لتعبئة الفاتورة بسرعة – حيث ستدرج جميع المواد بالكميات والأسعار من أمر الشراء (والتي يجب أن تطابق الفاتورة الأصلية). راجع القيم وتعديل أي اختلافات طفيفة (مثلاً قد تختلف قيمة الضريبة أو الشحن عن أمر الشراء). إذا لم تربط بأمر شراء، أدخل البنود يدويًا: اسم المادة أو وصفها، الكمية، سعر الوحدة، الضريبة لكل بند إن وُجد[123][124]. سيحسب النظام الإجمالي لكل بند ثم الإجمالي الكلي مع الضريبة. يمكنك أيضًا إدخال أي خصومات على مستوى الفاتورة سواء نسبة أو مبلغ، وسيتم طرحها من الإجمالي[125][126].

العملة ومعدل التحويل: إذا كانت الفاتورة بعملة أجنبية، اختر العملة، سيقوم النظام بإظهار معدل التحويل للعملة الأساسية (إما معدل تلقائي إن كانت ميزة جلب أسعار الصرف مفعّلة[127] أو أدخله يدويًا). سيحفظ النظام قيمة العملة ومعدلها لحظة الإدخال[60].

ملاحظات إدارية أو داخلية: استخدم حقل ملاحظة إدارية لتسجيل أي معلومات إضافية (مثل مركز التكلفة أو تعليق المحاسب). كذلك هناك حقل ملاحظة المورد يمكنك تعبئته إن كان هناك شيء تود إظهاره للمورد لاحقًا أو حفظه (مثل "سيتم الدفع بعد 60 يومًا وفق الاتفاق").

المرفقات: أرفق نسخة إلكترونية من الفاتورة الفعلية (PDF/مسح ضوئي) لضمان الرجوع إليها عند الحاجة.

بعد تعبئة البيانات، احفظ الفاتورة. ستظهر في القائمة برقمها وحالتها الافتراضية "غير مدفوعة". كما ستربط الفاتورة بأمر الشراء أو العقد المحدد، بحيث يظهر في سجل أمر الشراء قائمة الفواتير المرتبطة[128][129].

الموافقة على الفاتورة (اختياري): بناءً على سياسة الشركة، قد يتم اعتماد فواتير الموردين قبل الدفع، للتأكد من صحة المبلغ ومطابقة الفاتورة لأمر الشراء والاستلام. يدعم النظام أيضًا اعتماد الفواتير عبر سير عمل الموافقات. إذا كانت مفعلة، ستظهر حالة الفاتورة "بانتظار الموافقة" حتى يقوم مدير مالي مثلاً بالتأكد ووضعها كـ"معتمدة للدفع". عملية الاعتماد شبيهة بما سبق: إرسال طلب اعتماد وموافقة أو رفض[130]. في حال الرفض يمكن تصحيح الفاتورة (مثلاً إذا كان هناك خطأ في الإدخال) ثم إعادة تقديمها.

تسجيل المدفوعات للفاتورة: بعد اعتماد الفاتورة (أو مباشرة إذا لا يلزم اعتماد)، تأتي مرحلة الدفع. يتيح النظام تتبع حالة دفع كل فاتورة – من خلال سجلات المدفوعات. عند تسديد الفاتورة أو جزء منها، قم بتسجيل دفعة عبر فتح الفاتورة واختيار "تسجيل دفعة جديدة". سيظهر نموذج إدخال دفعة، اختر طريقة الدفع (مثل تحويل بنكي، شيك، نقدي)[131]، والتاريخ، ومبلغ الدفعة. إذا كانت دفعة جزئية، ستبقى الفاتورة في حالة "مدفوع جزئيًا" مع احتساب المبلغ المتبقي[132][133]. إذا تم دفع كامل المبلغ، تنتقل الحالة إلى "مدفوعة"[134]. يتم حفظ سجل لكل دفعة ويمكن استعراضه من تبويب "المدفوعات" في ملف المورد أو ضمن تفاصيل الفاتورة نفسها مع التاريخ وطريقة الدفع. هكذا يمكن معرفة رصيد الالتزامات المتبقي لكل فاتورة بسهولة.

الربط مع المصاريف/الحسابات: بمجرد دفع فاتورة المورد، قد ترغب في تسجيلها ضمن نظام المحاسبة أو ترحيلها كمصروف في دفتر الأستاذ العام. يدعم النظام إمكانية تحويل فاتورة الشراء إلى مصروف في نظام Perfex الأساسي[135]. يوجد خيار "تحويل إلى مصروف" في شاشة الفاتورة، بالضغط عليه سيتم إنشاء سجل مصروف ضمن قسم المصاريف في Perfex مربوطًا بهذه الفاتورة[136]. هذه العملية مفيدة لربط المشتريات بحسابات المصاريف وتسهيل احتساب الربحية. كذلك يدعم النظام إنشاء قيد دفع مباشرة: فمثلاً بعد تسجيل دفعة، يمكن اختيار "تحويل إلى سجل دفع" لتوليد قيد دفع مالي مرتبط[137]. هذه الإجراءات اختيارية وتعتمد على تكامل وحدة المشتريات مع الوحدة المحاسبية.

حالات خاصة للفواتير: إذا كان هناك فاتورة مقدمة (دفعة مقدمة قبل التوريد) أو دفعات مرحلية بموجب عقد، يمكن أيضًا تسجيلها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء فاتورة شراء منفصلة كدفعة مقدمة وربطها بالعقد أو أمر الشراء مع ملاحظة أنها عربون. فيما بعد عند استلام الفاتورة النهائية، ربما تُسوى عبر إشعار دائن أو بإنقاص قيمتها. هذا يتطلب إدخال الفاتورتين وتطبيق إشعار دائن إن لزم. النظام مرن يسمح بإدخال أي عدد من الفواتير للمورد وربطها بما تشاء، الأهم توثيق ذلك بشكل واضح في الملاحظات أو وصف الفاتورة.

ملاحظة: في ملف المورد ستجد تبويب "المدفوعات" الذي يعرض كل الدفعات المالية المسجلة لهذا المورد (سواء المتعلقة بفواتير أو مصاريف مباشرة)[138][139]. أيضاً تبويب "الفواتير" في ملف المورد يظهر جميع فواتيره والحالة لكل منها مما يعين على مراجعة الوضع المالي لكل مورد بسهولة.

العقود والمشتريات الدورية (Purchase Contracts)

بعض المشتريات تتم ضمن إطار عقود طويلة الأجل أو اتفاقيات إطارية مع الموردين (مثل عقد صيانة سنوي، أو عقد توريد مفتوح الكمية لمدة سنة). تدعم وحدة المشتريات إدارة هذه العقود عبر قسم "العقود" في القائمة. الهدف هو توثيق العقد، متابعة مدته، دفعاته، وربط أوامر الشراء والفواتير به. استخدام العقود كالتالي:

إنشاء عقد شراء جديد: انتقل إلى شاشة العقود واضغط "عقد جديد". ستظهر استمارة العقد:

رقم العقد: أدخل رقم العقد (إن وجد رقم رسمي) أو استخدم الترقيم التلقائي الداخلي[140][141].

اسم العقد/وصفه: عنوان يصف العقد (مثل "عقد توريد قطع غيار لعام 2025").

المورد: اختر المورد الطرف في هذا العقد[142][143].

مدة العقد: أدخل تاريخ بدء العقد وتاريخ انتهائه إن محدد. مثلاً من 1/1/2025 إلى 31/12/2025. يمكن أيضًا تحديد حالة التوقيع (موقّع/غير موقع) وتاريخ التوقيع إذا تم[144].

قيمة العقد: إذا كان العقد ذو قيمة إجمالية محددة، أدخل قيمة العقد الإجمالية، وقيمة الضريبة إن وجدت. هناك حقول مثل قيمة العقد مع الضريبة يحسبها النظام تلقائيًا[145][146].

دورة الدفع: إن كان العقد يتضمن دفعات دورية (مثلاً دفعة شهرية ثابتة أو ربع سنوية)، يمكنك تحديد دورية الدفع (شهري، ربع سنوي، كل 6 أشهر، ...إلخ)[147][148]، وكذلك مبلغ كل دفعة إن كان ثابتًا. كما توجد خانة شروط الدفع لتفصيل طريقة الدفع أو آجاله[149][150].

بنود العقد التفصيلية: إذا كان العقد يشمل قائمة أسعار أو بنود كمية، يمكنك إدراجها تحت قسم المواد (مثلاً أسعار وحدات معينة ضمن العقد). لكن غالبًا يتم استخدام العقد لوصف الاتفاق ككل مع ترك أوامر الشراء التفصيلية لإدخالها لاحقًا.

محتوى العقد: هناك حقل المحتوى أو نص العقد (HTML) حيث يمكنك نسخ بنود العقد أو مرفقات الشروط والأحكام[151][152]. يمكن تحرير هذا المحتوى وحفظه، لتكون نسخة العقد متوفرة داخل النظام.

المرفقات: أرفق نسخة PDF أو صور من العقد الموقع إن وجدت، وذلك لحفظها في السجل[153][154].

احفظ العقد بعد التعبئة. سيظهر العقد الجديد بالقائمة مع اسمه والمورد ومدته وحالته (ساري/منتهي، موقع/غير موقع)[155][156].

إدارة العقد ومتابعته: عند فتح العقد المسجل، ستجد معلوماته الكاملة، كما سترى تبويبات فرعية مثل المرفقات (ملفات العقد) والمدفوعات (لربط دفعات تم سدادها ضمن هذا العقد)[153][154]، وربما أوامر الشراء (إن تم إصدار أوامر ضمن نطاق هذا العقد). يمكنك إضافة ملاحظات عن أي تحديثات (مثل "تم تمديد العقد 3 أشهر باتفاق الطرفين"). يوجد أيضًا خيار إرسال العقد للمورد عبر البريد، مشابه لإرسال أمر شراء، إذا أردت مشاركة نص العقد عبر النظام[157][158]. يمكن للمديرين توقيع العقد خارج النظام ثم وضع حالة "موقع" مع تسجيل اسم الموقّع وتاريخ التوقيع[144][159]، وتحديث الحالة إلى "ساري المفعول".

ربط أوامر الشراء والفواتير بعقد: في كثير من الأحيان، يكون العقد إطارًا يتم تحته إصدار أوامر شراء متعددة وفواتير متعددة. يدعم النظام هذا الربط: عند إنشاء أمر شراء جديد، إذا كان متعلقًا بعقد معين، اختر العقد في حقل العقد ضمن نموذج الأمر[160]. بذلك يرتبط الأمر بالعقد. داخل شاشة العقد ستجد ربما قائمة "أوامر الشراء" تعرض كل أوامر الشراء الصادرة تحت هذا العقد[160]. وبالمثل، عند تسجيل فاتورة شراء، يمكنك اختيار العقد (بدل/مع أمر الشراء) إن كانت الفاتورة تخص دفعة عقد وليس توريد محدد[161][162]. سيقوم النظام بإظهار قائمة العقود النشطة لهذا المورد للاختيار. ربط الفواتير بالعقود يسهل متابعة التزامات العقد الكلية والمدفوع منه. في شاشة العقد هناك تبويب الفواتير/المدفوعات يظهر ما تم دفعه على العقد[153][154]. يمكنك رؤية مبلغ العقد مقابل مجموع الفواتير المدفوعة لتحديد المتبقي. إن كان العقد بقيمة مفتوحة (مثلاً أسعار محددة وليس كمية محددة)، يمكن الاكتفاء بمتابعة الدفعات والفواتير بدون قيمة كلية.

انتهاء العقد وتجديده: عند وصول تاريخ نهاية العقد، يمكن للنظام تنبيهك أن العقد منتهي الصلاحية إذا لم يتم التجديد[155][156]. يمكنك تعديل تاريخ الانتهاء إذا تم تمديد العقد، أو إنشاء عقد جديد/ملحق. من الأفضل إغلاق العقد القديم (وضع الحالة "منتهي" أو "غير ساري") والبدء بعقد جديد للفترة الجديدة لضمان فصل السجلات. العقود المنتهية تبقى في القائمة ويمكن فلترتها حسب الحالة.

استخدام العقود بهذا الشكل يساعد في إدارة المشتريات الدورية والمستمرة ومنع تجاوز الحدود المتفق عليها مع الموردين. كما يوفر نظرة عامة على العلاقات طويلة المدى مع المورد (مثلاً لدينا عقدان ساريان مع المورد X بقيمة كذا).

التقارير وتحليلات المشتريات

تزود وحدة المشتريات مجموعة من التقارير والإحصائيات التي تساعد على فهم أداء قسم المشتريات وتحليل النفقات. يمكن الوصول للتقارير من قائمة المشتريات عبر خيار "التقارير". تنقسم التقارير إلى نوعين: تقارير جدولية تفصيلية، وتقارير رسوم بيانية وإحصاءات عامة. أهم التقارير المتاحة تشمل:

تقرير تكلفة الأصناف المشتراة: هذا التقرير يعرض تكلفة المواد المستوردة لكل صنف خلال فترة محددة[163]. يمكنك اختيار نطاق تاريخ (مثل ربع سنوي أو سنوي أو مخصص) وعملة التقرير[164][165]، وسيقوم التقرير بسرد كل صنف تم شراؤه في تلك الفترة مع إجمالي الكمية والتكلفة الإجمالية له[166][167]. يتم جلب البيانات من أوامر الشراء والفواتير المدخلة. يساعد هذا التقرير في تحديد أكثر الأصناف تكلفة أو الأكثر شراءً، مما يفيد في مفاوضات الأسعار أو ضبط المخزون.

تقرير أوامر الشراء (المشتريات) حسب المورد: تقرير PO Report يعرض قائمة أوامر الشراء المصدرة ضمن فترة مع تفاصيل كالمورد، التاريخ، والقيمة[168][169]. يمكن فلترته بالمورد أو العملة. الهدف منه إعطاء نظرة عن إجمالي المشتريات من كل مورد أو بشكل عام، والتأكد من أوامر الشراء المفتوحة مقابل المغلقة. هناك أيضًا تقرير إيصالات أو أوامر الاستلام (PO Voucher) الذي قد يعرض معلومات حول أوامر الشراء المستلمة أو قيد الاستلام[168][169].

تقرير فواتير الشراء: يعرض فواتير الموردين خلال فترة معينة[170][171]، مع تفاصيل مثل رقم الفاتورة، المورد، أمر الشراء المرتبط، المبلغ الإجمالي، المدفوع والمتبقي، وتاريخ الاستحقاق. هذا التقرير مفيد لقسم الحسابات لمعرفة التزامات الدفع القادمة ومقدار المصروفات على المشتريات في فترة ما. يمكن فلترته حسب الحالة (مدفوعة/غير مدفوعة).

إحصائيات عدد أوامر الشراء: رسم بياني أو مخطط يوضح عدد أوامر الشراء الصادرة عبر الأشهر أو أرباع السنة[172][173]. يساعد هذا المخطط في تحليل حجم نشاط المشتريات: على سبيل المثال، قد تجد ارتفاعًا موسميًا في عدد الأوامر بربع معين. كما يمكن تصنيفها حسب الحالة (كم أمر اكتمل، كم ملغى، إلخ) لإعطاء صورة عن كفاءة العملية.

إحصائيات قيمة المشتريات: مخطط آخر يظهر إجمالي قيمة الشراء (التكلفة) عبر فترة محددة[172][173]. يمكن أن يكون ذلك شهريًا طوال العام الحالي أو مقارنة سنوية. هذا الرسم يعطي فكرة عن الاتجاه الإنفاقي: هل المصروفات الشرائية في ارتفاع أم انخفاض، وما الأشهر الأعلى إنفاقًا. قد يرتبط ذلك بخطط الموازنة واحتياجات الأقسام.

تقارير مخصصة إضافية: قد تجد تقارير أخرى مثل كشف حركة المشتريات أو تقرير الموردين الذي يلخص إجمالي مشتريات كل مورد على حدة. وأيضًا تقرير المرتجعات الذي يبين المواد المرتجعة ونسبتها من الإجمالي. هذه التقارير توفرها الوحدة للمساعدة في تحسين عملية اتخاذ القرار. فمثلاً، تقرير الموردين قد يساعد في معرفة الاعتماد الزائد على مورد معين أو مقارنة الأسعار.

كل التقارير يمكن تصفيتها بفلاتر في أعلى الشاشة (مثل اختيار سنة محددة، أو اختيار مورد أو صنف معين)[165][174]. بعد إعداد الفلاتر، انقر على التقرير المطلوب في القائمة الجانبية داخل صفحة التقارير ليتم توليده[163][175]. يمكن تصدير معظم التقارير إلى Excel أو PDF عبر أيقونات التصدير أعلى الجدول. كما يمكن طباعة الرسوم البيانية إذا تطلب الأمر لاجتماعات العرض.

الإعدادات والتهيئة (Settings)

توفر وحدة المشتريات قسم الإعدادات لضبط الخيارات العامة التي تتحكم بسلوك النظام. يمكن الوصول إليها من قائمة المشتريات باختيار "الإعدادات" (تظهر فقط للمسؤولين أو من لديهم صلاحية تحرير الإعدادات)[176]. أهم الإعدادات المتوفرة تشمل:

أذونات وصلاحيات المستخدمين: قبل كل شيء، تأكد من ضبط الصلاحيات لموظفي قسم المشتريات وغيرهم. تمكنك شاشة إدارة الصلاحيات من منح أذونات عرض أو إنشاء أو تعديل أو حذف لكل جزء من الوحدة (الموردين، الأصناف، الطلبات، الأوامر،... إلخ)[177][178]. على سبيل المثال، يمكنك السماح لمقدمي الطلبات بإنشاء طلبات شراء لكن منعهم من رؤية عروض الأسعار أو الأوامر الكاملة. أو منح المحاسبين صلاحية عرض الفواتير دون تعديلها. تأكد من تطبيق مبدأ الفصل بين المهام حيث المطلوب.

ترقيم المستندات: يمكنك تخصيص تسلسل ترقيم أوامر الشراء وطلبات الشراء وغيرها. يتضمن ذلك تحديد بادئة الترقيم لكل نوع (مثلاً PR- للطلبات، PO- للأوامر)[179][180]، والرقم التالي الذي سيبدأ منه الترقيم. يوجد إعداد "بادئة رقم طلب الشراء" و"بادئة رقم أمر الشراء" لتعديل ذلك[40][96]. كما يمكن تحديد إذا ما كان يتم إعادة تعيين الترقيم سنويًا أو شهريًا. على سبيل المثال، خيار "إعادة ضبط رقم أمر الشراء كل شهر" لإعادة بدء الترقيم من 1 في كل شهر جديد[181]. اضبط هذه الإعدادات قبل بدء الاستخدام لضمان توحيد التسلسل.

معالجة إنشاء أوامر الشراء: تحت قسم الإعدادات العامة ستجد خيار "إنشاء أمر شراء مباشرة دون طلبات شراء وعروض سعر"[51]. إذا قمت بتفعيله (بوضع علامة صح)، سيسمح النظام بإنشاء أمر شراء مباشرة من البداية دون المرور بطلب شراء أو عرض سعر[51]. وهذا ما ذكرناه سابقًا لتبسيط العمليات. إن تركته غير مفعل، سيتبع النظام التدفق القياسي (يفترض وجود طلب أو عرض قبل الأمر). اختر ما يناسب حجم وإجراءات شركتك.

الموردون والبوابة: ضمن الإعدادات يوجد خيار "السماح للموردين بالتسجيل"[9]. إذا فعّلته، سيتمكن أي شخص (مورد جديد) من تعبئة نموذج تسجيل مورد عبر بوابة خارجية، ليظهر بعد ذلك في نظامك بصفة "مورد في انتظار الموافقة". هذه الطريقة مفيدة لتوسعة قاعدة الموردين. كما يمكنك تشغيل/إيقاف ميزة بوابة المورد عمومًا. وإذا كان هناك بوابة، تستطيع تخصيص نص الترحيب أو البريد الذي يُرسل عند إنشاء حساب لمورد[10][9].

العملات وتحديث الأسعار: لو كان قسم المشتريات يتعامل بعملات مختلفة، قد ترغب في تفعيل ميزة تحديث تلقائي لأسعار العملات. يوجد إعداد "جلب أسعار العملات على الإنترنت" والذي يمكن تشغيله بحيث يقوم النظام بتحديث معدلات التحويل للعملات بشكل دوري (يوميًا مثلًا)[127][182]. كما يمكنك تحديد عدد أيام الاحتفاظ بسجل أسعار العملات لتفادي تراكم البيانات[183][127]. هذا مهم عند استخدام عملة المورد في العقود والعروض – النظام سيحولها لعملتك الأساسية عند التقارير بناءً على السعر المحفوظ.

خيارات عرض الأسعار والضرائب: هناك إعداد "إظهار عمود الضريبة لكل بند" في مستندات الشراء[184]. إذا فعّلته سيُظهر PDF الطلبات والأوامر تفصيل الضريبة لكل صنف بدلاً من التجميع في النهاية. أيضًا يوجد خيار "إظهار الحقول المخصصة للبند على PDF" والذي إذا لديك حقول إضافية على مستوى البند (مثلاً رقم الصنف الداخلي)، يمكنك تضمينها في الطباعات[185].

التوقيعات والأختام على المستندات: يمكنك رفع صورة شعار خاصة بأوامر الشراء إذا أردت أن يختلف عن شعار الشركة العام في بقية المستندات[80]. كما تستطيع تفعيل خانة توقيع البائع والمشتري على أوامر الشراء والعقود[157]. النظام يوفر حقل نصي للتوقيع سيظهر في PDF (مثلاً "توقيع المشتري" و"توقيع البائع")[157]، بحيث بعد طباعة المستند يتم التوقيع في المكان المحدد. هذه النصوص قابلة للتعديل في ملف اللغة (إن أردت مثلاً تغيير كلمة "البائع" إلى "المورد").

إعدادات الموافقات (Approval): ربما الأهم هو تهيئة سير عمل الموافقات لمختلف العمليات. ضمن الإعدادات ستجد قسم "إعدادات الموافقات" حيث يمكنك إنشاء قواعد اعتماد. على سبيل المثال: "طلبات الشراء التي تتجاوز قيمتها 5,000$ تتطلب موافقة المدير العام". يمكنك إضافة قاعدة جديدة (زر "إعداد اعتماد جديد")[186] وتحديد نوع المستند (طلب شراء، عرض سعر، أمر شراء، فاتورة) ومستويات الاعتماد (شخص أو أكثر). حدد الشرط (مثلاً مبلغ أعلى من كذا أو قسم معين) واختر أسماء الموظفين المخولين. بعد الحفظ، سيطبق النظام هذه القواعد تلقائيًا – أي مستند ينطبق عليه الشرط سيذهب في سلسلة الموافقة المحددة[186][14]. تأكد من تجربة هذه الخاصية للتأكد أن التنبيهات تصل للموافقين المناسبين. يمكنك دائمًا تحديث أو إضافة أو إزالة قواعد حسب الحاجة.

بعد ضبط هذه الإعدادات وغيرها (مثل خيارات الاستيراد والتصدير، تنسيقات التواريخ، الخ) وفق سياسة شركتك، ستكون وحدة المشتريات مهيأة للعمل بكفاءة وتتكامل مع بقية أنظمة الشركة. نوصي بمراجعة الإعدادات بشكل دوري للتأكد أنها تواكب أي تغييرات تنظيمية (كإضافة قسم جديد يتطلب تدفق موافقات خاص، أو تغيير سياسة التعامل مع الموردين).

بهذا نكون قد غطينا بالتفصيل ميزات وحدة المشتريات في نظام xfatora وكيفية استخدامها خطوة بخطوة. باتباع هذا الدليل، سيتمكن المستخدم من تنفيذ المهام اليومية لقسم المشتريات (من طلب المواد إلى دفع الفواتير) بكفاءة ووضوح. تذكّر دوماً تحديث حالة كل معاملة في النظام (طلب، أمر، فاتورة...إلخ) لتحسين التواصل الداخلي – فمثلاً وضع ملاحظة "تم التواصل مع المورد بخصوص التأخير" ضمن أمر الشراء يجعل الجميع على علم. وأخيرًا، استفد من التقارير لتحليل الأداء وتحسين عمليات الشراء باستمرار، سواء عبر تنويع قاعدة الموردين، أو التفاوض على أسعار أفضل بناءً على حجم الشراء الظاهر في التقارير[187][167]. وحدة المشتريات أداة قوية إذا تم استخدامها بشكل منظم وفق الإجراءات الموصى بها. نتمنى لكم إدارة مشتريات ناجحة وفعّالة!

المصادر: تعتمد المعلومات الواردة أعلاه على خصائص ووظائف وحدة المشتريات (Procurement Module) كما هو موضح في الشفرة المصدرية والوثائق المرفقة بالمشروع[1][188]، بالإضافة إلى رسائل النظام وتعريب الواجهة لضمان استخدام نفس المصطلحات الظاهرة للمستخدم. يمكنك الرجوع إلى ملفات اللغة والكود المذكورة للحصول على مزيد من التفاصيل التقنية حول أي ميزة محددة.

[1] [2] [3] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [20] [21] [22] [23] [24] [25] [33] [36] [37] [38] [39] [40] [43] [44] [45] [46] [47] [48] [49] [50] [51] [52] [53] [59] [64] [65] [66] [71] [73] [74] [75] [76] [77] [78] [79] [80] [81] [82] [83] [84] [85] [86] [87] [88] [89] [92] [93] [94] [95] [96] [97] [100] [101] [102] [103] [105] [106] [107] [108] [109] [110] [111] [112] [113] [114] [115] [116] [117] [122] [127] [130] [132] [133] [134] [135] [136] [137] [144] [145] [146] [147] [148] [149] [150] [155] [156] [157] [158] [159] [179] [180] [181] [182] [183] [184] [185] [186] [188] purchase_lang.php

[4] [5] [6] [17] [18] [19] [26] [27] [28] [29] [30] [31] [32] [34] [35] [41] [42] [54] [55] [56] [57] [58] [60] [61] [62] [63] [67] [68] [69] [70] [72] [90] [91] [98] [99] [104] [118] [119] [120] [121] [123] [124] [125] [126] [128] [129] [131] [138] [139] [140] [141] [142] [143] [151] [152] [153] [154] [160] [161] [162] [166] [167] [187] Purchase.php

[163] [164] [165] [168] [169] [170] [171] [172] [173] [174] [175] manage_report.php

[176] [177] [178] purchase.php