دليل المستخدم لوحدة الوقت والحضور

مقدمة

توفر وحدة إدارة الوقت والحضور نظامًا متكاملًا لتتبع حضور الموظفين وانصرافهم وجدولة أوقات العمل. تسمح هذه الوحدة للموظفين بتسجيل حضورهم (دخولهم) وانصرافهم (خروجهم) بسهولة، وتمكّن مسؤولي الموارد البشرية من إدارة جداول الدوام والورديات، ومتابعة سجلات الحضور، ومعالجة طلبات الإجازات، وعرض تقارير شاملة لتحليل أنماط الحضور والعمل الإضافي. تم تصميم هذه الوحدة بلغة عربية واضحة لتلبية احتياجات مسؤولي الموارد البشرية والموظفين على حد سواء، وهي جزء أساسي من نظام إدارة الموارد البشرية في المؤسسة.

ملاحظة: تم دمج وظائف الإجازات ضمن هذه الوحدة بشكل سلس؛ حيث تُعامل طلبات الإجازة والغياب كجزء من نظام الوقت والحضور لتحقيق رؤية شاملة لساعات عمل الموظفين وأوقات غيابهم.

فيما يلي دليل تفصيلي لجميع جوانب وحدة الوقت والحضور وكيفية استخدامها:

تسجيل الدخول والخروج (الحضور والانصراف)

هذه الميزة تتيح للموظفين تسجيل حضورهم عند بدء العمل وتسجيل انصرافهم عند نهاية الدوام. تتم عملية التسجيل بسهولة عبر واجهة النظام دون الحاجة إلى أجهزة خارجية (إلا إذا تم تفعيل تكامل خاص). إليك كيفية استخدام هذه الخاصية:

الدخول إلى شاشة الحضور: من القائمة الرئيسية، انتقل إلى قسم الوقت والحضور واختر الحضور. ستظهر لك صفحة تسجيل الحضور والانصراف. قد يُطلق على هذه الصفحة اسم "الحضور" أو "سجل الحضور" في الواجهة. ستجد فيها معلومات أساسية مثل الوقت الحالي وربما سجل آخر عمليات تسجيل قمت بها[1].

تسجيل الحضور (تسجيل الدخول): عند وصولك في بداية يوم العمل، اضغط على زر "تسجيل الدخول" لتسجيل حضورك. قد يُسمّى الزر أيضًا "تسجيل الوصول" في الواجهة[2]. بمجرد الضغط، يقوم النظام بتسجيل وقت الحضور الحالي في سجل حضورك. ستظهر رسالة تأكيد بنجاح العملية مثل "تم تسجيل الوصول بنجاح" للتأكيد[3].

تسجيل الانصراف (تسجيل الخروج): عند انتهاء يوم العمل أو عند مغادرتك، انتقل مجددًا إلى شاشة الحضور واضغط زر "تسجيل الخروج" لتسجيل الانصراف. قد يظهر النص "تسجيل المغادرة" بجانب هذا الزر في الواجهة[3]. سيقوم النظام بحفظ وقت انصرافك في السجل. ستتلقى تأكيدًا على الشاشة يفيد بأن عملية الخروج تمّت بنجاح.

عرض سجل الدخول/الخروج: يوفر النظام إمكانية عرض سجل زمني لكافة عمليات الحضور والانصراف الخاصة بك. من خلال زر أو رابط "سجل الدخول/الخروج" يمكنك رؤية قائمة بجميع الأوقات التي قمت بتسجيل حضورك وانصرافك فيها[1]. يظهر هذا السجل تواريخ وأوقات "تم تسجيل الوصول في..." و "تم تسجيل الانصراف في..." لكل يوم[4]، مما يساعدك على مراجعة سجلات دوامك الشخصية بسهولة.

تعديل وقت الحضور/الانصراف (عند الحاجة): حسب إعدادات النظام، قد يُسمح بتحرير أو تعديل وقت التسجيل في حال حدوث خطأ أو نسيان[4]. على سبيل المثال، إذا نسيت تسجيل الدخول في الوقت الصحيح، يمكن للمشرف أو قسم الموارد البشرية إدخال تعديل يدوي لتصحيح وقت الحضور. هذه الصلاحية اختيارية ويتم التحكم بها من خلال الإعدادات (انظر قسم الإعدادات). إذا كان التعديل مسموحًا، ستجد زرًا أو خيارًا مثل "تحرير وقت التسجيل" بجانب السجل، حيث يمكن للمصرّح لهم ضبط الوقت يدويًا.

التسجيل باستخدام رمز QR (اختياري): يدعم النظام أيضًا التسجيل عبر مسح رمز QR. عند تفعيل هذه الميزة، سيكون لكل موظف رمز QR خاص به. يمكن للموظف إبراز هذا الرمز أمام كاميرا جهاز حاسوب أو هاتف مُخصص في مكان العمل، أو يمكن لمسؤول الحضور مسحه عبر النظام. سيقوم النظام بالتعرف على الموظف وتسجيل حضوره أو انصرافه تلقائيًا بعد مسح الـQR. هذه الطريقة مفيدة للشركات التي ترغب في استخدام محطة مركزية للتسجيل السريع دون حاجة كل موظف للولوج إلى حسابه. لتفعيل واستخدام هذه الخاصية، يمكن للمسؤول فتح شاشة "مسح رمز QR" من النظام والتي ستشغّل الكاميرا وتتعرف على الرموز الممسوحة. بمجرد نجاح المسح، يسجل النظام الوقت كما لو أن الموظف ضغط زر تسجيل الدخول أو الخروج بنفسه. سيتم إشعارك بنجاح العملية أو فشلها فورًا على الشاشة.

التذكير بالتسجيل: حرصًا على دقة السجلات، يمكن للنظام إرسال تذكيرات آلية للموظفين الذين لم يقوموا بتسجيل حضورهم في بداية اليوم[5]. إذا مرت مدة محددة (يحددها مسؤول النظام) بعد وقت بدء الدوام الرسمي ولم يقم الموظف بالتسجيل، قد يظهر إشعار أو يُرسل تنبيه يذكّره بالقيام بذلك. على سبيل المثال، قد يصلك تنبيه نصّي يقول: "أذكّرك بتسجيل الوصول اليوم لتوثيق وقت بدء دوامك"[5]. هذه الميزة تساعد على تقليل حالات النسيان وضمان اكتمال بيانات الحضور.

ملحوظة: إذا كانت مؤسستك تستخدم نظامًا تلقائيًا (مثل أجهزة البصمة أو تطبيق تتبع الوقت)، يمكن استيراد بيانات الحضور من تلك الأنظمة مباشرة عوضًا عن التسجيل اليدوي. راجع قسم الإعدادات لمعرفة خيارات التكامل مع أجهزة الحضور أو الملفات الخارجية.

إدارة الجداول الزمنية والورديات

تتيح هذه الوحدة قدرات متقدمة في جدولة العمل، بما في ذلك إنشاء الورديات (النوبات) وتوزيعها على الموظفين، وتخطيط الجداول الزمنية لشهور أو أسابيع قادمة. هذه الخصائص مفيدة لمسؤولي الموارد البشرية لتنظيم دوام الموظفين وخاصة في البيئات التي تعمل بنظام الورديات أو الجداول المتغيرة. فيما يلي توضيح لكيفية إدارة الجداول الزمنية:

تعريف أنواع الورديات: قبل جدولة أي وردية، قد تحتاج أولاً إلى تعريف أنواع الورديات المعتمدة في مؤسستك (مثل وردية صباحية، مسائية، وردية ليلية، ...إلخ). انتقل إلى قسم إدارة فئات الورديات ضمن إعدادات أو قائمة الوقت والحضور. هناك ستجد خيار "فئات الورديات" أو "فئات التحول" كما قد يظهر في النظام[6]. اضغط على "فئة جديدة" لإضافة نوع وردية جديد، ثم أدخل اسم الوردية (مثلاً "صباحية") ووصفًا اختياريًا ورمزًا إن وجد (مثل رمز مختصر يظهر في الجدول). حدد وقت بدء الوردية ووقت انتهائها[7][8]، وفترات الاستراحة إن وُجدت (مثلاً فترة الغداء). بعد الإضافة، احفظ الفئة. تكرّر العملية لكل نوع وردية مختلف لديك. هذه الأنواع ستسهل عليك لاحقًا تعيين الورديات في الجدول دون الحاجة لإدخال التفاصيل الزمنية في كل مرة.

إعداد جدول الورديات (جدول المناوبات): توفّر الوحدة أداة مخصصة لعرض وجدولة الورديات تسمى "جدول مناوبة العمل"[9]. للوصول إليها، اذهب إلى قسم الوقت والحضور في القائمة الجانبية واختر "جدول الورديات" أو "جدول مناوبة العمل". سيظهر لك تقويم أو مصفوفة تتضمن الأيام على امتداد أعلى الجدول والموظفين أو الأقسام على الجانب. يمكنك التنقل بين الشهور أو الأسابيع باستخدام أدوات التصفح أعلى الجدول. لإدخال وردية لموظف ما في يوم محدد، انقر على الخانة التي تقاطع ذلك اليوم مع ذلك الموظف. سيظهر نموذج صغير يتيح لك اختيار نوع الوردية من القائمة (التي عرّفتها مسبقًا) وتطبيقها. بعد الاختيار، احفظ التغييرات. ستظهر رمز أو لون يمثل تلك الوردية داخل التقويم.

تخصيص الورديات للموظفين: يمكنك تخصيص عدة ورديات دفعة واحدة لموظف أو لقسم. مثلًا، إذا كان لدى قسم الدعم الفني وردية ثابتة طوال أسبوع معين، يمكنك استخدام خيار "تخصيص الورديات"[10] لتطبيق وردية محددة على مجموعة من الأيام دفعة واحدة. غالبًا يوجد زر أو وضع "تعبئة/نسخ الورديات" حيث يمكنك تحديد نطاق زمني (مثلاً كامل الشهر أو أسبوع محدد) وتعيين وردية لجميع الأيام (مع مراعاة العطل الرسمية التي سنذكرها أدناه). هذا يُسهّل جدولة الورديات بدلًا من إدخالها يدويًا يومًا بيوم.

التكرار التلقائي للجدول: إذا كانت جداول الورديات متكررة سنويًا أو دوريًا، يمكنك استخدام ميزة "التكرار التلقائي". على سبيل المثال، إن كان لديك جدول يتكرر كل عام بنفس الشكل (مثل في المواسم أو الفصول)، يمكنك تفعيل خيار "تكرار تلقائي حسب العام"[9]. عند تفعيل هذا الخيار، سيقوم النظام تلقائيًا بنسخ الجدول من العام الحالي إلى العام التالي في الموعد المحدد، مما يوفر عليك إعادة إدخال نفس الجدول كل سنة.

عرض قائمة الورديات وتعديلها: إلى جانب التقويم، يمكن الاطلاع على قائمة تفصيلية للورديات عبر قسم إدارة الورديات. قد يكون هناك قائمة تحت اسم "إدارة الورديات" أو "إدارة المناوبات" حيث ترى كل إدخال وردية كصف فيه اسم الموظف، نوع الوردية، التاريخ والوقت[11]. من هذه القائمة يمكنك تحرير أي وردية أو إزالتها عند الحاجة، بدلًا من التعامل مع التقويم مباشرة. استخدم زر "تحرير" بجانب أي سجل لتعديل نوع الوردية أو تغيير الموظف أو التاريخ، ثم احفظ التعديلات ليتم تحديث الجدول accordingly.

أيام الراحة والعطلات: أثناء إعداد الجدول، تستطيع أيضًا تحديد أيام الراحة الأسبوعية (مثل الجمعة والسبت) والعطلات الرسمية. ضمن إعدادات الجدول الزمني قد تجد تبويب "الإجازات" أو "الأيام المغلقة" حيث يمكن تعريف قائمة بالعطلات الرسمية في العام[12]. عند تعريف هذه الأيام، سيظهر تمييز خاص عليها في جدول الورديات، ولن تُحسب كأيام عمل عند تتبع ساعات العمل الفعلية. تأكد من تحديث قائمة الإجازات الرسمية سنويًا (يمكن تحديدها مُسبقًا لعام كامل) لتفادي جدولة أي موظف في يوم عطلة غير مقصود.

الربط مع الحضور الفعلي: بعد وضع جدول الورديات، يبدأ تتبع التزام الموظفين بهذا الجدول تلقائيًا. أي أن النظام يمكنه مقارنة الوقت المجدول مع الوقت الفعلي للحضور. فمثلًا، لو كان الموظف "أحمد" مقررًا في وردية صباحية (8 صباحًا – 2 مساءً) يوم الأحد، لكنه سجل حضوره الفعلي 8:30 صباحًا، فسيسجل النظام هذا التأخير (نصف ساعة تأخير) في بيانات حضوره[1][13]. بشكل مماثل، لو غادر قبل موعد الانصراف بنحو 15 دقيقة، سيظهر أنه خرج مبكرًا. هذه المعلومات المفصلة تساعد الإدارة في تقييم مدى الالتزام وجاهزة للاستخدام في التقارير.

الورديات المتداخلة والعمل الإضافي: بعض الأحيان يعمل الموظف ورديتين متتاليتين أو ساعات إضافية. يمكن جدولة ورديتين في نفس اليوم للموظف ذاته (مثل وردية صباحية ومسائية) في الجدول إذا كان ذلك مسموحًا في مؤسستك. سيحسب النظام إجمالي ساعات العمل لتلك اليوم وفق مجموع الورديتين. أما العمل الإضافي (ساعات خارج أوقات الورديات المحددة) فيمكن أيضًا تتبعه، إما عن طريق تسجيل خروج بعد وقت الوردية (مثلا نظام الوردية انتهى 5 مساءً لكن الموظف خرج 7 مساءً)، أو عن طريق تقديم طلب ساعات عمل إضافية من قبل الموظف واعتماده من المسؤول (انظر قسم الإجازات والطلبات أدناه)[14].

تتبع الحضور والانصراف

يساعد نظام الوقت والحضور مسؤولي الموارد البشرية والمشرفين على متابعة حالة الحضور اليومية للموظفين بشكل مباشر, والتعرف على أي تجاوزات أو حالات غياب فور وقوعها. فيما يلي أبرز جوانب تتبع الحضور التي يوفرها النظام:

لوحة مراقبة الحضور (Dashboard): توفر الوحدة لوحة معلومات تفاعلية تعرض نظرة سريعة على حالة الحضور اليومية. قد تشمل هذه اللوحة عدد الموظفين الذين سجلوا حضورهم حتى اللحظة، وعدد الذين تأخروا، ومن لم يسجل الحضور بعد. على سبيل المثال، ستظهر لديك قائمة أو جدول يُبيّن أسماء الموظفين مع حالة كل منهم: "حاضر"، "متأخر"، "غائب". يتم تحديث هذه المعلومات لحظيًا بناءً على عمليات التسجيل. هذه النظرة العامة تمكّن قسم الموارد البشرية من اتخاذ إجراءات سريعة (كالتواصل مع المتأخرين أو التأكد من حالة الغائبين).

سجلات الحضور التفصيلية: يمكن لمسؤولي الحضور استعراض سجلات تفصيلية لكل موظف عبر قائمة الحضور. عند فتح سجل موظف معين ستجد تسجيلاً زمنيًا لكل حركات الدخول والخروج الخاصة به، متضمنة التواريخ والساعات[1]، بالإضافة إلى أي ملاحظات مرتبطة (مثلاً إذا تم تعديل وقت من قبل الإدارة سيظهر توضيح لذلك). يمكن تصفية هذه السجلات حسب الفترة الزمنية (يوم، أسبوع، شهر، أو نطاق مخصص) لتسهيل مراجعة حضور موظف خلال فترة معينة.

التأخر والمغادرة المبكرة: يقوم النظام تلقائيًا برصد التأخيرات والانصراف المبكر بمقارنة أوقات الحضور الفعلية بجدول الورديات المخطط. إذا سجل الموظف حضوره بعد وقت بدء دوامه المحدد، سيُوسم بالسجل أنه "متأخر X دقيقة/ساعة"[1]. وكذلك عند الخروج قبل الوقت المحدد لنهاية الدوام، يظهر "انصراف مبكر بمقدار Y". هذه البيانات يمكن الاطلاع عليها فورًا في سجل الموظف، كما يمكن تكوين تقارير خاصة بالتأخر وأخرى بالانصراف المبكر (انظر قسم التقارير). قد تُظهر الواجهة مثلًا أعلامًا حمراء أو رموزًا بجانب الأوقات المتأخرة لتمييزها بسهولة.

الغياب وعدم التسجيل: في حال لم يقم الموظف بأي عملية تسجيل حضور في يوم عمل مقرر، فسيعتبر غائبًا بدون إذن ما لم تكن هناك إجازة مسجلة له. النظام يميّز هذه الحالات مثلاً بعبارة "لم يتم تسجيل حضور" أو "غياب" أمام اسم الموظف في لوحة الحضور اليومية[15]. كذلك الأمر إذا نسي الموظف تسجيل الخروج، يمكن للنظام إما وسمه كـ"لم يسجل انصراف" أو تطبيق خاصية الخروج التلقائي (إن تم تفعيلها) كما سنوضح تاليًا.

الخروج التلقائي: لتفادي السهو في تسجيل الانصراف، يمكن تفعيل خاصية "الخروج التلقائي"[16]. عند تشغيل هذه الميزة، سيقوم النظام باعتبار الموظف منصرفًا تلقائيًا بعد عدد X من الساعات من انتهاء وقت دوامه الرسمي[16]. على سبيل المثال، إذا انتهت وردية الموظف الساعة 5:00 مساءً وتم ضبط "الخروج التلقائي بعد ساعتين"، فلو بقي الموظف مسجلًا كحاضر دون أن يسجل خروج حتى 7:00 مساءً، سيقوم النظام تلقائيًا بإنهاء دوامه عند السابعة واعتبار ذلك وقت الخروج الرسمي[16]. هذه الخاصية مفيدة لضمان إغلاق السجلات اليومية وعدم تراكم حالة "حاضر" مستمرة إلى اليوم التالي بسبب نسيان الموظف للتسجيل، لكنها بالطبع اختيارية ويمكن تعديل مدة الـX ساعة بحسب سياسة الشركة.

الحضور حسب الموقع الجغرافي: لبعض المؤسسات التي لديها مواقع عمل متعددة أو ميدان عمل خارج المكتب، يدعم النظام تتبع الحضور بحسب الموقع. يمكن تفعيل خاصية تحديد مواقع جغرافية معتمدة للتسجيل بحيث لا يُسمح للموظف بتسجيل حضوره إلا إذا كان متواجدًا ضمن نطاق الموقع المحدد[17]. مثلًا، يمكن تعريف إحداثيات المكتب أو المصنع في النظام، وعند محاولة الموظف التسجيل من موقع بعيد (كمنزله مثلاً) سيرفض النظام العملية ويظهر تنبيه "موقعك الحالي غير مسموح به لتسجيل الحضور"[18]. لإعداد ذلك، تقوم إدارة مكان العمل بتعريف مواقع وفروع الشركة في قسم إدارة مواقع العمل، وتحديد إحداثيات كل موقع وربط الموظفين العاملين فيه. هذه الميزة تضمن موثوقية سجلات الحضور وتمنع التسجيل عن بُعد بشكل غير مصرح.

الحضور عبر خطوط السير (Routes): في حال كان لدى شركتك موظفون يتنقلون عبر مسار ثابت بمحطات محددة (مثل سائقي التوصيل أو مندوبي المبيعات الذين يزورون عدة مواقع يوميًا)، يمكن استخدام ميزة مسار الحضور. عند تفعيلها، يُعرِّف المسؤول نقاط المسار التي ينبغي على الموظف التواجد فيها خلال اليوم، ويقوم الموظف بتسجيل حضوره عند كل نقطة وصول. النظام سيتابع تقدم الموظف عبر المسار ويظهر نسبة النقاط المكتملة من خط السير[19][20]. مثلاً، قد ترى تقريرًا أو شاشة تُظهر "تم إكمال 3 من 5 نقاط مسار اليوم" مع عرض المحطات التي تم تسجيل الوصول فيها[19]. كما يمكن تفعيل خيار إرسال تنبيه للمسؤول إذا تخطى الموظف نقطة دون تسجيل، مما يعزز الرقابة على الأعمال الميدانية.

الإشعارات والتنبيهات للمسؤولين: أثناء تتبع الحضور، يمكن ضبط إشعارات آنية للمسؤولين. على سبيل المثال، يمكن إعداد النظام ليقوم بإرسال إشعار لمسؤول الموارد البشرية أو المدير المباشر إذا تأخر أحد الموظفين أكثر من مدة معينة أو لم يسجل حضوره إطلاقًا. كذلك يمكن إرسال بريد إلكتروني أو تنبيه للمدير عند قيام موظف بتسجيل الخروج في موقع عميل (إن كانت شركتك تقدم خدمات لدى عملاء ميدانيين) لإبلاغ العميل بوصول أو مغادرة الموظف في موقعه[21]. كل هذه التنبيهات اختيارية ويحددها المسؤول في الإعدادات حسب الحاجة.

إدارة الإجازات والطلبات

تتكامل وحدة الوقت والحضور مع نظام إدارة الإجازات لتوفير منصة موحدة لتقديم الطلبات المتعلقة بالوقت (سواء إجازات، أو تصاريح خروج أثناء الدوام، أو طلب عمل إضافي). فيما يلي دليل إدارة الإجازات والطلبات:

تقديم طلب إجازة جديد (من قبل الموظف): عندما يحتاج الموظف إلى إجازة (سواء كانت سنوية، مرضية، أو أي نوع آخر من الإجازات المعتمدة)، يمكنه تقديم طلب إلكتروني عبر النظام بدلاً من الإجراءات الورقية. للتقديم، يذهب الموظف إلى قسم "الإجازات" أو "الطلبات" في واجهة النظام (قد يكون تحت قائمة الوقت والحضور بمسمى "مغادرة" أو "طلبات الإجازة"). هناك سيجد زرًا بعنوان "طلب إجازة جديدة"[22]. بالضغط عليه يظهر نموذج الطلب الذي يتضمن الحقول التالية:

نوع الإجازة: يختار الموظف من قائمة أنواع الإجازات (مثل: إجازة سنوية، إجازة مرضية، إجازة زواج… إلخ). يمكنك تخصيص أنواع الإجازات المتاحة من خلال الإعدادات (انظر قسم الإعدادات).

تاريخ البدء والإنتهاء: يحدد الموظف تاريخ ووقت بدء الإجازة وتاريخ ووقت انتهائها[23]. مثلاً: من 10 مارس إلى 15 مارس (يتم شمول أيام العمل الفعلية واستثناء أيام العطل الأسبوعية تلقائيًا في معظم الحالات).

المدة أو عدد الأيام: ربما يقوم النظام بحسابها تلقائيًا بناءً على التواريخ المدخلة، مع خصم أي عطلات أو أيام راحة ضمن الفترة.

المرفقات: يمكن (وأحيانًا يجب) إرفاق وثائق تدعم الطلب، كالتقارير الطبية لإجازة مرضية. يوجد حقل "ملف مرفق" لتحميل المستندات[24].

ملاحظات: حقل نصّي لكتابة سبب الإجازة أو أي توضيحات إضافية يراها الموظف ضرورية.

بعد تعبئة البيانات، يضغط الموظف "إرسال الطلب". يقوم النظام بحفظ الطلب وإشعار الجهة المسؤولة (مديره المباشر أو إدارة الموارد البشرية) بوجود طلب جديد بانتظار المراجعة[25]. سيظهر للموظف إشعار بأن طلبه تم إرساله بنجاح[23].

متابعة حالة الطلب: بعد إرسال طلب الإجازة، يستطيع الموظف متابعة حالته من نفس القسم. ستظهر حالة الطلب كإحدى التالي: "قيد المراجعة" (بانتظار الموافقة)، "موافق عليه" أو "مرفوض". يتم تحديث هذه الحالة من قبل المسؤول عند اتخاذ الإجراء المناسب. يمكن أيضًا أن يتلقى الموظف إشعارًا أو بريدًا إلكترونيًا فور تغيير حالة طلبه (إشعار بالموافقة أو الرفض).

مراجعة الطلبات والموافقة (من قبل المسؤول): يتمكن مسؤولو الموارد البشرية أو المدراء (بحسب الصلاحيات الممنوحة) من الوصول إلى قائمة إدارة الإجازات والطلبات عبر قائمة الوقت والحضور باختيار "إدارة الإجازات"[26]. في هذه الواجهة، ستظهر جميع الطلبات المقدمة مصنفة حسب الحالة أو النوع. على سبيل المثال، يمكن التبديل بين تبويبات لعرض: طلبات الإجازة السنوية، طلبات المغادرة المبكرة، طلبات العمل الإضافي... وغيرها. سيرى المسؤول تفاصيل كل طلب عند النقر عليه: اسم الموظف، نوع الطلب، تواريخ البداية والنهاية، المرفقات والسبب. بناءً على سياسة الشركة، قد يمر الطلب عبر تسلسل اعتماد (Workflow) حيث يوافق مدير الموظف أولاً ثم الموارد البشرية أو العكس. بعد دراسة الطلب، يقوم المسؤول باختيار "الموافقة" أو "الرفض". يُمكن تدوين ملاحظة مع قرار الرفض لتوضيح السبب (مثلاً: عدم توفر رصيد إجازات كافٍ، أو تعارض مع مهام العمل). عند اتخاذ القرار، يُحدّث النظام حالة الطلب فورًا ويُرسل إشعارًا للموظف بالنتيجة[25]. الطلبات الموافق عليها ستنعكس تلقائيًا على سجل الحضور (حيث ستظهر كفترة غياب مبرر)، وتؤثر على رصيد الإجازات السنوي للموظف.

إدارة أنواع الطلبات الأخرى: إلى جانب الإجازات، يمكن للنظام التعامل مع طلبات أخرى متعلقة بالوقت:

طلب إذن خروج خلال الدوام: إذا احتاج موظف لمغادرة العمل لبضع ساعات في منتصف اليوم (لأمر طارئ مثلاً)، فيمكنه تقديم طلب "خروج مؤقت" وتحديد المدة (مثلاً خروج ساعتين لزيارة جهة ما). هذه الطلبات تضاف إلى القائمة لمراجعتها من قبل المسؤول، وعند الموافقة تظهر كسجل مغادرة موقّت في يوم العمل[1].

طلب تأخير/تعويض: بعض المؤسسات تسمح بأن يطلب الموظف السماح بتأخير في موعد الحضور يومًا ما على أن يعوضه، أو مغادرة مبكرة لسبب ما. يمكن إدارة ذلك عبر تقديم طلب يشبه طلب الإجازة لكن بنوع مختلف (قد يسمى طلب تأخير/مغادرة مبكرة). عند الموافقة، يتفهم النظام غياب الموظف الجزئي ذلك اليوم دون احتسابه كغياب غير مبرر.

طلب ساعات إضافية: في حال عمل الموظف لساعات تتجاوز دوامه ويرغب باحتسابها كساعات إضافية مدفوعة، يمكنه تقديم طلب اعتماد ساعات إضافية (أو قد يقدمه المشرف نيابة عنه). يحدد فيه تاريخ ومدة العمل الإضافي وما إذا كانت مرتبطة بمهمة معينة. هذه الطلبات أيضًا تعرض في تبويب "ساعات العمل الإضافية" للمراجعة[14]. عند الموافقة، يمكن للنظام إمّا إضافة تلك الساعات إلى كشف دوام الموظف كشكل من التعويض، أو إرسالها إلى نظام الرواتب (إذا كان مرتبطًا) ليتم صرف مستحقاتها في فترة الراتب.

رصيد الإجازات السنوية: يوفر النظام في قسم الإجازات أيضًا متابعة لرصيد الإجازات السنوية لكل موظف. على سبيل المثال، قد يظهر بجانب اسم الموظف معلومات مثل: "رصيد الإجازات المتبقي هذا العام: 5 أيام"[27]. يتم تحديث هذا الرصيد تلقائيًا عند اعتماد أي إجازة مدفوعة. كما يمكن لمسؤول الموارد البشرية تعديل الأرصدة يدويًا في بداية السنة أو نقل المتبقي منها حسب سياسة الترحيل السنوي.

التقارير المرتبطة بالطلبات: يمكن لاحقًا توليد تقارير عن الإجازات مثل تقرير بجميع الإجازات المأخوذة خلال سنة معينة، أو تقرير إجمالي الإجازات حسب النوع (مرضية، سنوية، إلخ)[28]. هذه التقارير مفيدة لتحليل سلوك الغياب وتخطيط الموارد البشرية (انظر قسم التقارير أدناه للمزيد).

عرض وتحليل التقارير

توفر وحدة الوقت والحضور مجموعة من التقارير الشاملة التي تساعد الإدارة على تحليل بيانات الدوام والحضور والاستفادة منها في تحسين الإنتاجية وضبط سياسات العمل. فيما يلي أهم التقارير وكيفية استخدامها:

تقرير الحضور العام: يعرض نظرة عامة على حضور الموظفين خلال فترة محددة. يمكنك توليد تقرير حضور شهري أو سنوي لكل الموظفين أو لموظف معيّن. سيُظهر هذا التقرير إجمالي أيام العمل لكل موظف، وأيام الحضور الفعلي، وأيام الغياب سواء المبرر منها (إجازات) أو غير المبرر[29]. كما يمكن أن يتضمن نسبة الحضور (عدد الأيام التي حضرها الموظف مقارنة بإجمالي أيام العمل المتاحة). يساعد هذا التقرير في تحديد الموظفين الملتزمين ونسبة الغياب في القسم أو الشركة بشكل عام.

تقرير التأخيرات والانصراف المبكر: يركز هذا التقرير على حالات الحضور المتأخر أو الخروج المبكر. عند توليده ستشاهد قائمة بالتواريخ التي شهدت تأخيرات أو مغادرات مبكرة، مع أسماء الموظفين المعنيين ومدة كل حالة. مثلاً: "محمد – تأخر 20 دقيقة بتاريخ 5/6/2025" أو "سعاد – انصرفت مبكرًا 1 ساعة بتاريخ 10/6/2025". قد يكون هذا التقرير مجمّعًا لكل الشركة أو مقسّمًا حسب الأقسام. يساهم هذا في التعرف على أنماط التأخير؛ هل هي محصورة لدى أفراد معينين أم عامة، وهل هناك أيام معينة تكثر فيها الظاهرة (مثل بداية الأسبوع أو نهايته)[30].

تقرير الغياب والإجازات: يعطي هذا التقرير تفاصيل حول الإجازات المأخوذة والغيابات. يمكن تقسيمه حسب النوع؛ فمثلًا تقرير الإجازات السنوية سيظهر عدد أيام الإجازة السنوية المستعملة من قبل كل موظف خلال العام[31]، ومقارنة ذلك بالحد الأقصى المسموح (مثلاً 14/30 يوم مستخدمة). كذلك تقرير الإجازات المرضية إن وجد، أو تقرير الغياب غير المبرر والذي يسلط الضوء على الأيام التي غاب فيها الموظفون دون تقديم طلب. هناك أيضًا تقرير استقالات أو إنهاء خدمة (إنهاء الوظيفة) إن كانت الوحدة تتعقب ذلك[32]، لعرض عدد الذين تركوا العمل خلال فترة ما (مفيد لمؤشر حركة الموظفين).

تقرير ساعات العمل الإضافية: عند استخدام نظام العمل الإضافي، يمكن توليد تقرير إجمالي الساعات الإضافية لكل موظف أو لكل قسم خلال فترة محددة. سيظهر أسماء الموظفين مع عدد الساعات الإضافية المعتمدة لهم، وربما تكلفة تلك الساعات إذا كان النظام متكاملًا مع وحدة الرواتب. هذا التقرير مهم للقسم المالي أو الإداري لضبط ميزانية الساعات الإضافية والتأكد من توافقها مع السياسات.

تقارير مخصصة أخرى: اعتمادًا على احتياجات شركتك، قد تجد في قسم التقارير عناصر أخرى مثل:

تقرير نسبة الحضور حسب موقع العمل: إذا كان لديك فروع متعددة وتريد مقارنة الالتزام بينها، سيظهر "تقرير نسبة تسجيل الوصول/المغادرة حسب مكان العمل"[33] الذي يقارن معدلات الحضور في كل موقع.

تقرير مسار الحضور: إذا تم تطبيق نظام المسارات، ستجد "تقرير تقدم تسجيل الوصول/المغادرة بحسب المسار"[19] لعرض نسبة إكمال كل موظف لمساره اليومي على مدى فترة.

تقرير كفاءة استخدام القوى العاملة: قد تكون هناك تقارير ضمن تقارير الموارد البشرية الشاملة[29] تظهر حركات التوظيف والخروج أو توزيع الموظفين حسب المناوبة...إلخ. بعض هذه التقارير تتجاوز الوقت والحضور إلى نظرة أشمل على إدارة الموارد البشرية لكنها مدرجة ضمن نفس الوحدة لارتباطها بالدوام.

كيفية عرض التقارير: للوصول للتقارير، اذهب إلى قائمة الوقت والحضور واختر "التقارير"[34]. ستظهر لك صفحة تحتوي على عدة تبويبات أو قائمة بالتقارير المتاحة. اختر التقرير المطلوب عبر النقر على اسمه. غالبًا ستجد في أعلى صفحة التقرير خيارات تصفية مثل: نطاق التاريخ (اختر الشهر أو الربع أو السنة أو نطاق مخصص)، القسم أو الفرع (لتضييق التقرير على قسم معين أو موقع معين)، وربما اختيار موظف محدد أو نوع الإجازة…إلخ حسب نوع التقرير. حدد معايير التصفية ثم اضغط "عرض التقرير" أو "تحديث". سيقوم النظام بعرض التقرير مباشرة في الصفحة.

تصدير وطباعة التقارير: بعد عرض التقرير، يمكنك تصديره بصيغ مختلفة مثل Excel أو PDF عبر الضغط على أيقونة التصدير (غالبًا تظهر كرمز Excel أو PDF أعلى الجدول). كما يمكن طباعة التقرير مباشرة بالنقر على زر "طباعة" إن وجد. سيتم توليد نسخة من التقرير جاهزة للطباعة بتنسيق منظم.

قراءة التقارير والاستفادة منها: تظهر التقارير عادة في شكل جداول ورسوم بيانية لسهولة الاستيعاب. على سبيل المثال، تقرير الحضور الشهري قد يأتي بجدول ثم رسم بياني دائري يوضح نسبة الحضور مقابل الغياب. تأكد من مراجعة الأرقام الكلية أسفل كل تقرير (مثل مجموع أيام الغياب، مجموع ساعات التأخير...إلخ) للحصول على استنتاجات عامة بسرعة. هذه التقارير تساعد في اتخاذ قرارات مثل الحاجة إلى إجراءات لضبط التأخير، أو مكافأة الموظفين ذوي الالتزام العالي، أو توزيع أفضل لساعات العمل الإضافي لتجنب الإرهاق.

الإعدادات الخاصة بوحدة الوقت والحضور

لضمان ملاءمة نظام الوقت والحضور لسياسات شركتك، تحتوي الوحدة على صفحة إعدادات شاملة تمكن مسؤولي النظام من تكييف الخصائص وفق الاحتياجات. للوصول إلى الإعدادات، انتقل إلى الوقت والحضور > الإعدادات[35]. ستجد عدة تبويبات ضمن صفحة الإعدادات، نوضح أبرزها هنا:

إعدادات الحضور الأساسية: في هذا القسم يمكنك تخصيص طريقة تتبع الحضور. مثلًا:

اختيار طريقة تسجيل الوقت (timekeeping_form): النظام يدعم ثلاث صيغ لتسجيل الوقت[36]: (1) النظام اليدوي حيث يعتمد على تسجيل الدخول/الخروج يدويًا أو إدخال البيانات يدويًا في جدول الدوام، (2) من خلال المهام – إذا كانت شركتك تستخدم نظام إدارة مهام/مشاريع، يمكن احتساب وقت العمل بناءً على المهام المنجزة لكل موظف، (3) الاستيراد من ملف CSV/Excel – حيث تقوم برفع ملف يحتوي على سجلات الحضور (مثلا تنزيل بيانات جهاز البصمة ثم استيرادها). اختر الطريقة التي تناسبك؛ فمثلا الطريقة اليدوية تفعّل واجهة التسجيل اليومي للأوقات[36]، أما طريقة المهام فتجمع المعلومات من سجل المهام في النظام، وطريقة CSV تظهر لك خيار "استيراد الجداول الزمنية" في واجهة الحضور[37].

السماح بتعديل سجلات الحضور: يمكنك تمكين أو تعطيل خيار "السماح بتحرير وقت تسجيل الوصول/المغادرة"[4]. إذا فعّلت هذا الخيار، سيتمكن المشرفون (أو الموظفون المخولون) من تعديل أوقات الحضور يدويًا في حال وجود أخطاء أو حالات خاصة. إذا أوقفت هذا الخيار، تصبح السجلات غير قابلة للتعديل إلا عبر قواعد النظام الآلية (مثل الخروج التلقائي).

السماح باختيار تاريخ أقدم للتسجيل: يحدد هذا الخيار ما إذا كان مسموحًا تسجيل حضور بأثر رجعي. على سبيل المثال، لو نسيتَ تسجيل حضور أمس، هل يمكن للمشرف إدخال تسجيل بتاريخ أمس؟ بتفعيل خيار "السماح باختيار تاريخ أقدم" سيتمكن المسؤول من فتح واجهة "إدخال يدوي للتاريخ" وإضافة سجل في تاريخ سابق[38]. إن إلغاء تفعيلها يعني أن التسجيل محصور باليوم الحالي فقط.

الإشعار عند نسيان التسجيل: يمكنك ضبط النظام لإرسال تنبيه بعد مدة محددة إذا لم يقم الموظف بالتسجيل صباحًا[39]. فعّل خيار "إرسال إشعار عند نسيان تسجيل الحضور" وحدد بعد كم دقيقة من وقت بدء الدوام يتم الإشعار[39]. سيتولى النظام تنبيه الموظف وربما مديره عبر إشعار داخلي أو بريد إلكتروني كما تم بيانه في قسم تتبع الحضور.

التسجيل التلقائي للخروج: إعداد "الخروج التلقائي" يسمح لك بضبط عدد الساعات بعد انتهاء الوردية التي يعتبر عندها الموظف منصرفًا تلقائيًا[16]. يمكنك تعيين قيمة X (مثلا 1 أو 2 ساعة). أيضًا هناك خيار "اعتبار تسجيل الخروج القياسي عند نهاية الوردية"[16]؛ إذا فعّلت هذا الخيار بدون تحديد ساعات إضافية، فبمجرد وصول وقت نهاية الوردية سيقوم النظام بتسجيل خروج الموظف تلقائيًا في ذلك الوقت بالضبط.

إعدادات الورديات والجداول: من خلال تبويب الورديات أو إدارة الورديات ضمن الإعدادات، يمكنك:

إدارة فئات الورديات: إضافة/تعديل/حذف أنواع الورديات (الصباحية، المسائية،... إلخ) كما شرحنا سابقًا. هذا التبويب يعادل اختصارًا لواجهة إدارة فئات الورديات المذكورة في قسم الجداول الزمنية[6].

إسناد الورديات تلقائيًا: إذا كان لديك نظام دوري لورديات الموظفين، يمكن عبر خيار "التكرار السنوي" أو ما شابه ضبط الجدول لكي يتكرر تلقائيًا كل سنة[9] أو كل فترة محددة.

مكان العمل (للإحداثيات): في حال تفعيل تتبع الموقع للحضور، سيظهر تبويب "إعدادات مكان العمل" حيث تستطيع إدارة قائمة مواقع العمل المسموح بها[17]. ستضيف كل موقع باسم واضح (مثلا "فرع الرياض - الإدارة"، "موقع جدة - المستودع") مع تحديد عنوانه وإحداثيات GPS (خط الطول والعرض). كما يمكنك تخصيص الموظفين لكل موقع، بحيث يربط النظام كل موظف بموقع عمله المعتاد. بعد ضبط هذه القائمة وتفعيل خيار الحضور حسب الإحداثيات، سيتحقق النظام من موقع الموظف عند كل تسجيل حضور.

خطوط السير (Routes): إذا استُخدمت ميزة تتبع المسارات، سيظهر تبويب "خطوط السير" لتكوين مسارات العمل. يمكنك إنشاء مسار جديد بتحديد نقاط التوقف (مثلاً: نقطة A, نقطة B, نقطة C تمثل زيارات أو محطات خلال اليوم) وترتيبها. ثم تربط كل موظف بمسار معين أو بعدة مسارات عند الحاجة. مع تفعيل خيار السماح بالحضور عبر المسار[40]، لن يقبل النظام تسجيل الحضور إلا إذا كان الموظف على إحدى نقاط مساره المحدد (يتحقق ذلك عبر الـGPS أو عناوين IP معينة لكل نقطة، حسب الإعداد المتاح).

إدارة الإجازات والأذونات: ضمن إعدادات الإجازات يمكنك تخصيص معايير الإجازات في نظامك:

أنواع الإجازات: تبويب "أنواع الإجازة" يتيح لك تعريف أنواع الإجازات المسموحة في الشركة (سنوية، مرضية، طارئة، إلخ) وتحديد ما إذا كانت مدفوعة أو غير مدفوعة، وما هو الرصيد السنوي لكل نوع. على سبيل المثال، يمكنك إضافة نوع "إجازة أمومة" وتحديد أنها 90 يومًا مدفوعة للموظفات. هذه الأنواع ستظهر للموظفين عند تقديم طلب ليختاروا منها.

الرصيد السنوي والمرحلي: في إعدادات الإجازة أيضًا ستجد خيار تحديد رصيد الإجازة السنوية الافتراضي لكل موظف جديد (مثلاً 21 يوم سنويًا). كما يوجد إعدادات لسياسة ترحيل الإجازات غير المستهلكة إلى العام التالي أو عدمه. تستطيع تحديد سنة بدء دورة الإجازات (مثلاً هل تُحتسب على السنة الميلادية أم سنة التوظيف)[41]، وأقصى عدد أيام يمكن ترحيلها.

الموافقة والإشعارات: يمكنك تكوين عملية اعتماد الطلبات (Approval Workflow) في تبويب خاص ربما يسمى "عملية الموافقة". هنا يمكنك تحديد تسلسل اعتماد معين: مثلًا أي طلب إجازة يجب أن يوافق عليه أولًا رئيس القسم ثم ينتقل إلى اعتماد الموارد البشرية. النظام يدعم إضافة مستويات متعددة من الموافقة وفق ما تضيفه من خطوات. يمكنك أيضًا تحديد من يستلم إخطارات البريد الإلكتروني لكل نوع طلب[21]. فمثلًا، طلبات الإجازة السنوية ترسل إشعارًا لمدير القسم، وطلبات المغادرة المبكرة ترسل لمسؤول الحضور… وهكذا.

صلاحيات تقديم الطلبات: في تبويب "الصلاحيات" (إن وجد) أو ضمن إعدادات الصلاحيات العامة، يمكنك ضبط من المخول بتقديم أنواع معينة من الطلبات. عمومًا جميع الموظفين يمكنهم تقديم طلبات إجازة لأنفسهم، لكن مثلاً طلب ساعات إضافية قد تسمح به أيضًا للمشرفين لتقديمه عن موظفيهم. أو ربما تمنع نوعًا معينًا من الطلبات لفئة من الموظفين.

قواعد خاصة أخرى: بعض الإعدادات التفصيلية تشمل ربط الإجازات بالرواتب (مثل خيار تحويل الإجازة غير المستغلة إلى مستحقات مالية في نهاية العام إذا كان النظام المالي متكامل[42])، أو منع إنشاء طلب إذا كان الرصيد المتبقي 0 (حتى لا يتجاوز الموظف رصيده[18]). هذه القواعد يمكن تفعيلها أو تعطيلها حسب سياسة شركتك.

تكامل النظام (API والتصدير): إذا كانت شركتك تستخدم أجهزة بصمة للحضور أو نظامًا آخر منفصلًا، يمكنك استخدام تبويب "التكامل" (API Integration) لضبط الاتصال بين النظامين. قد يشمل ذلك إعداد مفاتيح API أو جداول مزامنة لاستيراد بيانات البصمة بشكل دوري. كما يمكن تفعيل مهام مجدولة (Cron Jobs) لضمان سحب البيانات التلقائي من نظام آخر كل فترة (مثلاً كل ليلة)[43]. تأكد من الاستعانة بمدير النظام أو قسم تقنية المعلومات عند ضبط تكاملات تقنية كهذه لضمان إعدادها بشكل صحيح وآمن.

إعادة ضبط بيانات الحضور: يوفر تبويب "إعادة ضبط البيانات" خيارًا لحذف كل بيانات الوحدة (مثل سجلات الحضور والإجازات والورديات) وإعادتها للحالة الأولية. يجب الحذر الشديد مع هذا الخيار[44] وعدم استخدامه إلا عند الضرورة القصوى (كإعادة تهيئة بعد تجربة اختبارية) لأنه سيحذف جميع السجلات المتعلقة بالحضور والمسارات والورديات والإجازات ومواقع العمل[44]. ينصح بأخذ نسخة احتياطية قبل أي عملية من هذا النوع.

بعد ضبط الإعدادات بما يتوافق مع سياسات شركتك، اضغط على "حفظ الإعدادات" لتطبيق التغييرات. ستصبح الميزات في واجهة المستخدم متاحة أو مقيدة بناءً على ما اخترته في صفحة الإعدادات. مثلًا، إذا عطّلت نظام تحديد الموقع الجغرافي فلن يُطلب من الموظفين مشاركة موقعهم عند التسجيل؛ وإذا اعتمدت طريقة الاستيراد فلن يظهر زر تسجيل يدوي بل واجهة رفع الملف.

ختامًا، تمكنك وحدة الوقت والحضور من إدارة ومراقبة دوام الموظفين بفعالية عالية، وتزوّدك بالأدوات اللازمة لضمان الالتزام وجمع بيانات دقيقة قابلة للتحليل. باستخدام الدليل أعلاه، يمكنك لكل من الموظف والمسؤول الاستفادة القصوى من ميزات الوحدة: فالموظف يستطيع بسهولة تسجيل حضوره وطلب إجازاته، والمسؤول يمكنه التنظيم والمراقبة وإعداد التقارير لاتخاذ قرارات مبنية على بيانات موثوقة. حافظ دائمًا على تحديث إعدادات النظام بما يتناسب مع تغييرات سياسات شركتك، وتأكد من تدريب الموظفين على الاستخدام الصحيح للوحدة للحصول على أفضل النتائج.

[1] [2] [3] [4] [5] [6] [9] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] [21] [22] [23] [24] [25] [26] [27] [28] [29] [30] [31] [32] [33] [38] [39] [40] [42] timesheets_lang.php

[7] [8] [10] [11] [44] timesheets_lang.php

[34] [35] [43] timesheets.php

[36] [37] manage_timekeeping.php

[41] Timesheets.php