People Records (HR Records)

Overview

People Records (HR Records) is Xfatora’s employee master-data and employee-lifecycle module. It centralizes employee profiles, organizational structure, contracts, onboarding checklists, offboarding workflows, training history, and dependant records in one controlled workspace.

This module is the system of record for employee and contract data. It should remain operationally separate from:

• Payroll (pay-cycle calculation, deductions, taxes, payslip release)
• Time & Attendance (time inputs, attendance exceptions, leave operations)

What this module controls

1. Employee master profiles

• Staff code, personal details, employment details, identity attachments, searchable profile data.

1. Organizational structure

• Department/unit structure, parent units, unit managers, direct managers, workplace mapping, org chart visibility.

1. Job structure governance

• Job groups, job positions, position codes, job descriptions, rank/level structure.

1. Contracts and employment terms

• Contract type, contract code, salary and allowance reference fields, signed files, signature details, status, expiry follow-up.

1. Onboarding workflows

• Onboarding templates, checklist ownership, completion tracking, exception visibility.

1. Offboarding / layoff workflows

• Exit checklist, reasons, progress status, owners, asset/account handover tracking.

1. Training management

• Training libraries, programs, types, schedules, scores, results, overdue tracking, completion history.

1. Dependants and related records

• Relationship type, effective/expiration dates (where used), supporting details.

1. Reports and control views

• People Records dashboard, overdue/expiring contracts, staff ratio by department/jobs, movement trends, onboarding exceptions, overdue training.

Roles and permissions

• HR Admin
• Owns data standards, staff-code policy, org structure setup, contract/onboarding/offboarding templates, training setup, and governance.
• HR Officer
• Maintains daily employee records, profile updates, documents, onboarding/offboarding follow-up, contract tracking, training updates.
• People Operations / HR Operations
• Governs lifecycle quality from hiring through exit; enforces cross-functional record quality.
• Department Manager
• Confirms org placement, direct-manager mapping, onboarding completion, and offboarding sign-off for assigned employees.
• Compliance / Audit Reviewer
• Reviews standardized records and evidence without changing operational data.
• Leadership
• Uses org visibility outputs (structure, movement, contract risk, overdue training).

Setup before go-live

1. Define staff-code policy and required profile fields.
2. Configure departments/units, parent links, workplace, and manager mapping.
3. Configure job groups/positions, position code policy, and job descriptions.
4. Set up contract types/templates, contract-code policy, signed-file standards, expiry ownership.
5. Configure onboarding/offboarding checklists with owners and completion evidence.
6. Set up training libraries/programs, score rules, and overdue policy.
7. Define dependant data governance (fields, documents, effective/expiration-date logic).
8. Validate import and reporting flow (Excel template, mappings, dashboard review cycle).

Core workflows

1. Create a new employee record

• Create profile, assign staff code, complete personal/employment data, set org placement, attach required documents, verify visibility.

1. Place employee in the org structure

• Confirm department/unit, parent-unit hierarchy, direct manager, workplace, and role/position mapping.

1. Create and manage contract

• Select contract type, create contract code, add salary/allowance references, attach signed file, track status/expiry.

1. Run onboarding checklist

• Select template, assign owners, collect evidence, track open items, close checklist when complete.

1. Manage training assignment/history

• Assign program and type, set dates/requirements, track score/result/completion/overdue status.

1. Record dependants

• Add dependant details, relationship, identifying data, and effective/expiration dates if required.

1. Run offboarding / layoff checklist

• Initiate process, assign handlers, complete exit confirmations, verify asset/access handover, preserve audit history.

Reports and review rhythm

• Weekly: onboarding exceptions, offboarding progress, incomplete checklist items.
• Monthly: contract expiry/overdue review, staffing movement (current/new/quit work).
• Periodic: training overdue/completion and org-structure quality checks.

Use these views consistently:

• People Records dashboard
• Overdue contracts / expiring contracts
• Staff ratio by department
• Staff ratio by jobs
• Human movement by month
• Onboarding completion exceptions
• Training status and overdue training

Best practices

• Keep People Records as the single system of record for employee and contract data.
• Prevent duplicate employee records using strict staff-code uniqueness.
• Do not activate records without clear department, manager, workplace, and role mapping.
• Treat contract status/expiry as an operational control, not just document storage.
• Use structured onboarding/offboarding checklists (owners + statuses), not informal channels.
• Keep training libraries/programs current to preserve reporting quality.
• Keep ownership boundaries explicit: People Records prepares master data; Payroll runs payroll.

Troubleshooting / FAQ

• Can we keep all employee records in one place?
• Yes. This module centralizes employee profiles, contracts, org placement, and related records.
• Can we map departments, managers, and org structure?
• Yes. Department/unit structure, parent links, direct-manager mapping, and org chart are core controls.
• Can we manage onboarding and offboarding checklists?
• Yes. Templates, owners, statuses, and completion tracking are supported.
• Can we store contracts and signed files?
• Yes. Contract records include signing details, status, and expiry follow-up.
• Can we track training history and completion?
• Yes. Training assignments, scores, results, completion, and overdue visibility are supported.
• How is this different from Payroll?
• People Records controls master employee/lifecycle data; Payroll controls pay-cycle execution.
• How is this different from Time & Attendance?
• People Records owns employee master records; Time & Attendance provides time-based operational inputs.
• Who owns data quality?
• HR Admin and People Operations own standards; HR Officers and managers maintain assigned records.

---

نظرة عامة

تُعد سجلات الموارد البشرية (People Records / HR Records) السجل الرئيسي لبيانات الموظفين ودورة حياتهم الوظيفية في Xfatora. تجمع الوحدة ملف الموظف، والهيكل التنظيمي، والعقود، وقوائم التهيئة والمغادرة، وسجل التدريب، والأشخاص المعالين داخل مساحة تشغيلية واحدة ومنضبطة.

هذه الوحدة هي المرجع الرئيسي لبيانات الموظف والعقد، وتبقى منفصلة تشغيليًا عن:

• الرواتب (تنفيذ دورة الأجر والاستقطاعات والضرائب وإصدار القسائم)
• الحضور والانصراف (المدخلات الزمنية والاستثناءات التشغيلية)

ما الذي تتحكم فيه الوحدة

1. الملف الرئيسي للموظف

• كود الموظف، البيانات الشخصية والوظيفية، مرفقات الهوية، والبحث في ملفات الموظفين.

1. الهيكل التنظيمي

• الإدارات/الوحدات، الوحدات الرئيسية، مدير الوحدة، المدير المباشر، مكان العمل، وعرض المخطط التنظيمي.

1. البنية الوظيفية

• المجموعات الوظيفية، المناصب، رمز الوظيفة، الوصف الوظيفي، والرتبة/المستوى.

1. العقود وشروط التوظيف

• نوع العقد، رمز العقد، مرجع الراتب والبدلات، تفاصيل التوقيع، الملفات الموقعة، الحالة، ومتابعة الانتهاء.

1. تهيئة الموظف (Onboarding)

• قوالب التهيئة، قوائم التحقق، تحديد المسؤولين، وتتبع الاكتمال والاستثناءات.

1. المغادرة/التسريح (Offboarding)

• قائمة مغادرة أو تسريح، السبب، حالة التقدم، المسؤول، وتسليم الأصول والحسابات.

1. إدارة التدريب

• مكتبات التدريب، البرامج، النوع، الجدول، النتائج، الدرجات، التأخير، وسجل الإنجاز.

1. الأشخاص المعالون

• نوع العلاقة، تواريخ النفاذ/الانتهاء عند الحاجة، والبيانات الداعمة.

1. التقارير ولوحات المتابعة

• لوحة سجلات الموظفين، العقود المتأخرة والمنتهية، نسب الموظفين حسب الإدارات والوظائف، الحركة البشرية، استثناءات التهيئة، والتدريب المتأخر.

الأدوار والصلاحيات

• مسؤول الموارد البشرية (HR Admin)
• يملك المعايير وسياسات كود الموظف وإعداد الهيكل والقوالب وجودة البيانات.
• أخصائي الموارد البشرية (HR Officer)
• يدير السجلات اليومية، التحديثات، المستندات، التهيئة/المغادرة، متابعة العقود، وتحديث التدريب.
• عمليات الأفراد / تشغيل الموارد البشرية
• تحكم جودة دورة الحياة من التعيين حتى الخروج.
• مدير القسم / المدير المباشر
• يراجع صحة الموقع التنظيمي، اكتمال التهيئة، واعتمادات المغادرة.
• المراجع / المدقق
• يراجع الأدلة والسجلات المعيارية دون تعديل السجلات التشغيلية.
• الإدارة العليا
• تتابع الرؤية التنظيمية والحركة البشرية ومخاطر العقود والتدريب المتأخر.

الإعداد قبل التشغيل الفعلي

1. تحديد سياسة كود الموظف والحقول الإلزامية.
2. تجهيز الهيكل التنظيمي وربط الوحدات والمديرين ومكان العمل.
3. إعداد المجموعات والمناصب الوظيفية وسياسة رمز الوظيفة والوصف.
4. تجهيز العقود (الأنواع/القوالب/الرمز/الملفات الموقعة/المسؤولية عن الانتهاء).
5. إعداد قوائم التهيئة والمغادرة مع المسؤولين وأدلة الإكمال.
6. إعداد مكتبات وبرامج التدريب وقواعد التقييم والتأخير.
7. تحديد حوكمة الأشخاص المعالين (الحقول، المستندات، التواريخ).
8. اختبار الاستيراد والتقارير قبل الإطلاق (Excel + الخرائط + المراجعة).

سير العمل الأساسي

1. إنشاء سجل موظف جديد

• إنشاء الملف، تعيين كود الموظف، إكمال البيانات، تحديد الموقع التنظيمي، إرفاق المستندات، التحقق من الظهور الصحيح.

1. تثبيت الموقع التنظيمي

• ضبط القسم/الوحدة، الوحدة الرئيسية، المدير المباشر، مكان العمل، والمنصب.

1. إنشاء العقد وإدارته

• اختيار نوع العقد، إنشاء رمز العقد، إضافة مرجع الراتب/البدلات، إرفاق الملف الموقّع، متابعة الحالة والانتهاء.

1. تشغيل تهيئة الموظف

• اختيار القالب، توزيع المهام، جمع الأدلة، متابعة المتبقي، إغلاق التهيئة بعد الاكتمال.

1. إدارة التدريب وسجله

• تعيين البرنامج، ضبط النوع والتواريخ والمتطلبات، متابعة الدرجة والنتيجة والإنجاز والتأخير.

1. تسجيل الأشخاص المعالين

• إدخال بيانات المعال والعلاقة والبيانات التعريفية والتواريخ المطلوبة.

1. تشغيل قائمة المغادرة/التسريح

• بدء الإجراء، تعيين المسؤولين، استكمال التأكيدات، التحقق من تسليم العهد/الحسابات، حفظ السجل للمراجعة.

التقارير وإيقاع المراجعة

• أسبوعيًا: استثناءات التهيئة، تقدم المغادرة، عناصر القوائم غير المكتملة.
• شهريًا: العقود المتأخرة/المنتهية، والحركة البشرية (حالي/جديد/مغادر).
• دوريًا: حالة التدريب وجودة الهيكل التنظيمي.

التقارير الأساسية:

• لوحة سجلات الموظفين
• العقود المتأخرة والمنتهية
• نسبة الموظفين حسب الإدارات
• نسبة الموظفين حسب الوظائف
• الحركة البشرية حسب الشهر
• استثناءات عدم اكتمال التهيئة
• حالة التدريب والتدريب المتأخر

أفضل الممارسات

• اجعل سجلات الموارد البشرية المرجع الرئيسي لبيانات الموظف والعقد.
• امنع التكرار عبر سياسة صارمة لكود الموظف.
• لا تعتمد موظفًا نشطًا دون قسم ومدير ومكان عمل ومنصب واضح.
• تعامل مع العقد كضبط تشغيلي مستمر، وليس كمرفق فقط.
• استخدم قوائم تهيئة/مغادرة منظمة بمالكين وحالات واضحة.
• حافظ على تحديث مكتبات وبرامج التدريب.
• أبقِ الفصل واضحًا: سجلات الموارد البشرية للبيانات الرئيسية، والرواتب لتنفيذ دورة الأجر.

معالجة المشكلات / الأسئلة الشائعة

• هل يمكن حفظ جميع سجلات الموظفين في مكان واحد؟
• نعم، هذه الوظيفة الأساسية للوحدة.
• هل يمكن ربط الأقسام والمديرين والمخطط التنظيمي؟
• نعم، عبر الهيكل التنظيمي وربط المدير المباشر والوحدات.
• هل يمكن إدارة التهيئة والمغادرة بقوائم تحقق؟
• نعم، مع تتبع المالك والحالة والإكمال.
• هل يمكن حفظ العقود والملفات الموقعة؟
• نعم، مع إدارة الحالة ومتابعة الانتهاء.
• هل يمكن تتبع التدريب والإنجاز والتأخير؟
• نعم، عبر البرامج والنتائج والدرجة وحالة التأخير.
• ما الفرق بين سجلات الموارد البشرية والرواتب؟
• سجلات الموارد البشرية تدير بيانات الموظف ودورة حياته؛ الرواتب تدير دورة الأجر.
• ما الفرق بينها وبين الحضور والانصراف؟
• سجلات الموارد البشرية مرجع بيانات الموظف؛ الحضور والانصراف يقدّم مدخلات الوقت التشغيلية.
• من يملك جودة البيانات؟
• مسؤول الموارد البشرية وعمليات الأفراد يملكان المعايير، مع تنفيذ يومي من الأخصائيين والمدراء.