دليل مستخدم وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM)

مقدمة عن وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM)

تتيح لك وحدة إدارة علاقات العملاء (CRM) في نظام xfatora إدارة جميع جوانب تفاعل شركتك مع العملاء الحاليين والعملاء المحتملين بشكل منظم. من خلال هذه الوحدة ستتمكن من تخزين بيانات العملاء وتنظيمها، متابعة العملاء المحتملين وتحويلهم إلى عملاء فعليين، إدارة جهات الاتصال الخاصة بكل عميل، وتتبع فرص المبيعات من عروض وفواتير وغيرها. يهدف هذا الدليل إلى شرح كل وظيفة أساسية في وحدة CRM وكيفية استخدامها خطوة بخطوة بأسلوب مبسط. سنغطي المهام الرئيسية مثل إدارة العملاء والعملاء المحتملين وجهات الاتصال، بالإضافة إلى إنشاء عروض الأسعار والمقترحات وإصدار الفواتير وإدارة العقود، مع ذكر أدوات المتابعة والتتبع لضمان عدم تفويت أي تواصل مهم مع عميل.

ملاحظة: يحتوي نظام xfatora على وحدات أخرى مثل وحدة المشاريع (Projects)، ولكن هذا الدليل يركز فقط على وظائف وحدة الـCRM؛ لن يتم التطرق إلى وحدة المشاريع حسب التعليمات.

إدارة العملاء (العملاء الحاليين)

تعد إدارة العملاء قلب نظام CRM، حيث تمكنك من إضافة عملائك (سواء كانوا شركات أو أفراد) والاحتفاظ بمعلوماتهم والتفاعل معهم. في نظام xfatora يُطلق على العملاء أيضًا العملاء في الواجهة[1]. فيما يلي كيفية إدارة العملاء:

عرض قائمة العملاء: من قائمة النظام الرئيسية، اختر قسم "العملاء"[1]. ستظهر لك قائمة بكافة العملاء المسجلين، تتضمن أعمدة مثل اسم العميل والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف وآخر تواصل وحالة النشاط. يمكنك استخدام شريط البحث للعثور على عميل معين بسهولة.

إضافة عميل جديد: لإضافة عميل جديد، اضغط على زر "عميل جديد"[2]. سيظهر نموذج لإدخال بيانات العميل:

الاسم: أدخل اسم الشركة أو اسم الشخص (إذا كان عميلاً فرديًا).

البريد الإلكتروني: البريد الإلكتروني الرئيسي للتواصل.

رقم الهاتف: رقم هاتف العميل.

العنوان ومعلومات الاتصال الأخرى: ستجد حقولًا للعنوان والمدينة والرمز البريدي والدولة... قم بتعبئتها بمعلومات العميل المتوفرة.

المجموعات (اختياري): يمكنك تخصيص العميل إلى مجموعة معينة (مثلاً عملاء كبار أو عملاء محتملون سابقًا)، وذلك لتسهيل تصنيفهم. لإنشاء مجموعة جديدة أو تحرير المجموعات، استخدم خيار "مجموعات العملاء" ضمن الإعدادات[3].

خيارات إضافية: قد يظهر خيار مثل "لا ترسل بريد الترحيب الإلكتروني" إذا كنت لا ترغب في إرسال رسالة ترحيبية تلقائية للعميل الجديد عند حفظه[4].

بعد تعبئة البيانات، اضغط "حفظ" لإضافة العميل. إذا كنت ترغب مباشرة في إضافة جهة اتصال للعميل بعد حفظه، فيمكنك الضغط على "حفظ وإنشاء جهة اتصال"[5] والذي سيحفظ العميل ويفتح نموذج إضافة جهة اتصال جديدة (انظر قسم جهات الاتصال أدناه).

تفاصيل ملف العميل: بعد إضافة العميل، يمكنك النقر على اسمه في القائمة لفتح ملفه التعريفي. ستظهر صفحة تحتوي على تبويبات متعددة خاصة بهذا العميل لتسهيل إدارة كل ما يتعلق به:

تبويب الملف الشخصي: يظهر معلومات الشركة/الشخص الأساسية التي تم تسجيلها (الاسم، بيانات الاتصال، العنوان...إلخ) مع إمكانية تعديلها. عدّل أي حقل واضغط "حفظ" للتحديث.

تبويب جهات الاتصال: يعرض جهات الاتصال المرتبطة بهذا العميل (الأشخاص الذين يمثلون العميل للتواصل)[6]. يمكنك إضافة عدة جهات اتصال لكل عميل (مثال: موظفون لدى الشركة العميلة).

تبويب الفواتير: يعرض جميع الفواتير الصادرة لهذا العميل مع حالتها (مدفوعة/غير مدفوعة/متأخرة)[7].

تبويب عروض الأسعار: يعرض أي عروض أسعار (اقتراحات أسعار) تم تقديمها لهذا العميل وحالتها (مثال: مسودة، مرسلة، مقبولة، مرفوضة).

تبويب المقترحات: إذا كنت تستخدم ميزة المقترحات (عروض مخصصة أكثر تفصيلاً)، فستظهر المقترحات المرسلة لهذا العميل هنا.

تبويب العقود: يعرض أي عقود مبرمة مع هذا العميل[1]، بما في ذلك تواريخ بداية ونهاية العقد.

تبويبات أخرى: مثل التذاكر (دعم فني) إن وُجدت، الملاحظات الداخلية للموظفين حول العميل، والتذكيرات المجدولة (سنشرحها في قسم التتبع).

تحرير بيانات عميل أو حذفه: من ملف العميل، اضغط على زر "تعديل" (أيقونة قلم) لتعديل بيانات العميل الأساسية. بعد إجراء التعديلات، اضغط "حفظ". لحذف العميل بالكامل، استخدم خيار "حذف" (أيقونة سلة المهملات) من قائمة الخيارات؛ سيُطلب منك تأكيد الحذف. تنبيه: حذف العميل سيؤدي إلى إزالة جميع البيانات المرتبطة به بما في ذلك الفواتير والعروض الخاصة به.

تفعيل/إلغاء تفعيل العميل: إذا كان النظام يميز بين العملاء النشطين وغير النشطين، يمكنك تغيير حالة العميل. على سبيل المثال، قد يظهر تنبيه بأن العميل غير نشط مع خيار "تحديد كنشط" إذا كان الحساب معطلاً[8]. العملاء غير النشطين لا يستطيعون تسجيل الدخول إلى منطقة العملاء ولا يتم احتسابهم كجهات اتصال فعالة. يمكن إعادة تنشيط العميل بسهولة من ملفه عبر الضغط على رابط التفعيل عند ظهوره.

مثال توضيحي: لنفترض أننا نريد إضافة شركة "ABC للتجارة" كعميل جديد. سنذهب إلى قائمة العملاء ونضغط "عميل جديد". في نموذج الإضافة، سندخل اسم الشركة "ABC للتجارة"، البريد الإلكتروني abc@company.com، رقم الهاتف، والعنوان. ثم نضغط "حفظ وإنشاء جهة اتصال" لإضافة شخص للتواصل. بعد حفظ العميل، سيظهر ملف "ABC للتجارة" مع تبويبات تعرض كل ما يخص هذا العميل. يمكننا لاحقًا إصدار فاتورة أو عرض سعر لهذا العميل مباشرة من ملفه، وكذلك إضافة أي ملاحظات أو تذكيرات لمتابعة التواصل معه.

إدارة جهات الاتصال المرتبطة بالعملاء

جهات الاتصال هم الأشخاص الذين تتواصل معهم لدى كل عميل (مثل المدير التنفيذي أو مسؤول المشتريات في شركة العميل). يتيح لك النظام إضافة جهات اتصال متعددة لكل عميل وتحديد معلوماتهم وصلاحياتهم. تظهر جهات الاتصال في تبويب خاص ضمن ملف العميل[6]، كما يمكن للعملاء (الشركات) إدارة جهات الاتصال الخاصة بهم من خلال منطقة العملاء أيضًا.

كيفية إدارة جهات الاتصال:

إضافة جهة اتصال جديدة: هناك طريقتان لإضافة جهة اتصال:

أثناء إنشاء عميل جديد، كما ذكرنا، يمكنك استخدام زر "حفظ وإنشاء جهة اتصال" لإدخال بيانات أول جهة اتصال مباشرة[5].

أو من داخل ملف العميل نفسه: انتقل إلى تبويب "جهات الاتصال" ضمن ملف العميل واضغط "جهة اتصال جديدة"[6].

سيظهر نموذج لإدخال معلومات جهة الاتصال، يشمل: - الاسم: اسم الشخص (الاسم الأول واسم العائلة). - البريد الإلكتروني: البريد الإلكتروني لجهة الاتصال (يُستخدم أيضًا كحساب لتسجيل الدخول إلى بوابة العملاء). - رقم الهاتف: رقم هاتف جهة الاتصال. - المنصب (إن وجد): منصب الشخص داخل شركة العميل (مثلاً: مدير المشتريات). - علامة "جهة الاتصال الأساسية": يمكنك وضع علامة على الشخص كـ جهة الاتصال الأساسية للعميل. جهة الاتصال الأساسية عادةً ما تكون المستلم الافتراضي للفواتير والإشعارات، ويتم منحها صلاحيات إدارية على حساب العميل[9][10]. يُنصح دائمًا بأن يكون لكل عميل جهة اتصال أساسية واحدة[11]. - الصلاحيات: يتيح لك النظام تفعيل أو تعطيل صلاحيات معينة لكل جهة اتصال[12]. على سبيل المثال، يمكنك تحديد ما إذا كان بإمكان جهة الاتصال هذه عرض الفواتير الخاصة بالعميل أو عروض الأسعار أو العقود أو طلب الدعم الفني عبر التذاكر. فعند إضافة جهة اتصال، ستجد قائمة بالأذونات مثل: الفواتير، عروض الأسعار، المقترحات، العقود، الدعم[12]. قم بتحديد ما يناسب دور هذه الجهة. (مثال: قد تمنح المحاسب لدى العميل إذن عرض الفواتير فقط، بينما تمنح المدير إذنًا لجميع العناصر بما فيها العقود والدعم). - بعد تعبئة بيانات جهة الاتصال وتحديد الأذونات، اضغط "حفظ" لإضافتها.

تحرير جهة اتصال أو حذفها: من تبويب جهات الاتصال في ملف العميل، ستشاهد قائمة بجميع الأشخاص المضافين. مقابل كل جهة اتصال هناك خيارات للتحرير (تعديل الاسم أو المعلومات أو الأذونات) أو الحذف. لتحرير المعلومات، اضغط "تعديل" بجوار اسم جهة الاتصال، أجرِ التغييرات اللازمة ثم اضغط "حفظ". لحذف جهة اتصال، اضغط "حذف" ثم أكد الأمر. ملاحظة: لا يمكن حذف جهة الاتصال الأساسية الأخيرة للعميل إلا بعد تعيين جهة اتصال أساسية بديلة، حيث يتطلب النظام وجود جهة اتصال أساسية واحدة على الأقل لكل عميل[10].

استخدام جهات الاتصال: بعد إضافة جهات اتصال، سيقوم النظام باستخدام معلوماتهم في عمليات التواصل. مثلاً، عند إرسال فاتورة إلى عميل، سيتم إرسالها افتراضيًا إلى بريد الجهة الأساسية (ما لم تختر غير ذلك). كذلك يمكن لجهات الاتصال (بحسب الصلاحيات التي منحتها لهم) تسجيل الدخول إلى بوابة العملاء للاطلاع على الفواتير أو العروض أو إرسال طلبات الدعم. يمكنك أيضًا مشاركة ملفات معينة مع جهات اتصال محددة من خلال ملف العميل[13].

مثال تطبيقي: بعد إضافة شركة "ABC للتجارة" كعميل، سنضيف جهة اتصال باسم "أحمد علي" كمدير مشتريات. ندخل الاسم والبريد ahmed@abc.com ورقم الهاتف ونحدده كـ جهة الاتصال الأساسية. سنمنحه صلاحيات عرض الفواتير وعروض الأسعار فقط. بعد الحفظ، سيظهر "أحمد علي" في قائمة جهات الاتصال الخاصة بـ"ABC للتجارة". عندما نقوم بإصدار فاتورة أو عرض سعر لـ"ABC للتجارة"، سيتم إدراج بريد أحمد تلقائيًا كمتلقٍ. ويمكن لأحمد لاحقًا تسجيل الدخول لمنطقة العملاء باستخدام بريده والاطلاع على الفواتير المستحقة.

إدارة العملاء المحتملين (Leads)

يمثل العميل المحتمل شخصًا أو جهة أبدت اهتمامًا بخدماتك أو منتجاتك ولكنه لم يصبح عميلًا بعد. نظام CRM في xfatora يدعم تتبع العملاء المحتملين بشكل فعال، حيث يمكنك تسجيل معلوماتهم ومتابعتهم حتى تحويلهم إلى عملاء فعليين. في واجهة النظام ستظهر قائمة العملاء المحتملين تحت قسم "العملاء المحتملون" في القائمة الرئيسية[1].

خطوات إدارة العملاء المحتملين:

عرض قائمة العملاء المحتملين: من القائمة الجانبية، اختر "العملاء المحتملون"[1]. ستظهر لك لوحة تحكم تتضمن قائمة بجميع العملاء المحتملين. يمكنك التبديل بين عرض القائمة التقليدي أو عرض كانبان (Kanban). في عرض القائمة سترى أعمدة مثل الاسم والإيميل والهاتف والحالة (مدى تقدم العميل المحتمل) وآخر تواصل. أما عرض الكانبان فيقسم العملاء المحتملين إلى أعمدة حسب الحالة (مثل جديد، جاري المتابعة، مؤهل، إلخ) بشكل بطاقات يمكنك سحبها وإفلاتها بين الأعمدة لتغيير حالة العميل المحتمل[14][15]. استخدم زر "التبديل إلى كانبان" أعلى الصفحة للتغيير بين العرضين[14].

إضافة عميل محتمل جديد: لإضافة عميل محتمل يدويًا (مثلاً بعد لقاء تعريفي أو اتصال هاتفي):

اضغط زر "عميل محتمل جديد"[16]. سيظهر نموذج لإدخال التفاصيل الأولية.

الاسم: أدخل اسم الشخص أو الجهة المهتمة.

الشركة (إن وجد): في حال كان العميل المحتمل يمثل شركة، يمكنك تدوين اسم الشركة.

البريد الإلكتروني والهاتف: معلومات التواصل الأساسية مع هذا العميل المحتمل.

المصدر: اختر مصدر هذه الفرصة (مثل: إحالة، موقع إلكتروني، معرض...إلخ). يمكنك تحديد مصدر من القائمة أو إضافة مصدر جديد (مثلاً مصادر العملاء المحتملين يمكن تخصيصها من الإعدادات[17]).

الحالة: اختر الحالة الحالية لهذا العميل المحتمل (مثل: جديد، متواصل، مؤهل، غير مهتم...). حالات العملاء المحتملين يمكن تعديلها وإضافة حالات مخصصة عبر إعدادات النظام[18]. الحالة تساعدك على تتبع مرحلة تقدم كل فرصة.

معيّن إلى: يمكنك تعيين هذا العميل المحتمل لأحد أفراد فريقك (موظف مسؤول) إن أردت، بحيث يكون مسؤولاً عن متابعته.

ملاحظات أولية: حقل لوضع أي ملاحظة أو تعليق عند الإنشاء (مثلاً "مهتم بحل XYZ، طلب إعادة اتصال الأسبوع القادم").

بعد تعبئة المطلوب، اضغط "حفظ" لإضافة العميل المحتمل.

إدارة حالة وسجل العميل المحتمل: بعد إضافة العميل المحتمل، ستظهر بطاقة أو سطر خاص به في القائمة. يمكنك النقر عليه لفتح ملفه. في ملف العميل المحتمل، يمكنك:

تعديل المعلومات: مثل تحديث رقم الهاتف أو إضافة تفاصيل إضافية.

تغيير الحالة: بسهولة إمّا عبر قائمة منسدلة للحالات أو بسحب البطاقة إلى عمود حالة آخر في لوحة الكانبان. مثلاً، عند التواصل مع العميل المحتمل والتأكد من اهتمامه، يمكنك تغيير حالته إلى "مؤهل" أو "جاري التفاوض".

إضافة ملاحظات أو متابعات: هناك قسم لإضافة ملاحظات حول كل تواصل يتم معه (مثل: "تم الاتصال بالعميل وطلب عرض سعر مبدئي"). احتفظ بالملاحظات لكل نشاط لمساعدة فريقك في المتابعة المستمرة.

إضافة مرفقات: يمكنك إرفاق ملفات متعلقة بالعميل المحتمل (مثل مستندات أو بطاقات عمل) في ملفه للحفظ.

إعداد تذكيرات متابعة: إذا كنت تريد تذكيرًا للمتابعة مع هذا العميل المحتمل في تاريخ معين، استخدم ميزة التذكير (ستجد زر أو أيقونة "جرس/تذكير"). عند الضغط عليه يمكنك تحديد تاريخ ووقت لتذكير، ووصف مثل "متابعة عبر الهاتف"[19]. سيتولى النظام تنبيهك (وإرسال بريد إلكتروني إذا اخترت ذلك) في الموعد المحدد لعدم نسيان المتابعة.

تحويل العميل المحتمل إلى عميل فعلي: عند نجاحك في إقناع العميل المحتمل بالتعامل أو إبرام صفقة، يمكنك تحويله مباشرة إلى عميل في النظام:

اضغط على زر "تحويل إلى عميل" الموجود في ملف العميل المحتمل. سيطلب منك النظام تأكيد بعض البيانات لتحويل هذا السجل إلى عميل حقيقي:

اختيار ما إذا كنت تريد إنشاء جهة اتصال من معلومات هذا العميل المحتمل (عادةً نعم، سيقوم بإنشاء جهة اتصال أساسية من اسمه وبريده).

نقل الملاحظات المرفقة إلى ملف العميل الجديد (يمكنك الاختيار نسخ الملاحظات تلقائيًا[20]).

تحديد بعض الخيارات كنسخ الحقول المخصصة إن وجدت[21].

بعد التأكيد، سيتم إنشاء سجل جديد في قائمة العملاء يحمل بيانات هذا الشخص، وسيتم وسم هذا العميل المحتمل بأنه محول إلى عميل[22]. لن يُظهر بعد ذلك في قائمة العملاء المحتملين (إلا كإحصائية ضمن التحويلات).

وضع عميل محتمل كضائع أو غير هام: في بعض الأحيان قد تقرر أن العميل المحتمل غير مهتم أو فرصة ضائعة. بدلاً من حذفه، يمكنك تعيين الحالة المناسبة:

قم بتغيير حالة العميل المحتمل إلى ضائع أو غير هام (حسب التصنيفات التي لديك). النظام يدعم وسم خاص لهاتين الحالتين. مثلًا، يمكنك وضع الحالة "غير هام" إذا تبين أن جهة الاتصال غير صحيحة أو أن العميل غير جاد.

إذا كان لديك حالة "ضائع" معرفة، يمكن اختيارها أيضًا. يمكن أيضًا من ملف العميل المحتمل استخدام خيار "وضع كضائع" مباشرة[23] أو "وضع كغير هام"، والنظام سيظهر لك علامة خاصة تشير إلى ذلك (وربما يستثنيهم من بعض التقارير).

يمكنك دائمًا التراجع عبر خيار "إلغاء وضع كضائع/غير هام" إن تغيرت الظروف لاحقًا[23].

حذف عميل محتمل: في حال الرغبة في إزالة السجل، يمكنك حذفه. لكن ينصح عمومًا بوضع غير المهتمين كغير هام بدلًا من الحذف للحفاظ على تاريخ الاتصالات.

مثال عملي: تلقيتَ اتصالًا من "شركة الهلال" التي أبدت اهتمامًا بخدماتك. ستضيفها كـ "عميل محتمل جديد": تدخل اسم الشركة واسم الشخص المسؤول "خالد"، مع بريده ورقم هاتفه، وتحدد المصدر "معرض تجاري". تعيّن الحالة إلى "جديد" وتكتب ملاحظة "طلب عرض تعريفي". بعد أسبوع، تتابع مع خالد وتجد أنه مهتم وترغب بإرسال عرض سعر. يمكنك تغيير حالته إلى "مؤهل" وإضافة ملاحظة "مهتم - إرسال عرض سعر بقيمة مبدئية 5000$". أيضًا تضبط تذكيرًا بعد 3 أيام للتواصل ومعرفة رأيه[19]. لاحقًا، إذا قبل العرض، تقوم بتحويل "شركة الهلال" إلى عميل بنقرة زر، فيُنشأ سجل في قائمة العملاء باسمها مع نقل المعلومات الأساسية وجهة الاتصال. أما إذا لم يتجاوب رغم المتابعة، قد تضع حالته "ضائع" كتوثيق وتنتقل للعميل المحتمل التالي.

إنشاء عروض الأسعار والمقترحات (Offers & Proposals)

ضمن عملية إدارة المبيعات، يوفر لك النظام إمكانية إنشاء عروض أسعار رسمية تقدمها للعملاء المحتملين أو العملاء الحاليين قبل إتمام الصفقات. كذلك يمكن إنشاء مقترحات (عروض مخصصة) أكثر تفصيلاً إذا كان هناك حاجة لعرض خدماتك أو منتجاتك بشكل موسّع. في واجهة النظام قد تجد قسم "المبيعات" الذي يضم عروض الأسعار والفواتير والمدفوعات، بالإضافة إلى قسم "المقترحات" إن كنت تستخدمه[24].

عروض الأسعار (Estimates)

عروض الأسعار – والمشار إليها أحيانًا بـ "عروض" أو "عروض أسعار" – هي مستندات تحتوي على قائمة بالخدمات أو المنتجات وأسعارها المقترحة للعميل قبل الاتفاق النهائي. يسمح نظام xfatora بإنشاء عروض أسعار بسهولة ومتابعة حالتها (مسودة، مرسلة، مقبولة، مرفوضة). خطوات استخدام عروض الأسعار:

إنشاء عرض سعر جديد: من قائمة "المبيعات" اختر "عروض الأسعار" ثم اضغط زر "عرض سعر جديد"[25][26]. ستظهر لك صفحة إنشاء عرض السعر وفيها:

العميل أو العميل المحتمل: حدد لمن سيتم إصدار عرض السعر. يمكنك الاختيار من قائمة العملاء الحاليين أو العملاء المحتملين. إذا كان العميل المحتمل غير محوّل بعد، سيُسجَّل عرض السعر كمرتبط به[27].

تاريخ العرض وتاريخ انتهاء الصلاحية: أدخل تاريخ إنشاء العرض (يُملأ تلقائيًا عادة) وتاريخ انتهاء صلاحية العرض (الموعد النهائي لقبول العرض).

عملة العرض: إذا كان النظام يدعم عملات متعددة، اختر العملة المناسبة.

عناصر العرض: قم بإضافة البنود أو الخدمات ضمن جدول العرض:

الصنف/الوصف: أدخل اسم الخدمة أو المنتج. يمكنك أيضًا كتابة وصف مختصر لكل بند.

الكمية و السعر لكل وحدة[28].

الضريبة: إذا كان هناك ضريبة تطبَّق، يمكنك اختيار معدل الضريبة المناسب لكل بند (قد تُملأ تلقائيًا إذا عرّفت ضرائب افتراضية).

سيحسب النظام تلقائيًا الإجمالي لكل بند وكذلك الإجمالي الكلي مع الضريبة[28].

ملاحظات للعميل وشروط: هناك حقل لإضافة ملاحظة تظهر للعميل (مثل "هذا العرض ساري لمدة 30 يومًا")، وحقل آخر لشروط وأحكام عرض السعر إن وجدت.

بعد إكمال التفاصيل والتأكد منها، اضغط "إرسال" أو "حفظ كمسودة":

حفظ كمسودة: يعني حفظ العرض بدون إرساله بعد، ليبقى داخليًا إلى حين جاهزيتك لإرساله.

إرسال إلى العميل: غالبًا يكون هناك خيار لإرسال العرض مباشرة إلى البريد الإلكتروني للعميل. عند الإرسال سيتغير حالته إلى "مرسلة".

متابعة حالة عرض السعر: كل عرض سعر له حالة تتغير بناءً على الإجراء:

مسودة: لم يتم إرسال العرض بعد إلى العميل (للتحضير الداخلي فقط).

مرسل: تم إرسال العرض إلى العميل وبانتظار الرد.

مقبول: وافق العميل على العرض.

مرفوض: رفض العميل العرض.

منتهي: انتهت صلاحية العرض دون رد.

يمكنك تغيير الحالة يدويًا عند استلام رد من العميل. مثلاً إذا أخبرك العميل عبر الهاتف أنه يقبل العرض، يمكنك فتح العرض والنقر على "وضع كمقبول" لتغيير حالته. كذلك إذا رفض، ضع الحالة "مرفوض". هذه الحالات مهمة لإحصائيات معدل قبول العروض.

إرسال ومشاركة عرض السعر: بالإضافة إلى خيار الإرسال عبر البريد الإلكتروني من داخل النظام، يمكن توليد رابط إلكتروني للعرض يتيح للعميل استعراضه إلكترونيًا. عندما يشاهد العميل عرض السعر عبر الرابط، سيقوم النظام بـتتبع المشاهدة وتسجيل وقت المشاهدة وعنوان IP[29]، مما يفيدك لمعرفة ما إذا اطلع العميل على العرض[29]. يمكن للعميل عبر هذا الرابط الموافقة على العرض أو رفضه (إن كانت هذه الخاصية مفعّلة، حيث يستطيع الضغط على زر "أوافق" أو "أرفض"). ستتلقى إشعارًا في حالة قيامه بأي من الخيارين.

تحويل العرض إلى فاتورة: عند قبول العميل لعرض السعر، لديك خيار تحويله إلى فاتورة مباشرة[30]. هذه خطوة توفير للوقت: تضغط "تحويل إلى فاتورة" في صفحة العرض، فينشئ النظام فاتورة جديدة بنفس بنود عرض السعر وأسعاره[30]. بعد التحويل، يمكنك تعديل أي تفاصيل إضافية في الفاتورة ثم إرسالها لتحصيل المبلغ المتفق عليه.

نسخ أو تعديل عرض السعر: إذا أردت إنشاء عرض مشابه لعميل آخر أو لنفس العميل، تستطيع استخدام خاصية نسخ عرض السعر بدلاً من البدء من الصفر[31]. النظام سينسخ كل البنود والتفاصيل إلى عرض جديد وتستطيع تعديل ما يلزم ثم حفظه كعرض جديد.

مثال توضيحي: عميل محتمل "شركة الهلال" طلب عرض سعر لمشروع. سننشئ عرض سعر يتضمن 3 بنود (خدمة استشارية 10 ساعات، تصميم موقع، تدريب) بكميات وأسعار محددة. نرسل العرض بالبريد الإلكتروني مباشرة من النظام. حالة العرض تصبح "مرسل". بعد يومين، قام ممثل "شركة الهلال" بعرض مشاهدة العرض عبر الرابط[29] وأبلغنا بالموافقة. نقوم نحن بوضع حالة العرض "مقبول"، ثم نضغط "تحويل إلى فاتورة". يصدر النظام فاتورة بنفس المبلغ لإتمام العملية المالية. (لو رفض العرض، كنا سنحدد الحالة "مرفوض" ونستطيع إضافة ملاحظة عن سبب الرفض للرجوع إليها مستقبلًا).

المقترحات (Proposals)

المقترحات هي عروض مخصصة أكثر تفصيلاً قد تستخدم عندما تريد تقديم عرض موسع عن خدماتك، يتضمن محتوى نصيًا وتفاصيل غنية، وليس مجرد بنود سعرية. في بعض الحالات، المقترحات تغني عن عروض الأسعار التقليدية، خاصة في الخدمات الاستشارية أو المشاريع التي تتطلب شرحًا. نظام xfatora يدعم إنشاء المقترحات ويتابعها بشكل مشابه لعروض الأسعار.

إنشاء مقترح جديد: اذهب إلى قسم "المقترحات" واضغط "مقترح جديد"[32]. في شاشة إنشاء المقترح:

العميل أو العميل المحتمل: اختر الجهة التي سيُوجَّه لها المقترح (مثل عرض السعر، يمكن أن يكون عميل أو عميل محتمل)[33].

عنوان المقترح: اكتب عنوانًا أو موضوعًا موجزًا للمقترح (مثلاً: "مقترح لتقديم خدمات تسويقية متكاملة").

محتوى المقترح: على خلاف عرض السعر الذي يركز على جدول الأسعار، هنا لديك محرر نصوص كامل. يمكنك كتابة مقدمة، تفاصيل عن الحلول المقترحة، منهجية العمل، وجداول أسعار مبسطة ضمن النص. المقترح أشبه بمستند Word تقدمه للعميل. يمكنك تضمين صور وشعارات وتنسيقات مختلفة لجعل المقترح جذابًا.

جدول تسعير (اختياري): يمكنك إضافة جدول أسعار مختصر ضمن المقترح إن أردت تضمين بنود بتفاصيل سعرية (أو يمكن إرفاق عرض سعر منفصل). لكن الكثيرين يستخدمون المقترح لتقديم رؤية عامة وتفاصيل فنية ثم يضعون السعر الإجمالي أو نطاق الأسعار ضمنه.

صاحب المقترح وصلاحيته: حدد موظف الشركة المسؤول عن هذا المقترح (إن كان هناك توقيع أو مسؤول محدد)، وفترة صلاحية المقترح مثل تاريخ انتهاء اعتباره صالحًا (مشابه لانتهاء صلاحية عرض السعر).

احفظ المقترح بعد الانتهاء. يمكنك حفظه كمسودة إذا لم يكن مكتملًا بعد.

إرسال المقترح للعميل: تمامًا كما ترسل عروض الأسعار، يمكنك إرسال المقترح مباشرة عبر النظام بالبريد الإلكتروني. يتمكن العميل من استعراض المقترح عبر رابط خاص أيضًا. المقترحات أيضًا تدعم تأكيد القبول إلكترونيًا؛ حيث يمكن للعميل الضغط على "أقبل هذا المقترح" أو "أرفض" من الصفحة المخصصة له. عند قبول العميل، قد يتم إعلامك وتستطيع حينها المضي قدمًا (ربما عن طريق إنشاء عقد أو فاتورة بناءً عليه). كما يمكن إعداد النظام لتحويل المقترح المقبول إلى فاتورة تلقائيًا[34].

متابعة حالة المقترحات: حالات المقترحات تكون عادة: مسودة، مرسلة، مفتوحة (بانتظار الرد)، مقبولة، مرفوضة، ملغاة. راقب حالة كل مقترح من القائمة:

إذا قبل العميل المقترح عبر الرابط، ستتغير الحالة إلى "مقبولة" وتُسجل ملاحظة بالوقت[35]. وبالمثل للرفض.

يمكنك أيضًا تعديل الحالة يدويًا بناءً على تواصل خارجي مع العميل.

توجد لوحة كانبان للمقترحات أيضًا مثل عروض الأسعار، تسهّل رؤية المقترحات حسب حالتها في أعمدة.

تتبع مشاهدات المقترحات: عند فتح العميل صفحة المقترح، يتم تسجيل ذلك (عدد المشاهدات وتاريخها) مما يفيدك في التأكد من اطلاعهم[29]. يظهر عدد المشاهدات عادة في صفحة المقترح في النظام كمرجع.

متى تستخدم المقترحات؟ إذا كنت بحاجة لتقديم مستند مخصص يشرح قيمة خدماتك أو تفاصيل الحل للعميل قبل الاتفاق، فاستخدم المقترحات. أما عروض الأسعار فهي مباشرة أكثر وتركز على الأرقام. أحيانًا قد تستخدم الإثنين معًا: مقترح تفصيلي يرفق معه عرض سعر مجمل أو مفصل.

مثال: شركة "XYZ" طلبت خطة تسويقية كاملة. سننشئ مقترح جديد بعنوان "مقترح لخطة تسويقية متكاملة لـ XYZ". سنضمن في المحتوى نبذة عن شركتنا، فهمنا لاحتياجات XYZ، الاستراتيجية المقترحة، والفريق الذي سيعمل على المشروع، ثم فقرة التكلفة المتوقعة. بعد المراجعة، نرسل المقترح عبر النظام إلى المدير في XYZ. تظهر لنا الحالة "مرسلة" وعدد المشاهدات "1" بعد أن فتح المدير الرابط[29]. بعد أيام، وافقت الشركة على المقترح عبر الضغط على "أوافق" في الصفحة، فتتغير حالته تلقائيًا إلى "مقبولة". نقوم بالمتابعة من جهتنا بإعداد عقد رسمي معهم على أساس ما ورد في المقترح وإصدار فاتورة عند بدء التنفيذ.

إدارة الفواتير (Invoices)

تمثل الفواتير قلب المعاملات المالية مع عملائك. من خلال وحدة الفواتير يمكنك إنشاء فاتورة لتحصيل مبالغ من العملاء مقابل الخدمات أو المنتجات المقدمة. نظام xfatora يوفر واجهة شاملة لإصدار الفواتير ومتابعة تحصيلها وتسجيل المدفوعات وإرسال التذكيرات. كلمة الفواتير ستظهر في تبويبات العملاء وفي قائمة المبيعات[7].

كيفية إدارة الفواتير:

إنشاء فاتورة جديدة: من قائمة "المبيعات" اختر "الفواتير" ثم اضغط زر "فاتورة جديدة". سينقلك النظام إلى نموذج إصدار فاتورة:

العميل: اختر العميل الذي سترسل له الفاتورة (يجب أن يكون عميلًا مسجلاً مسبقًا وليس عميل محتمل. إذا كان التعامل مع عميل محتمل، حوّله إلى عميل أولًا قبل الفوترة).

تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق: بشكل افتراضي سيضع النظام تاريخ اليوم كتاريخ الفاتورة. يمكنك تعديله إذا لزم. ثم حدد تاريخ الاستحقاق الذي يتوجب فيه على العميل سداد المبلغ (مثلاً بعد 30 يومًا من تاريخ الفاتورة).

رقم الفاتورة: يولد تلقائيًا بناءً على الترقيم التسلسلي للفواتير، لكن يمكنك تعديله إذا احتجت لتنسيق مختلف (مع مراعاة عدم تكرار رقم سبق استخدامه).

عناصر الفاتورة: أضف البنود التي يتم billing عليها:

الصنف / الخدمة: اختر من قائمة المنتجات أو الخدمات المعرفة (أو أدخل اسمًا مخصصًا للبند). يمكنك إعداد قائمة بالمواد مسبقًا لكن هذا اختياري.

الوصف: وصف مختصر للبند إن لم يكن واضحًا بالاسم.

الكمية والسعر: حدد كمية كل بند وسعر الوحدة[28]. يمكن أن تكون الكمية "1" والسعر هو الإجمالي إذا لم يكن قابلاً للتجزئة.

الضريبة: أضف ضريبة للبند إذا انطبقت (مثال: ضريبة قيمة مضافة). يمكنك إضافة أكثر من ضريبة لكل بند إذا النظام مجهز لذلك، أو تركها صفر.

ستلاحظ أن النظام يحسب الإجمالي لكل بند (السعر * الكمية) ويجمع الإجمالي الفرعي ثم يضيف الضرائب لإعطاء إجمالي الفاتورة[28]. تأكد من صحة هذه الأرقام.

ملاحظات وعرض في ملف PDF: يمكنك إضافة ملاحظة تظهر للعميل أسفل الفاتورة (مثلاً "شكرًا لتعاملكم معنا. الرجاء السداد خلال 15 يومًا.")، وكذلك شروط الدفع أو معلومات الحساب البنكي إن لزم.

حفظ الفاتورة وإرسالها: لديك خيار حفظها كمسودة أو إصدارها مباشرة. عادة عند الضغط على "حفظ" يتم إنشاء الفاتورة برقم مخصص وتكون جاهزة للإرسال. يمكنك عندها:

اختيار "إرسال إلى البريد الإلكتروني" لإرسال الفاتورة فورًا إلى جهة اتصال العميل[36]. ستفتح نافذة تحضير بريد يحتوي الفاتورة PDF كملف مرفق.

أو يمكنك حفظها ثم إرسال الرابط يدويًا لاحقًا.

متابعة حالة الفاتورة: كل فاتورة لها حالة تظهر مدى التحصيل:

غير مدفوعة: الفاتورة صادرة ولم يتم تسجيل أي دفعة لها بعد (المبلغ الكامل مستحق)[37].

مدفوعة جزئيًا: تم تسجيل دفعات جزئية من الفاتورة لكن ليس كامل المبلغ[38].

مدفوعة: تم سداد كامل مبلغ الفاتورة[37].

متأخرة (مستحقة): تجاوز تاريخ الاستحقاق ولم تُسدد بعد[39].

ملغاة: في حال قررت إلغاء الفاتورة (لن تُحصَّل).

النظام يغير الحالة تلقائيًا عند تسجيل المدفوعات أو تجاوز تاريخ الاستحقاق. مثلاً: إن جاء تاريخ الاستحقاق ولم تُدفع الفاتورة، سيضعها في حالة "متأخرة" تلقائيًا[40]. كما يمكنك يدويًا تعليم الفاتورة كملغاة إذا لن يتم تحصيلها.

تسجيل دفعة على فاتورة: عند استلامك دفعة من العميل (سواء كاملة أو جزئية)، يجب تسجيلها في النظام للحفاظ على سجل مالي دقيق:

افتح الفاتورة المعنية واختر "تسجيل دفعة"[41]. سيظهر نموذج صغير:

المبلغ المستلم: أدخل مقدار المبلغ الذي دفعه العميل الآن. إذا كانت دفعة كاملة، أدخل القيمة الكاملة المتبقية، وإن كانت جزئية فأدخل القيمة المدفوعة فقط.

طريقة الدفع: اختر وسيلة الدفع (مثل تحويل بنكي، نقدي، شيك، بطاقة ائتمان...). يمكنك إدارة طرق الدفع المتاحة من إعدادات النظام.

التاريخ: تأكد أن تاريخ الدفعة صحيح (تاريخ اليوم افتراضيًا، ويمكن تعديله لو وصلت الدفعة في يوم سابق).

الوصف/الملاحظات: حقل اختياري لكتابة أي مرجع أو ملاحظة داخلية (مثلاً رقم التحويل البنكي).

اضغط "حفظ" لتسجيل الدفعة.

بعد الحفظ، سيتم تحديث حالة الفاتورة تلقائيًا:

إذا كان المبلغ المدفوع أقل من إجمالي الفاتورة، ستصبح الحالة "مدفوعة جزئيًا".

إذا ساوى المبلغ المدفوع إجمالي الفاتورة (أو تجاوزها في حال تسجيل دفعة زائدة بالخطأ)، ستصبح الحالة "مدفوعة".

يمكنك رؤية سجل الدفعات أسفل صفحة الفاتورة (جدول يبين كل دفعة وتاريخها وطريقتها)[42].

إرسال تذكيرات بالفواتير المتأخرة: النظام قادر على إرسال تذكير تلقائي للفاتورة المتأخرة إلى العميل[43]. تأكد من إعداد مهام مجدولة (كرون) بشكل صحيح ليقوم النظام بإرسال رسائل التذكير بعد عدد معين من الأيام من التأخير[44]. كما يمكنك إرسال تذكير يدوي في أي وقت عبر فتح الفاتورة واختيار "إرسال تذكير".

عرض الفواتير للعميل: يمكن للعملاء عبر بوابة العملاء رؤية قائمة فواتيرهم (بحسب الصلاحيات الممنوحة لجهات الاتصال). يتمكنون من تنزيل نسخة PDF لكل فاتورة[45]، ومعرفة حالتها. إذا فعلت بوابة الدفع عبر الإنترنت، قد يتمكنون من الدفع مباشرة (مثلاً عبر بطاقة الائتمان) وستُسجل الدفعة تلقائيًا[46].

وظائف إضافية: يشمل نظام الفواتير خصائص متقدمة مثل:

الفواتير المتكررة: إنشاء فاتورة كقالب متكرر بحيث يصدرها النظام تلقائيًا كل فترة (شهرية مثلاً) – هذه مفيدة لعقود الصيانة والاشتراكات.

سندات القبض (الإيصالات): عند تسجيل دفع قد تتمكن من إرسال إيصال دفع للعميل.

دمج الفواتير: دمج فاتورتين أو أكثر في فاتورة واحدة إن لزم (وظيفة نادرة الاستخدام، لكنها موجودة مع تحذيرات حول التسلسل الرقمي)[47].

مثال عملي: بعد أن أنجزت مشروعًا لصالح "شركة ABC"، حان وقت الفوترة. سنقوم بإنشاء فاتورة جديدة لـ"شركة ABC" تتضمن بنود المشروع: "رسوم تطوير موقع ويب" بكمية "1" وسعر "$2000"، و"استضافة لعام واحد" بكمية "1" وسعر "$300". نحدد تاريخ الفاتورة اليوم، والاستحقاق بعد 30 يومًا. نحفظ الفاتورة ثم نرسلها بالبريد الإلكتروني إلى المدير المالي لـ ABC. حالة الفاتورة "غير مدفوعة". قبل تاريخ الاستحقاق بخمسة أيام، إن لم تكن قد دفعت بعد، سيقوم النظام (أو نحن يدويًا) بإرسال تذكير بالدفع[43]. عندما تقوم ABC بالدفع عبر تحويل بنكي، نسجل الدفعة بقيمة $2300 كاملة وطريقة الدفع "تحويل بنكي". تتغير حالة الفاتورة إلى "مدفوعة"، ويُضاف سجل بالدفعة في أسفل الفاتورة. في المستقبل، عند مراجعة حسابات ABC، سنجد فاتورة بهذا الرقم مدفوعة بالكامل وفي الوقت المحدد.

إدارة العقود (Contracts)

تساعد العقود على توثيق الاتفاقيات الرسمية مع العملاء لفترات محددة أو مشاريع محددة. يتيح نظام CRM إنشاء سجلات العقود وحفظ تفاصيلها مثل قيمتها ومدتها ومحتواها، مما يسهّل متابعة التزامات الطرفين وتنبيهك قبل انتهاء العقد. يظهر قسم "العقود" في القائمة الرئيسية للمبيعات أو كنموذج مستقل[1]، كما يتوفر تبويب للعقود في ملف كل عميل يعرض العقود المرتبطة به.

كيفية استخدام إدارة العقود:

إضافة عقد جديد: من قسم "العقود" اضغط "عقد جديد"[48]. سيظهر نموذج العقد:

العميل: اختر العميل الذي يتم التعاقد معه (يجب أن يكون عميل مسجل وليس محتمل).

الموضوع: عنوان أو اسم موجز للعقد (مثلاً: "عقد صيانة سنوي - نظم تكنولوجيا").

تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء: حدد تاريخ سريان العقد وتاريخ انتهائه[49]. يمكنك تحديد تاريخ انتهاء في المستقبل. إذا كان العقد غير محدد المدة، يمكنك ترك تاريخ الانتهاء فارغًا أو بعيد جدًا، ولكن يُنصح بوضع تاريخ لمراجعة العقد.

قيمة العقد: أدخل القيمة المالية للعقد إذا كانت معروفة (مثلاً إجمالي المبلغ على مدة العقد)[50]. هذا اختياري للإشارة، وليس الزامياً.

نوع العقد: قد يكون لديك تصنيفات لأنواع العقود (مثلاً: عقد دعم فني، عقد ترخيص، عقد استشارة). اختر النوع المناسب أو أضف نوعًا جديدًا عبر الإعدادات إن ظهرت لك خيارات لذلك.

وصف العقد: حقل يمكنك كتابة وصف تفصيلي أو بنود العقد الرئيسية. يمكن أيضًا إرفاق مستند العقد الرسمي الموقع عبر زر "إرفاق مستند"[51] والذي يسمح لك برفع ملف PDF أو صورة للعقد الموقّع.

خيارات ظهور العقد للعميل: هناك خيار "مرئي للعميل" أو العكس. إذا لم ترغب بأن يظهر العقد في بوابة العميل (ربما لعقد داخلي)، فعِّل خيار "إخفاء عن العميل"[52]. بشكل افتراضي، العقود مرئية للعميل في منطقة العملاء، حيث يمكنه قراءتها أو طباعتها.

بعد تعبئة كل شيء، اضغط "حفظ" لإضافة العقد.

عرض العقود وإدارتها: عند فتح قسم العقود سترى قائمة العقود جميعها. يظهر في كل سطر: موضوع العقد، اسم العميل، تاريخ البدء والانتهاء، والقيمة[53]. من هناك يمكنك:

تعديل عقد: بالنقر على موضوع العقد للدخول إلى صفحته، ثم اختيار "تعديل". يمكنك تحديث الوصف أو تواريخ الانتهاء أو القيمة...إلخ. بعد التعديل "احفظ" التغييرات.

إرفاق ملفات إضافية: في صفحة العقد، قد تجد قسمًا لإضافة مرفقات (مثل نسخ من العقد موقعة بختم العميل، أو أي وثائق متعلقة).

إرسال العقد عبر البريد: إذا أردت إرسال نسخة من العقد للعميل، يمكنك استخدام خيار "إرسال إلى البريد الإلكتروني"[54]، والذي سيقوم بإرسال العقد (كنص أو كمرفق PDF) إلى جهة الاتصال الأساسية للعميل. يُنصح بأن تفعل ذلك عند إنشاء العقد أو تعديله لضمان اطلاع العميل وتوثيق إرساله.

متابعة انتهاء العقود: النظام يوفر تذكيرًا تلقائيًا قبل انتهاء العقد إذا قمت بتفعيل ذلك من الإعدادات. مثلاً يمكن ضبط تذكير بانتهاء العقد قبل عدد معين من الأيام[55]. سيتم إشعار الموظف المسؤول أو المدير عند اقتراب نهاية العقد (وكذلك يمكن إشعار العميل لو أردت)[56]. هذا يساعدك على التواصل مع العميل للتجديد قبل انتهاء صلاحية الاتفاقية.

إنهاء أو حذف عقد: إذا انتهى العقد أو تم إلغاؤه بتراضي الطرفين قبل موعده، يمكنك أرشفة العقد أو وضعه كمنتهي (ربما بتغيير حالته إن كان النظام يدعم حالات للعقود مثل "نشط" و"منتهي"). أما حذف العقد فيحذف سجلّه بالكامل من النظام (غالبًا غير مستحب إلا إن كان خاطئًا؛ الأرشفة أفضل لحفظ التاريخ).

ارتباط العقود بالعناصر الأخرى: قد ترتبط العقود بعروض أسعار أو مقترحات أو مشاريع. على سبيل المثال، بعد قبول مقترح كبير قد توقع عقدًا مع العميل؛ يمكنك الإشارة في العقد إلى عرض السعر أو المقترح ذي الصلة (عادة هناك حقل "مرتبط بـ..." يمكن أن تختار منه مشروع أو عرض سعر). هذا للمرجعية فقط ولا يغير أي شيء وظيفيًا سوى التنظيم.

مثال واقعي: بعد أن قبلت "شركة ABC" عرض السعر لمشروع موقع الويب، قمتم بصياغة عقد رسمي بالتفاصيل القانونية والزمنية. الآن تضيف في النظام "عقد تصميم موقع لشركة ABC" بتاريخ بدء 1 يناير 2025 وانتهاء 31 ديسمبر 2025، بقيمة 10,000$. ترفق نسخة PDF من العقد الموقع. تحفظ العقد وتظل مرئية ضمن تبويب العقود لعميل ABC. قبل شهر من نهاية العقد، يتلقى مدير الحساب لديك إشعارًا بأن عقد ABC سينتهي قريبًا[57]. هذا يمكنه من التواصل مع العميل بشأن التجديد لعام آخر قبل انتهاء العقد.

المتابعة والتتبع (Reminders & Tracking)

من أهم وظائف CRM ضمان عدم تفويت أي متابعة مع عميل أو عميل محتمل. يوفر نظام xfatora أدوات للتتبع والمتابعة تساعد فريقك على البقاء على اتصال دائم بالعملاء في الأوقات المناسبة. فيما يلي بعض ميزات المتابعة والتتبع:

التذكيرات (Reminders): يمكنك إعداد تذكيرات مخصصة على مستوى العملاء والعملاء المحتملين، وحتى على مستوى الفواتير والعروض:

تذكيرات العملاء والعملاء المحتملين: أثناء عرض ملف عميل أو عميل محتمل، ستجد خيار "تعيين تذكير"[58]. بالنقر عليه يمكنك اختيار تاريخ مستقبلي وكتابة وصف للتذكير (مثلاً: "الاتصال بالعميل للتأكد من رضاها بعد التسليم" أو "زيارة متابعة للعميل المحتمل فلان"). عند حلول التاريخ المحدد، سيظهر إشعار داخل النظام لمستخدمك وربما يُرسل بريد إلكتروني بتفاصيل التذكير إذا فعّلت ذلك الخيار[59]. هذا يضمن ألا يفوتك التواصل الدوري أو المهام الموعودة. يمكنك مشاهدة جميع التذكيرات القادمة من التقويم أيضًا: ستظهر تذكيرات العملاء والعملاء المحتملين في التقويم بوضوح[60][61].

تذكيرات الفواتير والعروض: يمكن أيضًا ضبط تذكير لبعض الإجراءات المالية. مثلاً، قد تضع تذكيرًا يدويًا لفاتورة كبيرة قبل استحقاقها بيومين لتتواصل بشكل شخصي مع العميل. أو تذكير لعرض سعر أرسلته قبل أسبوع لتتابع الرد إذا لم يصلك. عندما تكون داخل صفحة الفاتورة أو العرض، ابحث عن خيار "تعيين تذكير" أيضًا[62][63] (غالبًا يكون ضمن خيارات إضافية). يتم تعبئة نوع التذكير تلقائيًا كـ "للفاتورة" أو "للعرض" لضمان تنظيمها.

يمكنك إدارة التذكيرات (عرضها أو حذفها) من تبويب "التذكيرات" الموجود عادة في ملف العميل أو العميل المحتمل[64]. كما يمكن للمسؤولين رؤية قائمة شاملة بالتذكيرات لجميع الموظفين لضمان المتابعة.

متابعة نشاطات العملاء (Activity Log): كل ما يحدث يتم تسجيله في النظام. على سبيل المثال:

عند إنشاء عميل جديد أو عميل محتمل، يتم تسجيل من الذي أنشأه ومتى[23].

حين يتم تغيير حالة عميل محتمل إلى ضائع أو غير هام أو تتم إعادة تعيينه، يُسجل حدث (مثل "تم التحديد كـ 'ضائع'" مع اسم المستخدم الذي فعل ذلك)[23]. هذه السجلات تساعد المدراء على مراجعة سير العمل والتأكد من أن الموظفين يتابعون العملاء المحتملين بشكل جيد.

إرسال عرض أو فاتورة عبر البريد يُسجل كتاريخ إرسال. ومشاهدة العميل لعرض أو فاتورة عبر الرابط الإلكتروني يتم تسجيلها (مع وقت المشاهدة)[29]، وهذه معلومة قيمة لفرق المبيعات لمعرفة اهتمام العميل.

قبول أو رفض العميل للمقترح أو عرض السعر إلكترونيًا أيضًا يسجل تلقائيًا ضمن النشاط (مثال: "تم قبول المقترح من قبل العميل بتاريخ كذا").

يمكنك عادة مشاهدة نشاطات مهمة كهذه في أسفل صفحة كل عنصر أو ضمن قسم "النشاط" أو "السجل" في ملف العميل. يسهّل هذا تتبع التاريخ الزمني للتفاعلات مع العميل.

التقارير والإحصائيات: جزء من التتبع هو رؤية الصورة الكبيرة. يحتوي النظام على تقارير CRM مهمة:

تقرير العملاء والعملاء المحتملين: يوضح عدد العملاء المحتملين، معدل التحويل إلى عملاء، مصادر العملاء الأكثر فعالية[65]، الموظفين الذين حولوا أكبر عدد من العملاء، ...إلخ.

تقرير المبيعات: يبيّن إجمالي المبيعات (الفواتير) خلال فترة، ومبالغ الفواتير المتأخرة، وإجمالي عروض الأسعار الصادرة والمقبولة، وهكذا[66]. يمكنك من خلاله تقييم أداء نشاطك التجاري.

ملخصات في الصفحة الرئيسية: لوحة لوحة التحكم (Dashboard) تعرض نظرة عامة مثل "نظرة عامة على العملاء المحتملين هذا الشهر"[67]، "نظرة عامة على المقترحات"[68]، "نظرة عامة على الفواتير"[69]، مما يعطيك فكرة سريعة عن ما يحتاج اهتمامك الفوري.

الاستفادة من هذه التقارير تساعدك في تتبع الأهداف والمستهدفات الشهرية والفصلية، وكذلك تحديد جوانب التحسين (مثلاً إذا لاحظت أن العديد من عروض الأسعار ترفض، قد تحتاج لتحليل الأسباب).

باستخدام هذه الأدوات مجتمعة، ستتمكن من بناء نظام فعال لمتابعة العملاء. ستتلقى إشعارات عند المهام المهمة، وسترى بوضوح تاريخ كل عميل من المرحلة الاحتمالية حتى يصبح عميلاً وفيما بعد خلال فترة تعامله معك. تذكر دائمًا تحديث الحالات ووضع التذكيرات اللازمة، فالنظام صُمم ليكون مساعدًا ذاكرة إلكترونية لفريقك كي لا يفوت أيكم فرصة أو متابعة، كما يقول أحد التوجيهات في النظام: "هذا الخيار يتيح لك ألا تنسى أي شيء عن عملائك"[19].

ختامًا: يغطي هذا الدليل وظائف وحدة الـCRM الأساسية في نظام xfatora، بدءًا من إضافة العملاء والعملاء المحتملين وإدارتهم، مرورًا بتسجيل العروض والفواتير والعقود، وانتهاءً بمتابعة كل ذلك عبر التذكيرات والتقارير. باتباع الخطوات المذكورة لكل مهمة، يمكنك تحقيق الاستفادة القصوى من النظام وتنظيم علاقاتك مع عملائك بصورة احترافية وسهلة في آن واحد. لا تتردد في استخدام الميزات المختلفة والتجربة ضمن بيئة النظام – فكلها مصممة لجعل إدارة المبيعات وخدمة العملاء أكثر سلاسة ونجاحًا. نتمنى لك تجربة موفقة مع نظام إدارة علاقات العملاء، ونجاحًا متواصلًا في بناء علاقات قوية مع عملائك الحاليين والمحتملين.

ملاحظة ختامية: إذا احتجت لمساعدة إضافية في أي وظيفة، يمكنك الرجوع إلى قسم المساعدة في النظام أو التواصل مع مسؤول الدعم الفني. شكراً لاختيارك xfatora لإدارة عملائك. نتطلع لنمو أعمالك من خلاله![70]

[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [22] [23] [24] [28] [29] [32] [33] [36] [39] [40] [41] [42] [43] [44] [46] [47] [48] [49] [50] [51] [53] [54] [55] [56] [57] [58] [59] [60] [61] [62] [63] [64] [65] [66] [67] [68] [69] [70] arabic_lang.php

[8] client.php

[9] [20] [21] [25] [26] [27] [30] [31] [34] [35] [37] [38] [45] [52] english_lang.php