دليل المستخدم – وحدة التنويه الذكي (Smart Mention)

مقدمة عن وحدة التنويه الذكي

وحدة التنويه الذكي هي إضافة تفاعلية تتيح للمستخدمين الإشارة إلى أشخاص آخرين (مثل الزملاء من فريق العمل) أو مرجع إلى عناصر داخل النظام (مثل المشاريع أو المهام أو العقود أو الفواتير وغيرها) بسهولة ضمن المنشورات والتعليقات. تشبه هذه الميزة ما هو متوفر في شبكات التواصل الاجتماعي: عندما تقوم بكتابة رمز @ متبوعًا باسم شخص، يمكنك ذكر هذا الشخص، وعند كتابة رمز # متبوعًا باسم أو رقم عنصر معين، يمكنك إدراج رابط لهذا العنصر داخل النص. الهدف من هذه الوحدة هو تسهيل التعاون والتواصل؛ فعند ذكر شخص ما يتم إشعاره فورًا، كما تصبح العناصر المشار إليها روابط قابلة للنقر لسهولة الوصول إلى تفاصيلها.

هذه الوحدة تساعد في خلق نقاشات ومشاركات أكثر حيوية داخل النظام. بدلاً من إرسال رسائل خارجية أو التنبيه بشكل منفصل، يمكنك ببساطة كتابة منشور أو تعليق ومنشن الزملاء أو ربط السجلات ذات الصلة. على سبيل المثال، يمكن للموظف كتابة منشور يسأل فيه زميلًا عن تحديث مهمة معينة عن طريق كتابة: @اسم_الزميل #اسم_المهمة. سيظهر اسم الزميل كإشارة تنويه، واسم المهمة كرابط يمكن النقر عليه للوصول إلى تفاصيلها. يتم إشعار الزميل المذكور فورًا ليطّلع على المنشور. بهذه الطريقة، يضمن النظام تنبيهات فورية وتواصل مركزي دون الحاجة لمغادرة المنصة.

تفعيل الوحدة والوصول إليها

لتتمكن من استخدام التنويهات الذكية، يجب أولاً أن تكون الوحدة مفعّلة ضمن النظام من قبل مسؤول النظام. غالبًا ما يتم تفعيل الوحدة افتراضيًا عند تثبيتها، لكن يُنصح بالتأكد من ذلك عبر قائمة الإضافات أو الإعدادات. كذلك، يتطلب الأمر منح صلاحية للموظفين لاستخدام هذه الميزة؛ حيث يوجد إذن محدد تحت مسمى مثلاً عرض التنويه الذكي يجب تفعيله للدور الوظيفي المناسب[1]. المستخدم الذي يمتلك هذه الصلاحية سيظهر له في القائمة الجانبية خيار للوحدة (عادة باسم "التنويه الذكي" ويكون مرفقًا بأيقونة علامة @ أو #). عند النقر على هذا الخيار، سيتم فتح صفحة لوحة التنويه الذكي.

ملاحظة: في بوابة العملاء (إن وُجدت)، يمكن إتاحة وظيفة مشابهة لعملاء الشركة (جهات الاتصال) بحسب إعدادات الوحدة. إذا كان العملاء مخولين، يمكنهم أيضًا الوصول إلى صفحة التنويه الذكي عبر واجهة بوابة العميل الخاصة بهم والمشاركة في المناقشات، حيث سيتمكنون من ذكر موظفي الشركة المرتبطين بحسابهم ومرجعة عناصرهم الخاصة. بشكل افتراضي قد تكون هذه الميزة مخفية عن العملاء، ويقرر مسؤول النظام تفعيلها لهم حسب الحاجة. في حال إتاحتها، فإن أي عميل يقوم بتسجيل الدخول سيتمكن من استخدام رمز @ لذكر موظفي الدعم أو مسؤولي الحساب، واستخدام رمز # للإشارة إلى مشاريع أو تذاكر أو فواتير تخصّه.

كيفية استخدام التنويهات الذكية (@ و#)

عند فتح صفحة التنويه الذكي، ستظهر لك واجهة مشابهة لمنصة تواصل بسيطة. تستطيع كتابة منشور جديد في الحقل المخصص لذلك أعلى الصفحة (قد تجد صورتك الشخصية واس*مك بجوار حقل الكتابة للدلالة على أنك تنشر بمنشور بصفتك). ستلاحظ وجود تلميح رمادي خافت داخل حقل الكتابة يوجهك لكيفية الاستخدام – على سبيل المثال قد ترى رسالة “استخدم @ لذكر شخص ما، واستخدم # للإشارة إلى عناصر مثل المشاريع والمهام... يمكنك استخدام أكثر من @ أو #.”[2] وهي دليل مختصر لكيفية صياغة المنشور.

استخدام @ لذكر المستخدمين: لذكر شخص (مثل أحد موظفي الشركة)، اكتب رمز @ ثم مباشرة ابدأ بكتابة الأحرف الأولى من اسم الشخص. ستظهر لك قائمة اقتراح تلقائي تحتوي على أسماء المستخدمين المطابقين لما كتبته. على سبيل المثال، بمجرد كتابة "@" ستظهر قائمة بجميع الأعضاء المتاحين للاختيار، ويمكنك المتابعة بكتابة جزء من الاسم لتصفية القائمة. انقر على اسم الشخص الذي ترغب بذكره من القائمة المنسدلة، وسيتم إدراج اسمه في المنشور كرابط يحمل اسمه. يظهر الشكل التالي مثالاً على ظهور قائمة الاقتراح أثناء كتابة رمز @ لذكر أحد المستخدمين:

شكل: عند كتابة "@" تظهر قائمة بالأعضاء المطابقين ليمكنك اختيار أحدهم لذكره. في المثال أعلاه المستخدم قام بكتابة حرف، فظهرت قائمة "Member List" تحوي أسماء مثل "Nikkou Tran" و"Hung Tran" كمقترحات.

بعد اختيار الاسم، سيتم إضافة اسم المستخدم في محتوى المنشور بشكل مميز (عادة بلون مختلف وتحته خط خفيف للدلالة على أنه قابل للنقر). يمكنك تكرار هذه العملية لذكر عدة أشخاص في نفس المنشور أو التعليق إن لزم الأمر؛ حيث تدعم الوحدة استخدام إشارات متعددة @ في آن واحد[2]. على سبيل المثال، يمكنك كتابة: “يرجى مراجعة هذا الموضوع @أحمد @خالد” وهكذا سيتم إرسال تنويه لكل من أحمد وخالد.

استخدام # للإشارة إلى العناصر: بشكل مشابه، يمكنك إدراج روابط مباشرة إلى سجلات أو عناصر في النظام باستخدام رمز #. بعد كتابة علامة # متبوعة بجزء من اسم أو معرف العنصر، ستظهر قائمة الاقتراح للعناصر (مشروع، مهمة، عميل، فاتورة، إلخ) التي لديك صلاحية الاطلاع عليها وتطابق ما كتبته[3]. اختر العنصر المطلوب من القائمة وسيتم إضافته كرابط نصي قصير يمثل ذلك العنصر. فعلى سبيل المثال، إذا أردت الإشارة إلى مشروع اسمه "تطوير موقع" يحمل الرقم التعريفي 123، يمكنك كتابة "#تطوير" وستظهر قائمة قد تتضمن "Project: تطوير موقع". عند اختيارها سيضاف النص "Project: تطوير موقع" ضمن المنشور على شكل رابط. سيؤدي النقر عليه لاحقًا إلى فتح صفحة المشروع المذكور مباشرة. يمكنك أيضًا الإشارة إلى أنواع أخرى من البيانات؛ مثل المهام (Task)، العملاء (Customer أو Client)، جهات الاتصال (Contact)، التذاكر (Ticket)، العقود (Contract)، الفواتير (Invoice) وغيرها من الوحدات المتوفرة[4][5] – كلها تعتمد على صلاحياتك؛ فإن لم يكن لديك إذن رؤية وحدة ما، لن تظهر لك سجلاتها في قائمة الاقتراح عند استخدام # للإشارة[3].

يمكن إدراج أي عدد من الإشارات باستخدام # في منشور أو تعليق واحد حسب الحاجة، تمامًا كما في إشارات @. على سبيل المثال، قد يكتب المستخدم: "تم حل المشكلة في #Ticket: 256 وسوف تصدر الفاتورة ذات الصلة #Invoice: 1001 قريبًا" – سيؤدي ذلك إلى ظهور رابط للتذكرة رقم 256 ورابط للفاتورة رقم 1001 في النص.

نشر المنشور أو التعليق: بعد كتابة ما تريد من نص ويتضمن الإشارات المطلوبة، اضغط على زر "نشر" (قد يكون الزر بعنوان "Post" أو أي ترجمة محلية) لإضافة المنشور إلى لوحة التنويه. سيتم عندها حفظ المنشور وإشعار أي أشخاص تمت الإشارة إليهم. سيظهر المنشور في قائمة المنشورات أدنى حقل الإدخال مع عرض اسمك وتاريخ النشر. إذا قمت بالإشارة إلى عناصر (#) فستظهر تلك الإشارات كرابط نصي قصير (مثلاً "Task: اسم المهمة"). أما إذا لم تقم بذكر أي شخص (@) في منشورك، فاعلم أن المنشور سيكون مرئيًا بشكل محدود (عادة لك فقط أو لمن لديهم صلاحيات خاصة) – أفضل ممارسة هي ذكر شخص أو أكثر لكل منشور لضمان وصوله إلى الآخرين المستهدفين.

إضافة تعليقات ومناقشة المنشورات: يمكن للمستخدمين الآخرين (المذكورين أو من لديهم صلاحية الاطلاع) إضافة تعليقات أسفل كل منشور. واجهة إضافة تعليق مشابهة تمامًا للمنشور الأساسي: يمكن في التعليقات أيضًا استخدام @ لذكر شخص أو # للإشارة إلى عنصر. وبهذا، يمكنك متابعة المناقشة بسلسلة تعليقات، مع استمرار إمكانية التنويه داخل كل تعليق عند الحاجة. يتم تجميع التعليقات أسفل المنشور الأصلي لسهولة المتابعة. يظهر المثال أدناه منشورًا يحوي إشارة لمستخدم وآخر يحوي إشارة لمهمة، بالإضافة إلى بعض التعليقات التوضيحية:

شكل: مثال على منشور يحتوي على تنويه لشخص (“Nikkou Tran”) بالإضافة إلى إشارة إلى عنصر (“Task 1”). أسفل منه سلسلة من التعليقات: قام المستخدم الأول بذكر زميله مرة أخرى والإشارة إلى عميل وفاتورة كمراجع، ثم جاء رد من الزميل المذكور. نلاحظ أن أسماء الأشخاص تظهر كرابط (باللون الأزرق) مع صورة الملف الشخصي، والعناصر المشار إليها تظهر أيضاً كرابط نصي قصير مثل Task: Task 1 أو Invoice: INV-000001 وغيرها. الرقم بجانب أيقونة التعليقات (في يمين بطاقة المنشور) يدل على عدد التعليقات الموجودة.

لضمان فعالية التواصل، يُفضّل عند كتابة تعليق فيه رد على شخص معين أن تقوم أيضًا بذكره (@) في التعليق، خاصة إذا تأخرت في الرد، لضمان أن يتلقى إشعارًا بتعليقك الجديد (لأن الإشعارات الأساسية تُرسل عند النشر الأصلي أو عند ذكر الاسم تحديدًا في التعليقات اللاحقة).

كيفية إعلام المستخدمين الذين تم ذكرهم

عند قيامك بنشر منشور أو تعليق وتضمين إشارة @ لاسم شخص ما، يقوم النظام تلقائيًا بإرسال إشعار إلى ذلك الشخص المذكور لإعلامه بأنه تمت الإشارة إليه في منشور أو تعليق. يظهر هذا الإشعار فورًا في لوحة الإشعارات الخاصة بالمستخدم (عادة أيقونة الجرس في أعلى النظام). سيحتوي الإشعار على عبارة تُفيد بأن فلانًا قد قام بذكرك. فعلى سبيل المثال، إذا كان المستخدم أحمد هو من نشر المنشور وقام بذكر خالد، فسوف يظهر لدى خالد إشعار مكتوب عليه "أحمد قام بذكرك". يتم توليد نص الإشعار بالاستعانة بعبارة معرفّة مسبقًا في النظام[6] – حيث يقوم النظام بأخذ اسم الشخص الذي أجرى التنويه ويضعه ضمن نص مثل "قام بذكرك". في الترجمة العربية للنظام، سيظهر الإشعار بهذا الشكل "<اسم الناشر> قام بذكرك"[7].

بالإضافة للإشعارات الفورية داخل المنصة، يقوم النظام أيضًا بإرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الذي تم ذكره لإبلاغه. يحتوي البريد عادة على رسالة موجزة تبلغه بأن هناك من ذكره في منشور مع رابط مباشر يقوده إلى ذلك المنشور داخل النظام[8]. على سبيل المثال، يتضمن البريد نص مثل "قام شخص ما بذكرك – اضغط هنا لعرض المنشور" (وسيكون الرابط مدمجًا في النص لنقل المستخدم مباشرة بعد تسجيل الدخول). بهذه الطريقة لن يفوت الشخص أي تنويه حتى لو لم يكن متصلًا بالمنصة في تلك اللحظة.

إذا تم ذكر عدة أشخاص في منشور واحد، فإن كل شخص منهم سيتلقى إشعارًا وبريدًا مستقلًا. أما في حال إضافة تعليقات جديدة دون ذكر بالاسم (@) فقد لا يتلقى الأشخاص إشعارًا إلا إذا كانوا هم من نشروا المنشور أو علقوا فيه سابقًا. لذا – كما أشرنا – من الجيد استخدام @ في الردود الموجهة لشخص محدد لضمان تنبيهه. يظهر الشكل التالي مثال إشعارات داخل النظام (بالواجهة الإنجليزية) لمستخدم تم ذكره مرتين من قبل أحد الزملاء:

شكل: مثال على مركز الإشعارات يظهر إشعارين بأن المستخدم "Hung Tran" قام بذكرك (Mentioned you) – التوقيت يبيّن صدور إشعار منذ 4 ساعات وآخر قبل 20 ساعة. عند النقر على الإشعار سيتم فتح المنشور أو التعليق الذي ذُكر فيه المستخدم للاطلاع.

يجدر بالذكر أن نظام التنويه الذكي في هذه الوحدة مصمم بحيث يتم فلترة عرض المنشورات لكل مستخدم وفق الصلة به. فالموظف لن يرى في صفحة التنويهات إلا المنشورات التي قام هو بإنشائها أو تمت الإشارة إليه فيها (سواء في المنشور نفسه أو أحد التعليقات)[9]. وبالمثل بالنسبة للعملاء عبر بوابة العملاء؛ لن يظهر لهم سوى ما يتعلق بهم (إما منشورات قاموا بها أو ذُكروا فيها بالاسم أو ذُكر فيها شركتهم/حسابهم)[10]. هذا يعني أن التنويه الذكي يحافظ على خصوصية المنشورات ويضمن إيصالها فقط لمن يهمهم الأمر.

إعدادات وأذونات التنويه

تُدار وحدة التنويه الذكي بشكل مركزي من قبل مسؤول النظام ضمن قائمة الإضافات. لا تتطلب هذه الوحدة إعدادات معقدة، ولكن توجد إعدادات للأذونات يجب مراعاتها كما أسلفنا. ضمن إعدادات الصلاحيات (الأذونات) للموظفين، ستجد إذن خاص بالوحدة يسمى مثلاً "التنويه" أو "@Mention". يمكن للمسؤول التحكم في منح هذا الإذن للأدوار أو لمستخدمين محددين. يمنح هذا الإذن حامله القدرة على عرض واستخدام لوحة التنويه الذكي (بما في ذلك إنشاء منشورات وكتابة تعليقات واستخدام @ و#)[1]. من لا يملك هذا الإذن لن تظهر له الوحدة في القائمة الجانبية أصلًا.

لا توجد إعدادات خاصة أخرى مطلوبة لتفعيل الإشعارات، حيث إنها تعمل تلقائيًا حالما تكون الوحدة مفعّلة. لكن يمكن للمسؤولين التأكد من إعداد خادم البريد الإلكتروني للنظام بشكل صحيح ليتم إرسال رسائل التنبيه عند الذكر. أيضًا إذا كانت شركتك تفضل عدم إشراك العملاء في هذه المناقشات الداخلية، يمكن ببساطة إبقاء خيار بوابة العميل معطلاً لهذه الوحدة (وهو الإعداد الافتراضي حيث لا يظهر عنصر التنويه في قائمة بوابة العميل)[11]. أما إذا رغبت بالسماح للعملاء بالمشاركة، فتأكد من تفعيل ذلك وربما إعلام العملاء بوجود هذه الميزة وكيفية استخدامها.

من ناحية التحكم بالمرجعيات (الإشارات #): تعتمد الوحدة على صلاحيات المستخدم الحالية في النظام لتحديد ما يستطيع الإشارة إليه. فمثلاً موظف ليس لديه إذن للاطلاع على المشاريع لن يتمكن من رؤية مشاريع في قائمة الاقتراح عند كتابة # وبالتالي لن يستطيع ذكر مشروع معين[3]. هذا التصميم يمنع الوصول لمعلومات غير مخوّل بها عبر خاصية التنويه. لذلك، عند تجربة ذكر عنصر ولم يظهر لك في القائمة المنسدلة، تأكد أن لديك صلاحية الاطلاع عليه أولاً.

أفضل الممارسات لاستخدام التنويه الذكي بكفاءة

للاستفادة القصوى من ميزة التنويه الذكي، إليك بعض النصائح وأفضل الممارسات:

اذكر الأشخاص المعنيين فقط: تجنب ذكر جميع أعضاء الفريق مثلًا في كل منشور بشكل عشوائي. استخدم التنويه @ لاستدعاء انتباه من يهمه الأمر مباشرة. ذكر الأشخاص المناسبين سيضمن تجاوبًا أسرع ويمنع تشتيت الآخرين بإشعارات لا تعنيهم.

أشر إلى العناصر المهمة: عند مناقشة موضوع معين، من المفيد جدًا استخدام # للإشارة إلى العناصر ذات الصلة (مثل مهمة قيد النقاش أو فاتورة تحتاج مراجعة). هذا يوفر سياقًا واضحًا للقارئ – بدل أن تقول "المهمة المشار إليها سابقًا"، يمكنك ذكرها مباشرة باسمها كرابط. سيسهل ذلك على الجميع فهم السياق والانتقال إلى تفاصيل العنصر عند الضرورة.

حافظ على وضوح الرسالة: على الرغم من إمكانية دمج عدة إشارات @ و# في منشور واحد، حاول أن يكون النص واضحًا ومباشرًا. لا تبالغ في استخدام الإشارات بشكل يعيق قراءة الجملة. اجعل التنويهات جزءًا مكملًا للرسالة وليس العكس.

تابع الإشعارات وتفاعل معها: عند تلقيك إشعار بأن أحدهم ذكرك، اضغط عليه فور استطاعتك لعرض السياق وقدم الرد إذا كان مطلوبًا. هذه الخاصية تهدف إلى تقليل الزمن المستغرق في التواصل، لذا كن مستعدًا للتفاعل السريع عبرها.

تنسيق المنشورات: يمكنك استخدام الخاصية كوسيلة تواصل غير رسمية نسبيًا داخل النظام، لكن احرص على أن يبقى أسلوبك مهنيًا ومحتوى المنشورات مناسبًا لسياق العمل. تذكّر أن كل ما تكتبه يتم حفظه كجزء من سجل النظام ويمكن للمعنيين الرجوع إليه.

عدم مشاركة معلومات حساسة بشكل غير مناسب: رغم أن التنويهات تصل فقط لمن ذُكر أو تمتع بصلاحيات ذات صلة، احرص على عدم ذكر عميل أو مشاركة بيانات سرية في منشور عام. استخدم حكمك المهني في تحديد ما يجب مشاركته ومع من.

باتباع هذه الممارسات، ستتمكن من تسخير التنويه الذكي كأداة فعّالة لتعزيز التعاون. فهي تقلل الحاجة للبريد الإلكتروني الداخلي وتشجع على نقاشات شفافة مرتبطة مباشرة بالمهام والسجلات داخل النظام.

الرسائل والتنبيهات المتعلقة بالتنويه

عند استخدامك للوحدة، ستلاحظ ظهور بعض الرسائل التأكيدية أو التنبيهات التي تساعدك على فهم حالة العملية:

عند إضافة منشور جديد بنجاح ستظهر رسالة تأكيد إيجابية مثل "تمت الإضافة بنجاح."[12] في أعلى أو أسفل الشاشة (حسب تصميم النظام) لتعلمك أن منشورك تم نشره وإرساله بنجاح إلى الآخرين. وبالمقابل إذا حدث خطأ ولم يتم نشر المنشور (مثلاً انقطاع الاتصال أو مشكلة ما) فستظهر رسالة "فشلت الإضافة." لتنبيهك بأن المحاولة لم تنجح[12].

بشكل مشابه، عند إضافة تعليق جديد قد تظهر رسالة تفيد بنجاح نشر التعليق أو فشله إذا حصلت مشكلة. هذه الرسائل مهمة للتأكد من أن ما كتبته وصل فعليًا.

الإشعارات الفورية (داخل النظام) تظهر في أيقونة الجرس كما أسلفنا عند ذكرك من قبل شخص آخر. النقر على الإشعار ينقلك إلى المنشور أو التعليق ذي الصلة. إذا قمت بفتح قائمة الإشعارات ولم تقم بالنقر على بعضها، فستظل تلك الإشعارات مميزة حتى تطلع عليها أو تؤشر عليها كمقروءة.

رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها النظام عند التنويه تحتوي عادة عنوانًا يشير إلى أنه تم ذكرك بواسطة شخص ما. على سبيل المثال قد يكون عنوان البريد "لقد تم ذكرك في النظام" والمحتوى يذكر اسم الزميل الذي ذكرك مع رابط للمشاهدة[8]. تأكد من فحص صندوق الوارد الخاص ببريدك الإلكتروني (وأيضًا مجلدات البريد غير الهام في حال لم تجد الرسالة) للتنبيهات المرسلة من النظام.

في حقل كتابة المنشور أو التعليق، وكما ذكرنا، يظهر نص إرشادي placeholder باللون الرمادي قبل الكتابة. هذا النص يختفي عند النقر للكتابة. وجوده لمساعدتك على تذكر الصياغة الصحيحة لاستخدام @ و#[2]. استغل هذا التلميح إذا نسيت كيفية بدء التنويه.

في حال واجهتك أي رسالة غير مفهومة أو استثنائية أثناء استخدام التنويه الذكي، يمكنك استشارة مسؤول النظام. بشكل عام، تم تصميم الوحدة لتكون بسيطة وواضحة للمستخدم؛ إما أن تقوم بالذكر الصحيح فيتم بنجاح مع إشعارات، أو سيخبرك النظام بوجود خطأ لتحاول مرة أخرى. استفد من رسائل النظام كدليل لك أثناء الاستخدام.

بهذا نصل إلى ختام الدليل. توفر وحدة التنويه الذكي آلية قوية لتعزيز التواصل الداخلي والخارجي (مع العملاء) في نطاق النظام بشكل منظم وقابل للتتبع. باتباع الإرشادات أعلاه، ستتمكن من استخدامها بكفاءة لتحقيق تعاون أفضل وتنفيذ أسرع للمهام مع تجنب ضياع التنبيهات أو المعلومات المهمة. نتمنى لك تجربة ناجحة في استخدام خاصية التنويهات الذكية لتحسين إنتاجيتك وتواصلك في العمل. إذا كانت لديك أي استفسارات إضافية، يُرجى الرجوع إلى قسم الدعم أو الوثائق التقنية الخاصة بالنظام. حفّز فريقك على تبني هذه الأداة ضمن روتين العمل اليومي لتحقيق أقصى استفادة منها.

[1] [11] mention.php

[2] [7] [12] mention_lang.php

[3] Mention.php

[4] [5] Mention_client.php

[6] [8] [9] [10] Mention_model.php