دليل المستخدم: وحدة عبء عمل الأفراد

مقدمة عن وحدة عبء عمل الأفراد

وحدة عبء عمل الأفراد هي أداة مخصصة لتوزيع المهام وعبء العمل بشكل متوازن بين أعضاء الفريق ومتابعة حجم استغلال كل موظف لوقته على مدار فترة محددة. تهدف هذه الوحدة إلى ضمان إنجاز العمل ضمن الإطار الزمني المخطط له مع الحفاظ على توازن صحي في كمية العمل الموكلة لكل فرد. من خلال مراقبة عبء العمل، يمكن الكشف مبكرًا عن حالات زيادة الضغط على الموظفين أو نقص الاستغلال، مما يتيح للمديرين اتخاذ إجراءات استباقية لتوزيع المهام بشكل أفضل قبل تفاقم المشكلات.

ملخص الميزات الأساسية للوحدة: - رصد عبء العمل اليومي لكل موظف: تعرض الوحدة جدولًا زمنيًا يوضح عدد ساعات العمل المقدرة (E) والمنفذة (S) لكل موظف في كل يوم[1][2]، مع إبراز أي تجاوز للساعات القياسية باللون الأحمر كإنذار[3]. - واجهات عرض متعددة: توفر الوحدة عدة تبويبات (طرق عرض) تشمل جدول تفصيلي، رسوم بيانية إحصائية، مخطط زمني (Timeline) للمهام، لوحة كانبان (Kanban) لتوزيع المهام، وعرض للسعة الكلية للفريق. يمكن التنقل بينها بسهولة لمتابعة البيانات من زوايا مختلفة. - تصفية مرنة للبيانات: يمكن حصر وعرض البيانات لموظف أو قسم أو دور وظيفي أو مشروع محدد، وكذلك ضمن فترة زمنية معينة، مما يساعد على التركيز على مجموعة فرعية من المعلومات عند الحاجة[4]. - إعادة توزيع المهام بسهولة: عبر تبويب كانبان، يمكن سحب وإفلات المهام بين أعمدة الموظفين لإعادة إسنادها، فيتم تحديث المسؤول عن المهمة تلقائيًا[5]. - تكامل مع نظام تتبع الوقت والإجازات: تدعم الوحدة احتساب ساعات العمل الفعلية المسجلة (Timesheets) وأخذ أيام العطل والإجازات بعين الاعتبار في حساب السعة المتاحة – سواء باستخدام إمكانياتها الداخلية أو من خلال التكامل مع وحدة إدارة أوقات العمل والإجازات في النظام (إن كانت مستخدمة).

الواجهة الرئيسية لوحدة عبء العمل (صفحة النظرة العامة)

يمكن الوصول إلى واجهة عبء عمل الأفراد من قائمة النظام الرئيسية. عند فتح الصفحة، ستظهر أمامك أدوات التصفية أعلى الشاشة، تليها تبويبات تعرض المعلومات بطرق مختلفة. فيما يلي شرح مكونات الواجهة وكيفية استخدامها:

أدوات التصفية (Filter Controls)

تتيح لك أدوات التصفية تحديد البيانات التي تود عرضها. يمكنك تضييق نطاق العرض حسب القسم أو الدور الوظيفي أو المشروع أو الموظف وكذلك الفترة الزمنية المرغوبة. حدد الخيارات المطلوبة لكل عامل تصفية، ثم اضغط زر تحديث (إن وجد) لتطبيق التصفية. ستقوم الوحدة بتحديث كافة العروض (الجدول، المخطط، ...إلخ) لتعكس نطاق التصفية المحدد[4]. فيما يلي توضيح لكل عنصر تصفية: - القسم: لاختيار قسم معين وعرض موظفي هذا القسم فقط. - الدور الوظيفي: لتصفية الموظفين حسب مسماهم أو صلاحياتهم الوظيفية. - المشروع: لعرض المهام المتعلقة بمشروع أو عدة مشاريع محددة فقط. - الموظف: لعرض بيانات موظف بعينه (أو مجموعة موظفين) حسب الاختيار. - من تاريخ – إلى تاريخ: لتحديد نطاق زمني (بداية ونهاية) لحصر المهام ضمن هذه الفترة فقط. يتم عرض المهام المجدولة أو المنجزة خلال المدة المحددة.

ملاحظة: يمكن استخدام عوامل التصفية معًا. على سبيل المثال، يمكنك اختيار قسم معين وفترة زمنية معينة لعرض عبء العمل لموظفي هذا القسم خلال تلك الفترة فقط. عند تعديل أي خيار تصفية، يتم تحديث البيانات المعروضة في التبويبات المختلفة لتعكس الاختيارات الجديدة.

تبويب "عبء العمل" (الجدول التفصيلي)

عند التبديل إلى تبويب عبء العمل سترى جدولًا تفصيليًا يمثل مصفوفة الموظفين مقابل الأيام ضمن الفترة المحددة. يعرض هذا الجدول لكل موظف عدد الساعات المقدرة (E) لإنجاز المهام وعدد الساعات المنفذة فعليًا (S) في كل يوم: - الصفوف (الموظفون): يظهر كل صف اسم أحد الموظفين النشطين المشمولين في نطاق التصفية. - الأعمدة (الأيام والتواريخ): يمثل كل عمود يومًا ضمن الفترة الزمنية المحددة (مثلاً تواريخ الأسبوع أو الشهر المحدد). قد يتم تقسيم الأعمدة إلى فئات أعلى إذا كانت الفترة طويلة (مثل تجميع الأعمدة حسب الأسابيع). - الخلايا (ساعات E/S): في تقاطع صف موظف مع عمود يوم، تظهر الخلية مجموع الساعات المقدرة/المنفذة لذلك الموظف في ذلك اليوم. عادة يُعرض الرقم بشكل عدد ساعات E / عدد ساعات S أو بصيغة مشابهة، مع وجود تمييز لوني عند تجاوز الحد. يوجد أعلى الجدول ملاحظة تشرح دلالة الرموز (E تشير للساعات المقدرة، S للساعات المقضية)[6]. - التنبيه بالألوان: إذا تجاوز إجمالي الساعات (المقدرة أو المنفذة) الخاصة بموظف ما في يوم معين عدد الساعات القياسية المسموح بها لذلك اليوم، فإن قيمة تلك الخلية تُظلل أو يظهر رقمها باللون الأحمر كتحذير بوجود عبء عمل زائد (Overload)[3]. أما القيم ضمن الحدود الطبيعية فتظهر بلون اعتيادي (أسود)[7]. هذا يمكن المدير من تمييز الأيام أو الأشخاص الذين لديهم ضغط عمل مرتفع بسهولة.

في أسفل الجدول، ستجد ملخصًا لإجمالي الساعات عبر الفترة بأكملها: - إجمالي السعة: مجموع ساعات العمل المتاحة لجميع الموظفين في الفترة (يُحسب بناءً على ساعات العمل القياسية لكل يوم وعدد أيام العمل)[8]. - إجمالي الوقت المقدر: مجموع كل الساعات المقدرة لكافة المهام في الفترة[8]. - إجمالي الوقت المنفذ: مجموع الساعات التي تم تسجيل إنجازها (فعليًا) خلال الفترة[9]. - السعة المتاحة المتبقية: الفرق بين إجمالي السعة وإجمالي الساعات المقدرة (أي كم ساعة عمل متبقية يمكن استغلالها ضمن السعة دون حدوث حمل زائد)[8]. إذا كان الرقم سالبًا، فهذا يعني وجود تجاوز في السعة (حمل زائد على الفريق).

هذا الجدول يوفر نظرة شاملة تمكنك من الإجابة عن أسئلة مهمة: من مثقل بالأعمال؟ من لديه فائض من الوقت؟ ما الأيام التي تشهد ضغطًا أكبر من غيرها؟ بناءً على ذلك يمكن إعادة توزيع المهام أو تعديل الجداول الزمنية لتحقيق توازن أفضل.

نصيحة: يمكنك ترتيب الجدول وفرزه أو البحث في محتوياته باستخدام أدوات النظام القياسية. كما يمكن التمرير أفقيًا لرؤية المزيد من الأيام إذا كانت الفترة الزمنية واسعة. عند الوقوف على أي خلية، قد تظهر تعليقات توضيحية (Tooltips) تتضمن تفاصيل حول المهام المساهمة في تلك الأرقام[10][11]، مما يساعد في فهم أسباب ارتفاع الساعات في يوم معين (مثل سرد أسماء المهام أو المشاريع التي تستهلك الوقت).

تبويب "الرسم البياني" (إحصائيات عبء العمل)

يوفر تبويب الرسم البياني تمثيلًا مرئيًا لبيانات عبء العمل بهدف التحليل السريع: - مخططات دائرية (Pie Charts): ستجد مخططين دائريين يعرضان نسبة توزيع الساعات: - حسب الساعات المقدرة: يوضح النسبة بين الساعات ضمن الحدود الطبيعية مقابل الساعات الزائدة (الحمل الزائد) من إجمالي الساعات المقدرة[12][13]. أي قسم من العمل المخطط يتجاوز السعة المتاحة؟ - حسب الساعات المنفذة: يوضح النسبة بين الساعات المنفذة ضمن الحدود الطبيعية مقابل الساعات التي سُجلت كزيادة عن السعة من إجمالي الساعات الفعلية[14][15]. هذا يُبرز مقدار العمل الإضافي الذي نُفّذ فعليًا مقارنة بالوضع الطبيعي. - مخطط عمودي (الأقسام): يوجد أيضًا رسم بياني من نوع الأعمدة يبين إجمالي عبء العمل موزعًا على الأقسام[16][17]. في هذا الرسم، يمثل كل عمود أحد الأقسام في المؤسسة، ويُظهر ارتفاع العمود إجمالي الساعات (مقدرة أو منفذة) لذلك القسم خلال الفترة المحددة. عادةً يتم تمييز الجزء الطبيعي من العمل مقابل الجزء الزائد بألوان مختلفة في كل عمود (أو استخدام أعمدة مكدسة تشير إلى ساعات ضمن السعة مقابل ساعات تجاوزت السعة)[18][19]. بهذه الطريقة يمكن معرفة أي الأقسام لديها أعلى عبء عمل، وكيف يتوزع العمل (طبيعي/زائد) داخل كل قسم.

هذه الرسوم البيانية تساعد في الإجابة عن أسئلة مثل: ما نسبة الوقت الإضافي (overload) في الفترة؟ هل هناك قسم محدد يعمل موظفوه فوق طاقتهم غالبًا؟ بصورة سريعة وواضحة. يمكنك تمرير مؤشر الفأرة على أجزاء المخططات لرؤية الأرقام الدقيقة. ويتم توليد هذه الإحصائيات ديناميكيًا بالاعتماد على البيانات الحالية للمهام[20][18].

تبويب "الخط الزمني" (Timeline)

يُظهر تبويب الخط الزمني جدولة مرئية للمهام على مخطط زمني تفاعلي شبيه بمخططات جانت (Gantt Charts): - شريط المهام لكل موظف: يُعرض لكل موظف خط أفقي على المخطط الزمني يحتوي على جميع مهامه كشرائط ملونة. يمتد كل شريط من تاريخ بدء المهمة إلى تاريخ انتهائها[21][22]. بذلك يمكنك أن ترى بسهولة العبء الزمني الملقى على عاتق كل فرد وكيفية تداخل مهامه عبر الأيام والأسابيع. - ترميز لوني حسب نوع المهمة: يتم تلوين شرائط المهام وفق نوع المشروع أو العنصر المرتبطة به المهمة. فعلى سبيل المثال، قد تكون المهام المتعلقة بمشاريع عميل بلون معين، والمهام المتعلقة بتذاكر الدعم الفني بلون آخر، وهكذا[23]. هذا الترميز اللوني يساعد على التمييز البصري بين المهام المختلفة (مشروع، تذكرة، عميل محتمل، فاتورة، ...إلخ) ضمن المخطط. - التحكم والتعديل المباشر: المخطط الزمني تفاعلي – يمكنك تعديل مدة المهمة مباشرة من خلال سحب أطراف شريط المهمة إلى اليمين أو اليسار لتغيير تاريخ البداية أو النهاية[22]. عند القيام بذلك، يتم تحديث تواريخ المهمة تلقائيًا في النظام[24]، مما يعني أنك تستطيع إعادة جدولة المهام وتعديل فترات تنفيذها بسهولة بالغة عبر المخطط. على سبيل المثال، إذا وجدت تداخلًا بين مهمتين لموظف يفوق قدرته، يمكنك إطالة مدة إحدى المهام أو تأجيلها بضعة أيام من خلال سحبها على الخط الزمني، فسيتم تحديث تاريخ الاستحقاق الخاص بها وفق التاريخ الجديد تلقائيًا[24]. - عرض تفاصيل المهمة: عند النقر على شريط أي مهمة، ستظهر نافذة منبثقة تحتوي على تفاصيل المهمة[25] – مثل اسم المهمة ووصفها وحالتها وساعاتها المقدرة والمنفذة – مع إمكانية التعديل السريع (كتحديث الحالة أو تغيير بعض الخصائص مباشرة). هذا يتيح متابعة تقدم المهام واتخاذ إجراءات فورية إذا لزم الأمر دون الخروج من واجهة عبء العمل. - علامات التحذير: إذا كانت هناك مهمة تمتد عبر يوم عطلة أو يوم غير مخصص للعمل للموظف، فستظهر تلك المعلومة في تفاصيل المهمة (وربما يتغير لون شريط المهمة أو جزء منه للدلالة على ذلك). كذلك، المهام التي تتسبب في تجاوز الساعات القياسية لليوم سيتم ملاحظتها من خلال ألوان الشرائط أو من خلال عرضها أيضًا باللون الأحمر في جدول عبء العمل كما ذكرنا سابقًا.

يمكّنك تبويب المخطط الزمني من التخطيط البصري للعمل وتحديد الاختناقات بسهولة. يمكنك رؤية إن كان موظف معين لديه عدة مهام متوازية تتداخل بشكل كبير (مما قد يشير إلى ضغط زائد)، أو التعرف على الفترات الفارغة التي يمكن استغلالها. وبفضل إمكانية السحب والإفلات وتحرير المهام مباشرة، يصبح إعادة جدولة العمل أكثر سلاسة وسرعة.

تبويب "كانبان" (لوحة المهام)

يوفر تبويب كانبان طريقة مختلفة لتنظيم وموازنة عبء العمل، وذلك على شكل لوحة أعمدة تمثل الموظفين وبطاقات تمثل المهام: - أعمدة الموظفين: يعرض هذا التبويب كل موظف (ضمن نطاق التصفية) كعمود مستقل في اللوحة[5]. عنوان العمود عادة هو اسم الموظف، ويحتوي داخله على بطاقات المهام المسندة إليه حاليًا. - بطاقات المهام: تظهر كل مهمة كبطاقة تتضمن معلومات مختصرة مثل عنوان المهمة وربما المشروع التابع لها وأي مؤشر زمني مختصر (مثلاً تاريخ الاستحقاق). يتم تلوين حواف البطاقات أو تمييزها ربما بحسب حالة المهمة أو أولويتها. يتم فرز المهام داخل كل عمود حسب الحالة أو الأولوية بشكل تلقائي، أو يمكن للمستخدم ترتيبها يدويًا عبر السحب. - نقل المهام بين الموظفين: الميزة الأقوى في لوحة كانبان هي إمكانية إعادة إسناد المهام بمجرد سحب بطاقة المهمة من عمود موظف ما وإفلاتها في عمود موظف آخر[5]. عند إفلات البطاقة في العمود الجديد، ستتم إعادة تعيين تلك المهمة للموظف الآخر تلقائيًا في النظام[26] دون الحاجة لأي خطوات إضافية. هذا يسمح للمديرين بتوزيع العمل ميدانيًا وبسرعة كبيرة؛ فمثلاً إذا تبين أن أحد الموظفين لديه مهام زائدة والآخر متفرغ، يمكن سحب بعض المهام مباشرة لتسليمها للموظف الآخر. - تحديثات فورية: بمجرد نقل بطاقة المهمة، ستختفي من عمود الموظف الأصلي وتظهر في عمود الموظف الجديد، ويتم تحديث لونها أو موقعها بناءً على المعايير المحددة (مثل المرحلة أو الحالة). كذلك سيتم في الخلفية تحديث سجل المهمة لتعكس الموظف المسؤول الجديد[27]. لا حاجة لتحديث يدوي للصفحة؛ كل ذلك يحدث فوريًا. - وظائف إضافية: يمكنك النقر على بطاقة المهمة لفتح تفاصيلها تمامًا كما في المخطط الزمني (نافذة عرض وتحرير سريعة). كما يمكن استخدام مربع بحث أعلى لوحة كانبان لتصفية المهام المعروضة حسب الكلمات المفتاحية (مثلاً اسم مهمة) في حال كثرة البطاقات[28][29]. هناك أيضًا خيارات لفرز البطاقات أو تحميل المزيد من المهام في حال كان لكل موظف عدد كبير من المهام (يُحمّل تلقائيًا عند التمرير أو عبر زر "المزيد").

تُعد لوحة كانبان مثالية لاجتماعات توزيع العمل السريعة؛ حيث يمكن رؤية من يعمل على ماذا الآن ومن لا يعمل على شيء. وبعملية سحب بسيطة، يمكن إعادة التوازن وتخفيف الضغط عن البعض بتمرير بعض المسؤوليات إلى الآخرين مع الحفاظ على الشفافية، فكل تغيير ينعكس فورًا في النظام.

تبويب "السعة" (نظرة على سعة الفريق)

يعرض تبويب السعة ملخصًا للطاقة الاستيعابية للفريق خلال الفترة المحددة، وكيفية توزيع هذه الطاقة بين الأعمال القابلة للفوترة (Billable) والأعمال غير القابلة للفوترة (Unbillable). هذا العرض مفيد لفهم أين يتم استهلاك وقت الفريق بشكل عام: - سعة العمل الأسبوعية الكلية: تظهر في هذا التبويب القيمة الإجمالية لساعات العمل المتاحة لجميع الموظفين خلال الأسبوع (أو الفترة الزمنية المحددة) بناءً على أيام العمل المحددة وساعات العمل القياسية يوميًا[30][31]. يتم حساب هذه القيمة تلقائيًا باستخدام عدد الموظفين وأيام عملهم وساعاتهم القياسية. على سبيل المثال، إذا كان الإجمالي 5 أيام عمل في الأسبوع × 8 ساعات × 10 موظفين = 400 ساعة أسبوعيًا كطاقة قصوى للفريق (هذا مجرد مثال توضيحي). - مشروعات قابلة للفوترة: قائمة بالمشروعات أو المهام القابلة للفوترة (أي التي تُنفذ لصالح عملاء وستُحصّل إيرادات مقابلها). يظهر في هذه القائمة كل مشروع من هذا النوع مع إجمالي الساعات المخصصة له خلال الفترة[32]. يتم حساب ذلك بجمع الساعات المقدرة لكل المهام التابعة للمشروع (أو الساعات المنفذة فعليًا، حسب ما تقرره الوحدة) ضمن الفترة المحددة. أسفل هذه القائمة يُعرض مجموع الساعات القابلة للفوترة لجميع المشاريع[33]. - مشروعات غير قابلة للفوترة: قائمة أخرى تعرض المشاريع أو الأنشطة الداخلية أو غير المربحة مباشرة (مثل مشاريع تطوير داخلي، تدريب، أو إجازات، إلخ) مع إجمالي الساعات المستهلكة فيها[34]. ويتم كذلك إظهار مجموع الساعات غير القابلة للفوترة لجميع تلك البنود أسفل القائمة[33]. - مجموعات وفراغات السعة: بالإضافة إلى ما سبق، قد يُعرض إجمالي السعة للفترة إلى جانب إجمالي الساعات المستخدمة (الفوترة + غير الفوترة) لمقارنة مباشرة. إذا كان هناك فرق كبير بين السعة المتاحة وإجمالي الساعات المستخدمة، فهذا مؤشر إما على وجود سعة فائضة لم تُستغل (في حال الاستخدام أقل من السعة) أو عبء زائد (في حال تجاوز الاستخدام للسعة). يمكن استنتاج ذلك أيضًا من المعطيات السابقة أو من جدول عبء العمل.

يقدم هذا التبويب منظورًا إداريًا عالي المستوى يساعد في الإجابة عن أسئلة إستراتيجية: كم نسبة وقت فريقنا يذهب إلى أعمال مدرة للدخل؟ هل لدينا فائض قدرة يمكن استثماره في مشاريع جديدة أم أن فريقنا يعمل بكامل طاقته؟ بناءً على ذلك يمكن اتخاذ قرارات مثل الحاجة لتوظيف موارد إضافية أو إمكانية قبول أعمال جديدة أو ضرورة تقليل الوقت المهدور في أنشطة غير مربحة.

ملاحظة: تعريف المشروعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة يستند إلى تصنيف المشاريع في نظامكم. فعادةً ما يتم وسم المشاريع أو المهام كمفوترة أو غير مفوترة، وتقوم الوحدة باستخدام هذا الوسم لتقسيم الساعات في هذا التبويب[35][36]. تأكدوا من تصنيف مشاريعكم بشكل صحيح لضمان دقة هذه التقارير.

إعدادات وحدة عبء العمل للأفراد

للاستفادة الكاملة من الوحدة وتكييفها مع سياسات عمل مؤسستك، توفر صفحة الإعدادات عدة خيارات ضمن ثلاثة أقسام: تخصيص عبء العمل القياسي، إدارة الإجازات، والإعدادات العامة. يمكن الوصول إلى هذه الصفحة من قائمة الوحدة (عادة عبر النقر على وحدة عبء العمل للأفراد -> الإعدادات). فيما يلي توضيح لكل قسم وكيفية استخدامه:

تخصيص العبء القياسي لكل موظف (جدول المناوبات)

هذا القسم مخصص لتعريف ساعات العمل القياسية لكل موظف على حدة (في حال كانت مختلفة عن القيمة الافتراضية العامة). افتراضيًا، تستخدم الوحدة قيمة ساعات العمل القياسية العامة (مثلاً 8 ساعات يوميًا) لكل الموظفين. لكن عبر هذه الشاشة يمكن تعديل هذه القيمة لبعض الموظفين الذين يعملون بدوام جزئي أو لديهم أوقات دوام خاصة: - ستجد جدولًا يحتوي على أعمدة تمثل أيام الأسبوع (الإثنين إلى الأحد) وصفوف تمثل سجلات التخصيص. كل صف يُمكّنك من تحديد موظف واحد وجدول عمله القياسي طوال الأسبوع[37]. - لإضافة موظف جديد وتخصيص ساعاته: 1. انقر على الخلية الأولى الفارغة في عمود الاسم لاختيار اسم الموظف من قائمة الموظفين (ستظهر قائمة منسدلة بأسماء جميع الموظفين النشطين)[38][39]. 2. بعد اختيار الموظف، انتقل عبر نفس الصف إلى أعمدة الأيام وقم بإدخال عدد الساعات التي يعملها ذلك الموظف في كل يوم عمل. أدخل رقم الساعات لكل يوم من الإثنين إلى الأحد (يمكنك إدخال 0 للأيام التي لا يعمل فيها الموظف مطلقًا)[37][40]. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يعمل 6 ساعات يوميًا من الإثنين إلى الخميس و4 ساعات يوم الجمعة (ولا يعمل في عطلة نهاية الأسبوع)، املأ العمود من الإثنين إلى الخميس بـ 6، والجمعة بـ 4، والسبت والأحد بـ 0. 3. كرر الخطوتين أعلاه لكل موظف آخر تريد تخصيص ساعات عمله القياسية. قد تجد بالفعل بعض الصفوف المدرجة مسبقًا إذا تم تخصيص بعض الموظفين سابقًا. يمكنك تعديل القيم مباشرة في تلك الصفوف عند الحاجة. 4. بعد الانتهاء من إدخال التغييرات، اضغط زر حفظ أو إرسال الموجود أسفل الجدول[41]. سيُطلب منك تأكيد الحفظ، ثم ستظهر رسالة نجاح عند إتمام تحديث البيانات. - بعد الحفظ، سيأخذ النظام هذه الإعدادات بعين الاعتبار. أي موظف تم تعريف ساعات خاصة له سيُحسب عبء عمله القياسي اليومي بناءً على هذه القيم بدلًا من القيمة الافتراضية العامة. على سبيل المثال، إذا حددت أن موظفًا معينًا ساعاته القياسية يوم الإثنين هي 4 ساعات، فسيتم اعتبار 4 ساعات هي الحد الطبيعي لذلك اليوم بالنسبة لهذا الموظف، وأي مهام تتجاوز ذلك ستعتبر حملًا زائدًا لهذا الموظف يوم الإثنين. - تحرير وحذف الإدخالات: إذا أردت تعديل قيمة ما، انقر ببساطة على الخلية وعدّل الرقم. أما لحذف سطر مخصص لموظف (أي إزالة تخصيصه والعودة لاعتماد الافتراضي)، فقد تحتاج إلى إزالة الصف بأكمله. يمكن عمل ذلك إما بترك جميع حقوله فارغة ثم الحفظ، أو باستخدام قائمة النقر右 (كلك يمين) داخل الجدول لاختيار أمر Delete row (إن وجد) لحذف الصف المحدد[42][43]، ثم حفظ التغييرات. تأكد من أنك تحذف الصف الخاص بالموظف الصحيح لأن هذا الإجراء لا رجعة فيه إلا بإعادة إدخال البيانات يدويًا. - ملاحظة: إن لم تقم بإضافة موظف إلى هذا الجدول، فسيُطبَّق عليه افتراضيًا عدد الساعات القياسي العام (المُعرَّف في الإعدادات العامة، مثلاً 8 ساعات) لجميع أيام العمل المحددة[44]. لذا لا تحتاج إلى إدخال كل الموظفين هنا، بل فقط من تختلف ساعات عملهم عن المعتاد.

إدارة الإجازات والعطل الرسمية

يُعنى هذا القسم بتسجيل أيام العطل أو الإجازات العامة التي لا يُتوقع فيها العمل (مثل الأعياد الرسمية أو العطل الأسبوعية الإضافية أو أي أيام خاصة تقرر الشركة اعتبارها إجازة). تساعد هذه القائمة الوحدة على استثناء هذه الأيام من حساب السعة ووضعها في الحسبان عند عرض الجداول والمخططات (ستظهر كأيام بلا سعة عمل، ويتم اعتبار أي مهمة مجدولة فيها كحمل زائد ما لم تُعاد جدولتها).

واجهة إدارة الإجازات بسيطة وتحتوي على: - زر إضافة عطلة جديدة: يظهر أعلى القائمة كزر بعنوان "إضافة عطلة" أو "New Holiday" (بحسب لغة الواجهة). بالضغط عليه يفتح نموذج تسجيل عطلة جديدة[45]. - جدول الإجازات المسجلة: أسفل الزر توجد قائمة بالعطل/الإجازات التي تم إدخالها مسبقًا. تتضمن أعمدة الجدول: تاريخ الإجازة، اسم الإجازة أو سببها، منشئ التسجيل (الشخص الذي أضافها)، وعمود الخيارات للتحرير أو الحذف[46][47].

لإضافة عطلة جديدة: 1. انقر على زر "إضافة عطلة جديدة". سيظهر لك نموذج منبثق يطلب تعبئة تفاصيل الإجازة[48]. 2. في النموذج، أدخل اسم الإجازة أو سببها في حقل المسمى مثل "اسم الإجازة" (مثال: رأس السنة الهجرية أو عطلة صيانة)[49]. 3. اختر تاريخ اليوم المعطل في الحقل المخصص للتاريخ[50]. يمكنك استخدام منتقي التاريخ لتسهيل الاختيار. 4. بعد تعبئة الحقول، اضغط حفظ. سيتم إغلاق النموذج وإضافة الإجازة الجديدة إلى القائمة معروضة في الجدول[51]. 5. سترى الآن العطلة مسجلة بالجدول، ويمكنك التأكد من صحة التاريخ والاسم المدرجين.

لتحرير إجازة قائمة: - في جدول الإجازات، انقر على أيقونة القلم (تحرير) المجاورة للعطلة التي ترغب بتعديلها[52]. سيظهر نفس النموذج المستخدم للإضافة ولكن معبأ بمعلومات تلك العطلة. - عدّل البيانات المطلوبة (الاسم أو التاريخ)[53]، ثم اضغط حفظ لتطبيق التعديلات. - ستنعكس التغييرات مباشرة في جدول الإجازات.

لحذف عطلة: انقر على أيقونة سلة المهملات (حذف) الموجودة إلى جانب العطلة المعنية[54]. ستطلب منك النظام تأكيد عملية الحذف. بعد التأكيد، ستتم إزالة العطلة من القائمة نهائيًا.

تنبيه: كن حذرًا عند حذف أيام الإجازة، فبمجرد حذف سجل الإجازة سيتم اعتبار ذلك اليوم يوم عمل عادي في حسابات عبء العمل ما لم يكن يصادف يوم عطلة أسبوعية. تأكد من أنك تحذف فقط السجلات المضافة بالخطأ أو الملغاة رسميًا.

بعد ضبط قائمة الإجازات: - سيتمكن النظام من استبعاد هذه الأيام من حساب السعة. أي يوم موجود في هذه القائمة سيعتبر يوم غير عمل، حتى لو كان ضمن أيام الأسبوع المعتبرة كأيام عمل في الإعدادات العامة. وبالتالي، لن يُحسب في إجمالي السعة وسيظهر عادة مختلفًا في الجدول (قد يتم تظليله أو وضع علامة عليه) للإشارة إلى كونه عطلة. - المهام التي تقع في أيام إجازة: إذا كانت هناك مهمة تاريخها يقع بالكامل ضمن يوم إجازة (أو تبدأ/تنتهي في يوم إجازة)، فمن المتوقع أن تعامل بشكل خاص. على سبيل المثال، في جدول "عبء العمل" ستظهر ساعات ذلك اليوم على أنها ساعات حمل زائد (لأنها ساعات تتجاوز السعة المتاحة والتي هي صفر في يوم الإجازة). كذلك في المخطط الزمني، قد يظهر اليوم مظللًا للدلالة على أنه عطلة. يفضل في هذه الحالات إما إعادة جدولة المهمة لتفادي يوم الإجازة أو قبول أنها ستكون عمل إضافي استثنائي.

ملاحظة: هذه القائمة مخصصة للعطل العامة التي تخص جميع الموظفين. في حال كان هناك نظام لإدارة الإجازات الفردية (كإجازة سنوية لموظف محدد)، يمكن التكامل مع وحدة الإجازات كما سيرد أدناه بحيث تؤخذ تلك الإجازات الفردية بالحسبان دون الحاجة لإدخالها يدويًا هنا لكل حالة.

الإعدادات العامة للعبء والعمل

يحتوي قسم الإعدادات العامة على إعدادات شاملة تؤثر على طريقة حساب عبء العمل لجميع الموظفين بشكل افتراضي. تأكد من ضبط هذه الخيارات بما يتوافق مع سياسة شركتك قبل البدء باستخدام الوحدة للحصول على نتائج دقيقة. تشمل الإعدادات ما يلي:

عدد ساعات العمل القياسية في اليوم: هذا الحقل يحدد عدد الساعات الافتراضي الذي يعتبر سعة العمل اليومية الطبيعية للموظف في شركتك[44]. القيمة الافتراضية غالبًا 8 ساعات (أي دوام كامل اعتيادي). يمكنك تعديل هذه القيمة إذا كان معيار شركتك مختلفًا (مثلاً 7 ساعات يوميًا). تؤثر هذه القيمة على حساب الحمل الزائد: أي مهمة تتجاوز هذه الساعات في يوم واحد ستعتبر مبدئيًا زيادة عن الحد ما لم يتم تخصيص قيمة أخرى لذلك الموظف. إذا كان لبعض الموظفين عدد ساعات مختلف (دوام جزئي مثلاً)، يمكنك ترك القيمة العامة كما هي وتخصيص الاستثناءات في قسم "تخصيص العبء القياسي" كما شرحنا[55].

أيام العمل الأسبوعية: تحت هذا التصنيف ستجد 7 خانات اختيار (Checkboxes) تمثل أيام الأسبوع من الإثنين إلى الأحد[31][56] (يبدأ الأسبوع من الإثنين افتراضيًا في التقويمات المستخدمة). استخدم هذه الخانات لتحديد أي الأيام تعتبر أيام عمل رسمية في أسبوعكم:

الأيام المؤشر عليها (مع علامة صح) تعتبرها الوحدة أيام عمل، أي تحتسب ساعاتها ضمن السعة الأسبوعية.

الأيام غير المؤشر عليها تعتبر عطل أسبوعية افتراضيًا (مثل الجمعة والسبت في كثير من المؤسسات في المنطقة العربية، أو السبت والأحد في أخرى). هذه الأيام لن يتم احتساب أي سعة عمل لها، وستظهر كأيام صفرية السعة في الجداول.

على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تتبع نظام عطلة نهاية الأسبوع الجمعة والسبت، فازل الإشارة عن الجمعة والسبت واترك باقي الأيام مؤشرًا عليها[57]. بذلك تحسب الوحدة ساعات العمل من الأحد إلى الخميس فقط لكل أسبوع.

ظهور أيام العطل الأسبوعية في التقارير: ستلاحظ وجود مجموعة مقابلة من خانات الاختيار بعنوان "مرئي" أو دون عنوان واضح بجانب كل يوم[58][59]. هذه الخانات تتحكم في ما إذا كان النظام سيعرض الأيام غير العاملة في الجداول والتقارير أم سيخفيها. مثلًا، قد ترغب في إخفاء أيام الجمعة والسبت تمامًا من جدول "عبء العمل" حتى لا تتسبب في فراغات غير مهمة. بتحريك علامة الاختيار من خانة "الجمعة مرئي للعرض" (على سبيل المثال)[60]، سيتم إخفاء عمود يوم الجمعة في جدول عبء العمل رغم إدراك النظام أنه يوم غير عمل. والأمر ذاته ينطبق على بقية الأيام. بشكل عام، ينصح بإظهار كل الأيام لشفافية أكبر – حيث سيظهر اليوم غير العمل بساعات صفرية – لكن الخيار متاح بحسب تفضيلكم.

استثناءات الموظفين: في بعض الحالات قد يوجد أشخاص في النظام لا ترغب بتضمينهم في حسابات عبء العمل (لأنهم ليسوا جزءًا من فريق التنفيذ مثلاً، أو لأن مهامهم لا تخضع لنفس المعايير). لإخراج هؤلاء من جميع الحسابات والتقارير، استخدم قائمة استثناء الموظفين[44]. هي عبارة عن قائمة اختيار متعددة تمكنك من تحديد أي عدد من الموظفين ليتم استبعادهم:

حدد الأسماء من القائمة (يمكن البحث بكتابتها داخل مربع الاختيار). ستظهر الأسماء المختارة كموسومة بعلامات.

عند الحفظ، ستقوم الوحدة بتجاهل أي بيانات مرتبطة بهؤلاء الموظفين في جميع العروض: لن يظهروا في جدول عبء العمل، ولن تحسب مهامهم في الإحصائيات[61][62].

استخدم هذا بحرص – عادة يطبق على حسابات خاصة (مثل حسابات مدراء لا ينفذون مهام محددة، أو حسابات خدمة العملاء التي لا تشارك في مشاريع التطوير، ...إلخ). أي موظف تستثنيه هنا لن تتم مراقبة عبء عمله ضمن هذه الوحدة.

التكامل مع نظام إدارة الوقت والإجازات: إذا كان نظامكم يحتوي على وحدة أو آليات لتسجيل بطاقات الدوام (Timesheets) وتقديم طلبات الإجازة والمغادرات للموظفين، فإن وحدة عبء العمل للأفراد قادرة على التكامل معها للحصول على صورة أكثر دقة. في هذا القسم ستجد إعدادًا بعنوان "دمج وحدة تتبع الوقت" أو ما شابه، وتحته خياران اثنان[63]:

تكامل الإجازات الرسمية: عند تفعيل هذا الخيار[64]، ستقوم الوحدة بالاستفادة من أي قائمة عطل رسمية معرفة في نظام تتبع الوقت (إن وُجدت) بدلًا من أو بالإضافة إلى القائمة اليدوية التي أدخلتها في قسم "إدارة الإجازات". أي عطل رسمية يحددها النظام الرئيسي سيتم أخذها بالحسبان تلقائيًا كمثل أيام العطل في حساب عبء العمل.

تكامل إجازات الموظفين: هذا الخيار[65] يتيح للوحدة الاطلاع على طلبات الإجازة الفردية الخاصة بالموظفين (مثل إجازة سنوية، مرضية، إلخ) والموافقة منها خاصة. فعند تفعيله، سيتعرف النظام على أيام الإجازة الممنوحة لكل موظف ويعاملها كأيام غير عمل لذلك الموظف تحديدًا. فمثلاً لو حصل موظف على إجازة ليومي الأحد والاثنين، سيتم اعتبار سعة عمله = 0 في هذين اليومين دون التأثير على بقية الموظفين.

هذان الخياران يكونان متاحين فقط في حال توفر وحدة إدارة الوقت والإجازات لديكم (قد تظهر غير مفعلة أو معطلة إن لم تتوفر تلك الوحدة)[66]. عند توفرها يمكنك وضع علامة صح على ما ترغب بتفعيله ثم الضغط حفظ. يفضّل تفعيل هذين الخيارين لتحقيق تكامل تلقائي وتفادي الحاجة لإدخال بيانات العطل يدويًا في أكثر من مكان.

في حال التفعيل، ستصبح تقارير عبء العمل أكثر واقعية: فلن تعزو الوحدة أي نقص في الأداء إلى موظف كان مجازًا، لأنها ستعلم أنه في إجازة. وكذلك لن تعتبر أيام العطل الرسمية كفراغ غير مبرر بل ستفهم أنها خارج نطاق العمل.

بعد ضبط كل ما سبق بما يناسبكم، اضغط زر حفظ أسفل صفحة الإعدادات[67] لتطبيق التغييرات. ستظهر رسالة تأكيد بنجاح الحفظ. ابتداءً من هذه اللحظة سيستخدم النظام القيم الجديدة في كل حساباته (مثلاً إذا غيرت ساعات العمل القياسية من 8 إلى 7، فسترى تأثير ذلك مباشرة في لون الخلايا بالجدول – ما كان يظهر كحمل زائد قد لا يعود كذلك إن كان تحت 7 ساعات، وهكذا).

نصائح واستفسارات شائعة

إدخال الساعات المقدرة للمهام: من أجل تحقيق أقصى استفادة من وحدة عبء العمل، تأكد من قيام مديري المشاريع أو منشيء المهام بإدخال عدد الساعات المقدرة لكل مهمة عند إنشائها[68]. يوجد حقل إضافي في نموذج إنشاء/تحرير المهمة بعنوان "الساعات المقدرة" (Estimate Hours). هذه القيمة هي التي تعتمد عليها الوحدة في حساب الحمل المتوقع على الموظف. بدون إدخالها، ستفترض الوحدة ضمنيًا أن المهمة قد تستغرق 0 ساعات (أو ستعتمد فقط على الوقت المنفذ إن وُجد)، مما قد يقلل دقة التخطيط.

تتبع الوقت المنفذ فعليًا: شجّع الموظفين على استخدام نظام تتبع الوقت (المؤقتات أو بطاقات الدوام) لتسجيل ساعات العمل الفعلية على المهام. تفيد هذه البيانات في مقارنة المقدر بـ الفعلي وتظهر في عمود S (المنفذ) لكل يوم. كما تنعكس في المخطط البياني للفترة. سيساعد ذلك في تحديد المهام التي تستغرق أكثر من المتوقع ومعرفة انحرافات التقدير لتحسين التخطيط مستقبلاً.

كيفية التعامل مع الحمل الزائد: عند ملاحظة خلايا كثيرة باللون الأحمر أو نسب مرتفعة للحمل الزائد في الرسوم البيانية، يُنصح باتخاذ إجراءات مثل:

إعادة جدولة بعض المهام (باستخدام المخطط الزمني لسحب مهمة وتأجيلها إلى يوم آخر أقل ازدحامًا[22]).

أو إعادة توزيع المهام بين الموظفين (باستخدام لوحة كانبان لسحب مهمة من موظف مزدحم وإفلاتها لموظف آخر متاح[5]).

أو في حالات قصوى، النظر في زيادة موارد (تكليف موظف إضافي أو الاستعانة بمصادر خارجية) إذا كان العبء الزائد منتظماً وليس مجرد حالة عابرة.

تحديثات فورية: جميع التغييرات التي تجريها سواء في المهام أو الإعدادات تنعكس فورًا على الوحدة. عند نقل مهمة في كانبان أو تعديل تاريخها، تحدَّث الجداول والرسوم البيانية وفقًا لذلك بدون الحاجة لإعادة تحميل الصفحة يدويًا[69][70]. تأكد فقط من أن لديك الصلاحيات اللازمة (غالبًا يجب أن تكون مديرًا أو لديك إذن عرض وحدة عبء العمل على الأقل[71][72]) لاستخدام هذه الوظائف.

الفرق بين العطل الأسبوعية والعطل الخاصة: العطل الأسبوعية تُحدد في الإعدادات العامة كما ذكرنا، وهي تنطبق تلقائيًا كل أسبوع. أما العطل الخاصة (في إدارة الإجازات) فهي استثنائية وقد تقع في أي يوم من الأسبوع (حتى لو كان يوم عمل عادي عادة). النظام يدمج الاثنين: أي يوم معطل سواء بسبب جدول الأسبوع أو بسبب إدخاله كعطلة خاصة سيتم استبعاده من السعة واعتباره يوم راحة.

صلاحيات الوصول: عادةً تكون هذه الوحدة مرئية فقط للإدارة أو من لديهم صلاحية متابعة جداول الموظفين. قد يكون هناك إعداد صلاحيات حيث يمكنك منح صلاحية عرض الوحدة دون تحرير لضمان أن فقط المدراء يقومون بتعديل التوزيع بينما يمكن لقادة الفرق مثلاً الاطلاع فقط[71][73]. تأكد من ضبط الصلاحيات حسب هيكل شركتك.

بذلك نصل إلى ختام دليل وحدة عبء عمل الأفراد. نأمل أن تساعدكم هذه الوحدة على تحقيق توازن أفضل في توزيع العمل وتحسين إنتاجية فريقكم. تذكّر أن التخطيط المسبق والمراقبة المستمرة لمدى انشغال الموظفين هي مفتاح لمنع الإرهاق وتحسين سير العمل. إذا كان لديك أي أسئلة إضافية حول استخدام الوحدة، يُرجى الرجوع إلى هذا الدليل أو التواصل مع مسؤول النظام لديكم. بالتوفيق في إدارة عبء العمل بكفاءة!

[1] [2] [6] resource_workload_lang.php

[3] [4] [5] [7] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22] [24] [25] [26] [27] [28] [29] [32] [33] [34] [35] [36] [69] [70] resource_workload_js.php

[8] [9] workload.php

[23] style.css

[30] [37] [38] [39] [40] [42] [43] resource_workload_setting_js.php

[31] [44] [55] [56] [57] [58] [59] [60] [63] [64] [65] [66] [67] general_settings.php

[41] customize_standard_workload.php

[45] [46] [47] [48] [49] [50] [51] [52] [53] [54] manage_dayoff.php

[61] [62] Resource_workload_model.php

[68] install.php

[71] [72] [73] resource_workload.php