دليل استخدام وحدة سجلات الأشخاص (People Records Module)

مقدمة عن الوحدة

وحدة سجلات الأشخاص هي جزء من النظام مخصصة لإدارة بيانات الأفراد (مثل موظفي الشركة أو العملاء) وحفظ معلوماتهم الشخصية والوظيفية في مكان واحد. تتيح هذه الوحدة للمستخدمين المصرح لهم إضافة أشخاص جدد إلى قاعدة البيانات، وتعديل تفاصيلهم عند الحاجة، وحذف سجلات الأشخاص عند خروجهم، بالإضافة إلى عرض تفاصيل كل شخص والبحث في السجلات مع إمكانية التصفية حسب معايير متنوعة. تتم جميع العمليات من خلال واجهة مستخدم واضحة وبسيطة ضمن لوحة تحكم النظام.

ملاحظة: لا يمكن الوصول إلى وظائف هذه الوحدة إلا للمستخدمين الذين لديهم الصلاحيات المناسبة. عادةً ما يمتلك صلاحيات سجلات الأشخاص مسؤولو النظام أو موظفو الموارد البشرية. على سبيل المثال، لن يظهر زر "عضو فريق عمل جديد" (لإضافة شخص) إلا للمستخدم الذي لديه إذن إنشاء أو تعديل سجلات الأشخاص[1]. تأكد من ضبط الأذونات عبر صفحة الأدوار قبل محاولة إدارة سجلات الأشخاص.

واجهة المستخدم للوحدة

شاشة قائمة سجلات الأشخاص

عند فتح وحدة سجلات الأشخاص، ستظهر لك قائمة بجميع الأشخاص المسجلين في النظام معروضين في جدول منسّق. يحتوي الجدول على أعمدة أساسية مثل: اسم الشخص، كود/معرّف الموظف، البريد الإلكتروني، القسم التابع له، الجنس، المسمّى الوظيفي أو الدور، الحالة (نشط أم لا)، وحالة العمل (مثلاً يعمل، إجازة أمومة، غير نشط)[2][3]. في أعلى الشاشة ستجد شريط أدوات يشمل أزرارًا ووظائف رئيسية: - زر "عضو فريق عمل جديد" لإضافة شخص جديد إلى السجلات[1]. هذا الزر يكون مرئيًا إذا كان لديك صلاحية الإضافة. - زر "استيراد من Excel" لاستيراد قائمة أشخاص دفعة واحدة من ملف Excel (يُمكن استخدامه لإدخال العديد من الموظفين مرة واحدة). - زر "تصدير البيانات" الذي يتيح لك تنزيل بيانات الأشخاص الحاليين كملف (مثلاً لإعداد تقارير خارج النظام). - زر "عرض المخطط التنظيمي" الذي يعرض هيكلًا هرميًا أو بيانيًا يوضّح توزيع الموظفين ضمن الأقسام ومدى ارتباطهم الإداري.

أسفل أشرطة الأدوات، تحتوي الشاشة على حقول التصفية والبحث لمساعدتك في العثور على سجلات محددة: - يمكنك تصفية القائمة حسب القسم عبر قائمة منسدلة تحتوي على جميع الأقسام المسجلة[4]. اختر قسمًا معينًا لعرض الأشخاص المنتمين إليه فقط. - يمكنك التصفية حسب المسمّى الوظيفي (الوظيفة أو المنصب) من قائمة "الوظائف" المتاحة[5]. - يمكنك التصفية حسب حالة العمل (على رأس العمل، إجازة أمومة، غير نشط) عبر قائمة الحالة[6] والتي تسمح باختيار حالة أو أكثر (يمكن مثلا اختيار عرض غير النشطين فقط). - يتوفر أيضًا حقل بحث نصي (عادةً في أعلى الجدول أو أعلاه) لتمكينك من البحث بكلمات مفتاحية في جميع السجلات – مثل البحث باسم الشخص أو بريده الإلكتروني. عند كتابة جزء من الاسم في مربع البحث، سيقوم النظام بتصفية النتائج مباشرة.

بعد ضبط عوامل التصفية أو إدخال نص البحث، سيتم تحديث الجدول تلقائيًا ليعرض النتائج المطابقة. يمكنك مسح عوامل التصفية للعودة إلى عرض جميع السجلات. الجدول يدعم أيضًا تحديد عناصر متعددة لتنفيذ إجراءات جماعية – فمثلاً يمكنك تحديد عدة أشخاص معًا ثم اختيار إجراء حذف جماعي لهم دفعة واحدة.

شاشة التفاصيل والملف الشخصي

عند النقر على اسم أي شخص في جدول السجلات، ستنتقل إلى صفحة التفاصيل (الملف الشخصي) الخاصة به. تعرض هذه الصفحة جميع المعلومات المخزّنة لذلك الشخص بشكل منظّم عبر تبويبات متعددة أعلى الصفحة. قد تشمل التبويبات ما يلي: - تبويب الملف الشخصي: يحتوي على المعلومات الشخصية والأساسية مثل الاسم الكامل، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، العنوان، تاريخ الميلاد، والجنس... إلخ، بالإضافة إلى القسم والوظيفة وبيانات التوظيف الأساسية. هذا هو التبويب الرئيسي الذي يظهر افتراضيًا. - تبويب العقد/التوظيف: يعرض تفاصيل عقد عمل الشخص أو معلومات الوظيفة مثل تاريخ التعيين، نوع العقد (دائم أو مؤقت)، الراتب أو الدرجة الوظيفية وأية معلومات وظيفية أخرى ذات صلة[7][8]. - تبويب المعالون: إن وجد، يظهر قائمة المعالين (الأشخاص التابعين) لهذا الموظف (مثل الزوج/الزوجة أو الأولاد) مع معلومات عن كل تابع[7]. يمكنك إضافة أسماء وتفاصيل الأشخاص المعالين المرتبطين بالموظف هنا إذا كانت الشركة تحتفظ بهذه البيانات. - تبويب التدريب: يتضمن سجلات الدورات التدريبية أو التأهيلية الخاصة بهذا الشخص، بما في ذلك البرامج التدريبية التي التحق بها ونقاط التقييم أو النتائج إن وجدت[9][10]. - تبويب المرفقات: يحتوي على أي مستندات أو ملفات مرتبطة بسجل الشخص (مثل صورة بطاقة الهوية، الشهادات، العقود الموقّعة). يمكنك استعراض الملفات المرفقة أو إضافة ملفات جديدة عند الحاجة[11].

التنقل بين هذه التبويبات يتم بسهولة عبر النقر على اسم التبويب. يتم تحديث محتوى الصفحة لإظهار المعلومات الخاصة بكل قسم دون الحاجة لمغادرة صفحة الملف الشخصي. إذا كانت لديك الصلاحيات المناسبة، قد تكون بعض هذه المعلومات قابلة للتحرير مباشرة من هذه الصفحة (سيتم توضيح ذلك في قسم التعديل أدناه). على سبيل المثال، قد ترى زرًا أو رابطًا لتعديل البيانات في كل تبويب، أو يتم التحويل إلى وضع تحرير عند النقر على الحقول. عمومًا، صفحة التفاصيل تسمح بعرض شامل لمعلومات الشخص ومراجعتها بشكل سريع قبل اتخاذ أي إجراءات.

إضافة شخص جديد

لإضافة سجل لشخص جديد (مثلاً موظف جديد انضم للشركة)، اتبع الخطوات التالية:

من شاشة سجلات الأشخاص الرئيسية، اضغط على زر "عضو فريق عمل جديد" الموجود أعلى القائمة[1]. إذا كنت تستخدم النظام باللغة الإنجليزية فقد يظهر باسم "New Staff". سيؤدي ذلك إلى فتح نموذج إدخال بيانات لشخص جديد.

سيظهر نموذج إضافة شخص يحتوي على حقول متعددة ينبغي تعبئتها بمعلومات الشخص. من أهم الحقول التي يجب تعبئتها:

الاسم الكامل: أدخل اسم الشخص (الاسم الأول واسم العائلة). تأكد من كتابته بالشكل الصحيح لأنه سيستخدم في التعريف داخل النظام.

البريد الإلكتروني: أدخل البريد الإلكتروني الرسمي للشخص. هذا الحقل مهم لتسجيل دخول الشخص للنظام واستقبال الإشعارات.

رقم الهاتف: ضع رقم الاتصال الخاص به إذا كان ذلك مطلوبًا.

القسم: اختر من القائمة المنسدلة القسم أو الإدارة التي سيتبع لها هذا الشخص (مثلاً: المبيعات، الموارد البشرية...). يجب أن يكون القسم قد تمت إضافته مسبقًا في النظام. القائمة ستعرض كل الأقسام المتاحة[4].

الوظيفة/المنصب: اختر المسمّى الوظيفي للشخص من القائمة المنسدلة للوظائف المتوفرة. إن لم تكن الوظيفة موجودة بالقائمة، قد تحتاج إلى إضافتها عبر إعدادات النظام أولاً.

الدور (الصلاحيات): حدد دور هذا المستخدم في النظام (على سبيل المثال: موظف عادي، مدير، مشرف...). الدور يحدد مستوى الصلاحيات التي سيحصل عليها هذا الشخص عند دخوله للنظام.

الحالة: تأكد من ضبط حالة الشخص كـ"نشط" إذا كان على رأس عمله. يوجد عادةً خيار لتفعيل أو تعطيل حساب الشخص.

معلومات إضافية: قد يتضمن النموذج حقولًا أخرى مثل الجنس، تاريخ الميلاد، العنوان، الحالة الاجتماعية، وغيرها بحسب إعدادات الوحدة. قم بتعبئة ما يلزم منها بدقة قدر الإمكان. بعض الحقول قد تكون إجبارية (معلمة بعلامة *).

بعد تعبئة جميع الحقول المطلوبة ومراجعة صحة البيانات، اضغط على زر "حفظ" أو "إضافة" الموجود أسفل النموذج. سيقوم النظام بالتحقق من المدخلات وحفظ سجل الشخص الجديد. إذا كان هناك أي نقص في الحقول الإلزامية أو خطأ في البيانات (مثل استخدام بريد إلكتروني مكرر)، فستظهر لك رسالة تنبيه لتصحيح الخطأ قبل الحفظ.

عند الحفظ بنجاح، سترى رسالة تأكيد بأن عملية الإضافة تمت بنجاح[12][13]. سيتم إنشاء ملف للشخص الجديد وإسناد معرف فريد (مثل كود الموظف) له تلقائيًا إذا كان النظام مبرمجًا لتوليد الأكواد تلقائيًا. سيتم نقلك عادةً مباشرةً إلى صفحة الملف الشخصي للشخص الذي أضفته للتو لمراجعة بياناته أو لإضافة مزيد من التفاصيل (مثل المستندات المرفقة أو المعلومات الفرعية الأخرى).

مثال تطبيقي: لإضافة موظفة جديدة باسم "أمل أحمد" تعمل في قسم التسويق كمختصة وسائط اجتماعية، ستضغط على "عضو فريق عمل جديد"، ثم تعبئ اسمها "أمل أحمد"، بريدها الإلكتروني الوظيفي (مثلاً amal@company.com)، رقم هاتفها، وتحدد القسم "التسويق"، والمنصب "أخصائي وسائل تواصل اجتماعي"، والدور "موظف". بعد ذلك تحفظ السجل. سيظهر سجل "أمل أحمد" الآن في قائمة سجلات الأشخاص مع بقية الموظفين.

تعديل سجل شخص (تحرير المعلومات)

قد تحتاج كمسؤول أو مشرف إلى تحديث معلومات شخص موجود في النظام – مثلاً تعديل رقم هاتفه، أو ترقيته إلى منصب جديد، أو تصحيح قسمه التابع له. لتعديل بيانات شخص مسجل، اتبع الخطوات التالية:

من قائمة سجلات الأشخاص، ابحث عن الاسم المطلوب تعديل بياناته. يمكنك العثور عليه يدويًا في الجدول أو باستخدام خاصية البحث أعلى القائمة. عند العثور على الشخص، انقر على اسمه لفتح صفحة ملفه الشخصي.

في صفحة التفاصيل الخاصة بالشخص، اضغط على زر "تعديل" (أو "تحرير") إن وجد. غالبًا سيكون هناك زر بشكل قلم تحرير أو نص "تعديل" بالقرب من تفاصيل الشخص. أحيانًا يكون زر التعديل أعلى الشاشة، أو قد تكون البيانات نفسها قابلة للتحرير مباشرة عند امتلاكك للصلاحيات (على سبيل المثال قد تجد الحقول قابلة للنقر والتعديل). قم بالنقر لتميكن وضع التحرير.

سيظهر نموذج تعديل البيانات مشابه للنموذج المستخدم عند الإضافة، ولكن سيكون محمّلًا بالمعلومات الحالية للشخص. قم بإجراء التغييرات اللازمة على أي من الحقول:

لتغيير القسم أو الوظيفة، اختر القيم الجديدة من القوائم المنسدلة ذات الصلة.

لتصحيح البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف أو العنوان، عدّل النص في الحقول المناسبة.

يمكنك أيضًا إضافة معلومات كانت فارغة سابقًا (مثلاً إضافة عنوان أو تاريخ ميلاد إذا لزم).

إذا كانت هناك حقول للراتب أو تفاصيل العقد ضمن تبويب "العقد"، يمكنك الانتقال إليه وتحديث البيانات هناك أيضًا.

بعد الانتهاء من التعديلات، اضغط على زر "حفظ التغييرات". سيقوم النظام بتحديث البيانات في قاعدة المعلومات. إذا تمت العملية بنجاح ستظهر رسالة تفيد بأن السجل تم تحديثه بنجاح[14][15]. الآن سيتم تحديث المعلومات الظاهرة في ملف الشخص لتعكس التعديلات الجديدة.

راجع البيانات بعد الحفظ للتأكد من أن جميع التغييرات تم تطبيقها كما تريد. يمكنك التنقل بين تبويبات الملف الشخصي للتحقق من المعلومات في كل قسم (مثلاً تأكد أن القسم الجديد ظهر بشكل صحيح ضمن الملف الشخصي وأن المنصب الوظيفي تحدّث في القائمة).

مثال: تمت ترقية الموظف "خالد علي" من قسم المبيعات إلى قسم تطوير الأعمال بمنصب "مدير تطوير أعمال". لتعديل سجله، تبحث عن اسمه وتفتحه، تضغط "تعديل"، ثم تغير القسم إلى "تطوير الأعمال" وتغير المسمى الوظيفي إلى "مدير تطوير أعمال". بعد حفظ التغييرات، سيظهر خالد الآن كموظف في قسم تطوير الأعمال ومنصبه المحدّث سيظهر للجميع.

ملاحظة: قد يتوجب توفر صلاحية "تعديل" على وحدة سجلات الأشخاص للقيام بهذه العملية. إذا لم تكن لديك، لن يسمح لك النظام بحفظ التغييرات وسيعرض رسالة رفض الوصول. على سبيل المثال، النظام سيتحقق من كونك مسؤول أو لديك إذن التحرير قبل السماح بتعديل بيانات أحد الموظفين[16].

حذف سجل شخص

عند مغادرة أحد الأشخاص للشركة أو إدخال سجل عن طريق الخطأ، يمكن حذف سجله من النظام. لكن يجب التعامل بحذر مع خاصية الحذف لأنها لا رجعة فيها وقد تؤثر على البيانات المرتبطة بهذا الشخص (مثل التذاكر أو المهام أو المبيعات التي كان مسؤولاً عنها). لحذف سجل شخص معين، اتبع الخطوات التالية:

توجه إلى شاشة سجلات الأشخاص وابحث عن الشخص المطلوب حذفه. لديك خياران: إما حذف شخص منفرد أو حذف عدة أشخاص معًا (كحذف جماعي). لحذف شخص واحد، يمكنك استخدام طريقة التحديد الفردي:

انقر على مربع الاختيار بجانب اسم الشخص في الصف الخاص به ضمن الجدول لتحديده[17]. (إذا كنت تخطط لحذف عدة أشخاص، حدد جميع الأسماء المطلوبة بهذه الطريقة.)

بعد التحديد، سيظهر خيار إجراءات مجمّعة (Bulk Actions) أعلى أو أسفل الجدول. انقر عليه واختر "حذف" من القائمة. قد يكون هذا الخيار معنونًا بـ"حذف الموظف" أو "حذف" فقط.

سيظهر مربع حوار/نافذة تأكيد الحذف للموظف. يعرض النظام عادةً رسالة تنبيه قبل التأكيد. في نظامنا هذا، ستظهر رسالة شبيهة بـ: "يجب نقل بعض بيانات هذا الموظف إلى مستخدم آخر. يرجى تحديد المستخدم الذي تريد نقل البيانات إليه."[18]. هذه الرسالة تعني أنه إذا كان للشخص المحذوف عناصر مرتبطة (كالمهام أو العملاء)، فينبغي تحويلها إلى موظف آخر قبل إتمام الحذف.

من نافذة التأكيد:

اختر من القائمة المنسدلة الموظف البديل الذي ستُنقل إليه مهام وبيانات الشخص المحذوف. ستظهر قائمة بجميع المستخدمين المتاحين لتختار منهم. حدد الشخص الذي سيتولى ما كان يخص هذا الموظف (مثلاً تحويل تذاكر الدعم أو العملاء المسندين).

بعد اختيار المستخدم البديل (أو في حالة عدم ظهور هذا الخيار إذا لم يكن للشخص بيانات تحتاج نقل)، أكد العملية بالضغط على زر "تأكيد الحذف" الأحمر.

قم بقراءة أية رسائل تأكيد نهائية. النظام قد يسألك مرة أخرى للتأكيد عبر رسالة مثل "هل أنت متأكد أنك تريد حذف هذا الموظف؟". وافق على الرسالة لإتمام العملية.

بعد التأكيد، سيتم حذف سجل الشخص بشكل نهائي من سجلات الأشخاص، وستظهر رسالة أن الحذف تم بنجاح[19]. لن يعود هذا الشخص ظاهرًا في قائمة السجلات، كما لن يستطيع تسجيل الدخول إلى النظام بعد ذلك (إذا كان مستخدمًا نشطًا سابقًا). يتم نقل أي بيانات مرتبطة كما حددت في الخطوة السابقة إلى المستخدم البديل المحدد.

تنبيه: كن حذرًا عند استخدام الحذف، فهذه العملية غير قابلة للاسترجاع. بمجرد حذف السجل، لا يمكن إعادته إلا بإضافة الشخص من جديد يدويًا. تأكد دائمًا من أنك حذفت السجل الصحيح. إذا كان الشخص سيغادر مؤقتًا (مثل إجازة طويلة)، ففكر في تعطيله بدلًا من حذفه (عبر تغيير حالته إلى غير نشط) للحفاظ على بياناته歴.

عرض تفاصيل شخص (والتحقق منها)

هذه الوظيفة ليست إجراءً بحد ذاته بل هي خطوة ضمنية في معظم الأحيان، ولكن من المهم توضيحها لأن استعراض تفاصيل الشخص يساعد في الحصول على معلومات كاملة أو التحقق من صحة البيانات. لعرض تفاصيل أي شخص: 1. من قائمة سجلات الأشخاص، انقر على اسم الشخص الذي تود عرض معلوماته. سيتم فتح ملفه الشخصي كما شرحنا سابقًا في قسم واجهة المستخدم. 2. تفحص المعلومات في تبويب "الملف الشخصي": ستجد البيانات الأساسية كاسم الموظف ورقم تعريفه والبريد الإلكتروني والهاتف...إلخ. تأكد أن هذه المعلومات محدثة وصحيحة. 3. تنقّل عبر التبويبات المختلفة في صفحة التفاصيل: - اطلع على تفاصيل العقد/الوظيفة في تبويب العقد للتأكد من تواريخ التعيين ومسمى الوظيفة الحالي ومعلومات الراتب (إن كانت ظاهرة للمستخدم). - قم بمراجعة تبويب المعالين إذا كان الموظف لديه معالين مسجلين، وتأكد من صحة أسمائهم وعلاقتهم بالموظف. - تحقق من سجل التدريب إن وجد، لمعرفة الدورات التي أكملها الموظف أو أي تدريبات معلّقة. - استعرض المرفقات لترى إن كان هناك ملفات مرتبطة بهذا الشخص (مثل عقد العمل الموقع أو صور الشهادات). يمكنك تنزيل أي ملف للتحقق منه إذا لزم الأمر عن طريق النقر عليه. 4. إذا وجدت أي معلومة غير صحيحة أثناء عرض التفاصيل، يمكنك الانتقال فورًا إلى وضع تعديل (كما هو موضح في القسم السابق) لتصحيحها، بشرط امتلاكك الصلاحيات. وإن كانت المعلومات للعرض فقط بدون إمكانية تعديل (مثلاً إن كنت مديرًا يطلع على بيانات موظف آخر بدون إذن تعديل)، فيمكنك التواصل مع مسؤول النظام لتحديث البيانات الخاطئة. 5. بعد الانتهاء من مراجعة التفاصيل، يمكنك الضغط على زر "رجوع" أو الانتقال إلى شخص آخر من خلال قائمة السجلات أو البحث عن اسم جديد.

عملية عرض التفاصيل هذه مهمة للتأكد من أن البيانات في النظام صحيحة ومحدثة دائمًا، وللإلمام بكل المعلومات المتعلقة بشخص معين قبل اتخاذ قرارات (مثل ترقية موظف أو نقله لقسم آخر). تذكّر أنه كلما احتاج الأمر يمكن طباعة أو استخراج هذه المعلومات عن طريق تصدير البيانات أو طباعة الشاشة (حسب خصائص النظام).

البحث والتصفية في سجلات الأشخاص

عند التعامل مع عدد كبير من سجلات الأشخاص، توفر لك الوحدة أدوات بحث وتصفية قوية لتسهيل الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسرعة:

البحث النصي السريع: في أعلى جدول السجلات ستجد مربع بحث. اكتب فيه أي كلمة مفتاحية متعلقة بالشخص الذي تبحث عنه. يمكنك كتابة جزء من الاسم، أو البريد الإلكتروني، أو حتى المسمى الوظيفي. سيقوم النظام بتضييق قائمة النتائج فوريًا لتظهر فقط السجلات التي تحتوي على تلك الكلمة في أي من أعمدة الجدول. مثال: كتابة "أحمد" ستعرض لك جميع الأشخاص الذين يحملون اسم أحمد أو البريد الإلكتروني الخاص بهم يحتوي "ahmed". البحث النصي مفيد في الحالات العامة والسريعة.

التصفية حسب القسم: استخدم قائمة "الأقسام" المنسدلة أعلى الجدول لتحديد قسم محدد[4]. بعها سيتم عرض الأشخاص المنتمين لهذا القسم فقط. يمكنك مثلاً اختيار "المبيعات" لرؤية موظفي المبيعات فحسب. إذا تركت هذا المرشح فارغًا أو على الخيار الافتراضي، سيتم عرض الجميع بغض النظر عن أقسامهم.

التصفية حسب المسمى الوظيفي: بشكل مشابه، هناك قائمة "الوظائف/المناصب". يمكنك تحديد وظيفة معينة (مثل "مطوّر برمجيات" أو "محاسب") لرؤية جميع الأفراد الذين يشغلون تلك الوظيفة. هذه القائمة تدعم اختيار متعدد؛ أي يمكنك اختيار أكثر من مسمى وظيفي في آن واحد لعرض مجموعة أوسع من النتائج[5].

التصفية حسب حالة العمل: إذا كنت ترغب في التركيز على من هم في حالة وظيفية معينة، استخدم قائمة "الحالة". الخيارات الشائعة تشمل:

العمل: أي الموظفين النشطين على رأس عملهم[3].

إجازة أمومة: الموظفات اللواتي في إجازة أمومة حاليًا.

عدم النشاط: الموظفون غير النشطين (ربما في إجازات طويلة أو تم إنهاء خدماتهم لكن لم يحذف سجلهم).

يمكنك اختيار أي من هذه الحالات أو جميعها معًا (الخيار المتعدد ممكن)[6]. على سبيل المثال، اختيار "عدم النشاط" فقط سيعرض لك أرشيف الموظفين السابقين أو المتوقفين عن العمل.

التصفية المتقدمة والجمع بين المرشحات: يمكنك استعمال أكثر من مرشح في وقت واحد لصقل النتائج بدقة. مثلاً، تستطيع اختيار قسم "الدعم الفني" وحالة "العمل" لرؤية الموظفين النشطين حاليًا في قسم الدعم الفني فقط. كذلك يمكن اختيار وظيفتين أو ثلاث مع قسم معين للحصول على قائمة مركزة. كل مرشح تقوم بضبطه سيضيق النتائج أكثر.

إعادة الضبط: لإلغاء جميع عمليات التصفية والعودة لعرض كل السجلات، قم بإزالة الاختيارات (مثلاً إزالة علامة الاختيار عن المرشحات المتعددة) أو اختر خيار (الكل) إذا توفر. يمكنك أيضًا مسح مربع البحث النصي. بمجرد القيام بذلك، سيعود الجدول لإظهار جميع الأشخاص.

تحديث تلقائي للنتائج: معظم خيارات البحث والتصفية يتم تطبيقها لحظيًا دون الحاجة لنقر زر إضافي. مجرد اختيار المرشح أو كتابة نص البحث يؤدي إلى تحديث القائمة فورًا بواسطة التقنية المدمجة في الجدول[20]. في حال عدم تحديث القائمة تلقائيًا، قد تجد زر "تصفية" أو "بحث" عليك النقر عليه ليتم جلب النتائج – تأكد من استخدامه عند الحاجة.

باستخدام هذه الأدوات بشكل فعال، يمكنك العثور على المعلومات المطلوبة خلال ثوانٍ بدل البحث اليدوي في قائمة طويلة من الأسماء. احرص على الاستفادة منها خاصةً في الشركات الكبيرة أو قواعد البيانات الضخمة.

الصلاحيات والأدوار الخاصة بوحدة سجلات الأشخاص

تم تصميم هذه الوحدة مع أخذ التحكم بالصلاحيات في الاعتبار، وذلك لضمان خصوصية البيانات الحساسة (كبيانات الموظفين) وعدم إتاحة تعديلها أو عرضها إلا للمسؤولين المخولين. فيما يلي أهم النقاط المتعلقة بالأدوار والصلاحيات:

صلاحية عرض السجلات: تسمح للمستخدم برؤية قائمة سجلات الأشخاص ومعلوماتهم. في إعدادات النظام (صفحة الأدوار/الموظفين)، ستجد إذنًا يسمى مثلاً "عرض سجلات الأشخاص" أو "HR Records View". المستخدم الذي يمتلك هذا الإذن يستطيع فتح الوحدة واستعراض جميع السجلات[21]. بدون هذه الصلاحية سيمنع النظام الوصول تمامًا إلى الوحدة (قد تظهر رسالة Access Denied إذا حاول المستخدم الدخول).

صلاحية العرض المحدود (عرض خاص أو View Own): هناك مستوى أدنى من إذن العرض يتيح للمستخدم رؤية السجلات الخاصة به أو التابعة له فقط. هذا مفيد إذا أردت أن يستطيع الموظف العادي رؤية ملفه الشخصي فقط دون الاطلاع على زملائه. بامتلاك صلاحية عرض (خاص)، سيتمكن الشخص من فتح الوحدة لكن لن يظهر له إلا سجله وسجلات من هم تحت إشرافه المباشر (إن كان مديرًا لبعض الموظفين)[22]. لن يستطيع الاطلاع على بقية الأفراد في الأقسام الأخرى.

صلاحية إضافة: تسمح للمستخدم بإضافة أشخاص جدد عبر زر "عضو فريق عمل جديد". بدونها، لن يظهر الزر للمستخدم كما أشرنا[1]، وحتى لو حاول الوصول يدويًا لصفحة الإضافة فسيتم منعه[23]. عادةً يمنح هذا الإذن لمسؤولي الموارد البشرية أو مدراء النظام فقط.

صلاحية تعديل: تخول صاحبها تعديل بيانات الأشخاص الموجودين. صاحب هذا الإذن سيرى أزرار وخيارات التحرير وسيتمكن من حفظ التغييرات على الملفات الشخصية[16]. ينصح بإعطائها لمن يحتاج فعليًا لتحديث المعلومات، مثل إدارة الموارد البشرية. أما الموظفون العاديون فيكتفى بأن يستطيعوا تحديث معلوماتهم الشخصية المحدودة عبر بوابة الموظف (إن وجدت خاصية منفصلة لذلك) دون أن تكون لديهم صلاحية شاملة لتعديل جميع السجلات.

صلاحية الحذف: تسمح بحذف سجلات الأشخاص من النظام. ينبغي الحرص الشديد في منح هذا الإذن، فهو عادةً مقتصر على مدراء النظام نظرًا لتبعاته الخطيرة. الشخص الذي يملك إذن الحذف سيتمكن من استخدام خاصية حذف الموظفين (سواء فرديًا أو جماعيًا)[24]. وبدون هذا الإذن سيتم إخفاء أو تعطيل زر الحذف أو خيار الإجراءات المجمعة المتعلقة بالحذف.

أذونات أخرى مرتبطة: قد تتداخل وحدة سجلات الأشخاص مع وحدات أخرى، فمثلاً إذا كانت هناك لوحة تحكم للموارد البشرية أو تقارير ضمن نفس الوحدة، فقد تكون هناك أذونات مثل "لوحة معلومات سجلات الأشخاص" أو "تقارير الموارد البشرية" لإتاحة عرض هذه الشاشات[25]. تأكد من ضبط هذه الأذونات أيضًا حسب حاجة كل مستخدم.

تعيين الصلاحيات يتم عبر الأدوار: في نظام إدارة الأدوار، يمكنك إنشاء دور مثل "موظف موارد بشرية" ومنحه كل الصلاحيات المذكورة أعلاه (عرض، إضافة، تعديل، حذف لسجلات الأشخاص). بالمقابل، يمكنك إنشاء دور "موظف عادي" مع صلاحية عرض خاصة فقط. ثم عيّن هذه الأدوار للمستخدمين بحسب مناصبهم. بهذه الطريقة تضمن أن كل مستخدم يرى ويفعل ما هو مسموح له فقط.

باختصار، قبل استخدام وحدة سجلات الأشخاص تأكد أن حسابك يملك الصلاحيات المناسبة. إذا حاولت الوصول إلى خاصية ولم تتمكن، راجع مسؤول النظام ليمنحك الدور أو الإذن اللازم. نظام الصلاحيات هذا موجود لحماية البيانات – فبيانات الموظفين غالبًا سرية ولا ينبغي للجميع الوصول إليها دون قيود.

خلاصة

يُمكّنك دليل وحدة سجلات الأشخاص من إدارة أهم بيانات الأفراد في مؤسستك بطريقة مركزية وآمنة. لقد استعرضنا الوظائف الأساسية كالآتي: - إضافة شخص جديد: لإدخال موظف أو عميل جديد إلى النظام مع كافة تفاصيله الأساسية[1]. - تعديل بيانات شخص: لتحديث المعلومات عند حدوث تغييرات مثل ترقية أو تغيير قسم. - حذف سجل شخص: لإزالة الأشخاص الذين لم يعودوا جزءًا من المنظمة، مع تحويل بياناتهم عند الحاجة[18]. - عرض التفاصيل: للاطلاع على الملف الكامل لشخص والاستفادة من التقسيم إلى تبويبات لمعلومات شاملة (شخصية ووظيفية وغيرها)[7]. - البحث والتصفية: للعثور بسرعة على أي مجموعة من الأشخاص عبر معايير متعددة (الاسم، القسم، الحالة… إلخ)[6][4].

تذكّر أن واجهة المستخدم مصممة لتسهيل هذه العمليات بخطوات واضحة وأزرار مباشرة. ومع ذلك تبقى مسؤولية تحديث وصحة البيانات على عاتق المستخدمين المخولين. لذا احرص على مراجعة البيانات التي تدخلها أو تعدّلها، واستفد من خصائص البحث للتأكد من عدم وجود تكرار أو أخطاء.

وأخيرًا، إن وحدة سجلات الأشخاص هي أداة قوية ضمن نظامنا الشامل – استخدامها بشكل صحيح يساعد في إبقاء المعلومات التنظيمية محدثة وموثوقة، مما ينعكس إيجابًا على مختلف جوانب العمل (كالقدرة على التواصل مع الموظفين، وإعداد التقارير الإدارية، والتخطيط للموارد البشرية). لا تتردد في الرجوع لهذا الدليل في أي وقت واجهت فيه غموضًا أثناء استعمال الوحدة، ومع الممارسة ستصبح هذه المهام روتينية وسلسة.

Sources:

دليل واجهة وبرمجيات النظام (ملفات وحدة سجلات الأشخاص)[1][7][18] وغيرها. تم الاستناد إلى الشفرات المصدرية والملفات اللغوية للتأكد من دقة المسميات والإجراءات لضمان أن يكون الدليل معبرًا بأمانة عن عمل النظام الفعلي.

[1] [2] [4] [5] [6] [17] [19] [24] manage_staff.php

[3] [8] [25] hr_profile_lang.php

[7] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [20] [21] [22] [23] Hr_profile.php

[18] arabic_lang.php