Time & Attendance

1. Attendance capture and history

• Check-in/check-out logs, attendance history, anomaly review, and governed monthly attendance operations.

1. Annual leave governance

• Leave types, balances, symbols, annual cycles, limits, carry/accumulation, borrowing rules, and approval flow.

1. Shift governance

• Shift Categories + Work Shift Table (code/name/start/end/lunch break), then matching actual attendance against expected windows.

1. Additional work hours (overtime)

• Request, approval, period review, and controlled handoff to payroll.

1. Workplace attendance validation

• Workplace definition, address, radius, coordinates, and workplace allocation.

1. Route and field attendance

• Work routes, route points, and location proof across field stops.

1. Attendance close/reopen discipline

• Close after exception resolution; reopen only through approved policy exception.

العربية

1. تسجيل الحضور وسجل الوقائع

• تسجيل الدخول/الخروج، سجل الحضور، مراجعة السجلات غير المكتملة، وإدارة شهرية منضبطة.

1. حوكمة الإجازات السنوية

• أنواع الإجازات، الأرصدة، الرموز، دورات الإجازة، الحدود، الترحيل/التجميع، الاستعارة، ومسار الموافقة.

1. حوكمة الورديات

• فئات الورديات + جدول نوبات العمل (رمز/اسم/بداية/نهاية/استراحة)، ثم مطابقة الواقع مع النافذة المتوقعة.

1. ساعات العمل الإضافية

• طلب واعتماد ومراجعة للفترة قبل التسليم إلى الرواتب.

1. التحقق حسب مكان العمل

• تعريف مكان العمل، العنوان، نصف القطر، الإحداثيات، وربط الموظفين بالموقع.

1. الحضور الميداني حسب المسار

• مسارات العمل، نقاط المسار، وإثبات الموقع عبر محطات العمل الميداني.

1. انضباط الإغلاق وإعادة الفتح

• إغلاق بعد معالجة الاستثناءات، وإعادة فتح فقط عبر استثناء معتمد.

• Attendance Officer
• Configures capture methods, workplace rules, shift tables, and close/reopen settings.
• Reviews attendance anomalies and should not edit payroll outputs or employee master records.
• HR Operations
• Owns leave types, cycles, symbols, limits, approval paths, and leave-balance governance.
• Team Manager / Approver
• Approves leave and additional work hours, and reviews lateness/early leave/shift compliance.
• Payroll Liaison
• Confirms close-readiness and receives finalized period values for payroll review.
• Field Operations Supervisor
• Enforces route/workplace attendance proof and field discipline.
• Employee self-service user
• Submits requests where enabled; cannot self-approve or modify policy.

Ownership split recommendation:

• Attendance capture + shift execution: Attendance Officer + line managers.
• Leave policy governance: HR Operations.
• Attendance close/reopen authority: Attendance Officer + Payroll Liaison + policy approver.

العربية

• مسؤول الحضور
• يضبط طريقة التسجيل، وقواعد المكان، وجداول النوبات، وإجراءات الإغلاق/إعادة الفتح.
• يراجع الشذوذات ولا يعدّل مخرجات الرواتب أو بيانات الموظف الأساسية.
• عمليات الموارد البشرية
• تملك نوع الإجازة ودوراتها ورموزها وحدودها ومسارات اعتمادها وحوكمة الرصيد.
• المدير / المعتمد
• يعتمد طلبات الإجازة وساعات العمل الإضافية ويراجع الانضباط اليومي للوردية.
• منسق الرواتب
• يتأكد من جاهزية الإغلاق ويتسلم القيم النهائية لمراجعة الرواتب.
• مشرف العمليات الميدانية
• يفرض الانضباط في إثبات الحضور حسب المكان أو المسار للفرق الميدانية.
• الموظف (الخدمة الذاتية)
• يقدم الطلبات ضمن الصلاحيات، دون اعتماد ذاتي أو تعديل السياسات.

1. Define leave policy first (types, symbols, cycle rules, limits, carry/borrow policy).
2. Configure approval routing (manager/HOD/direct manager/specific approver) and escalation rules.
3. Configure Shift Categories and Work Shift Table (code/name/start/end/lunch break).
4. Define workplace setup (address, radius, coordinates, default allocation).
5. Define route setup if field attendance is needed (routes + route points).
6. Decide and test attendance capture method (QR, IP allowlisting, coordinates, imports, timeclock integration).
7. Define additional work hours approval policy.
8. Define attendance close/reopen policy and exception authority before first payroll-linked period close.

العربية

1. ابدأ بسياسة الإجازات (الأنواع، الرموز، الدورة، الحدود، الترحيل/الاستعارة).
2. اضبط مسار الموافقات والتصعيد (مدير/رئيس قسم/مدير مباشر/معتمد محدد).
3. جهّز فئات الورديات وجدول النوبات (رمز/اسم/بداية/نهاية/استراحة).
4. عرّف مكان العمل (العنوان، نصف القطر، الإحداثيات، الربط الافتراضي).
5. عرّف المسارات ونقاطها عند الحاجة للحضور الميداني.
6. حدّد طريقة التسجيل واختبرها قبل الإطلاق (QR، IP، إحداثيات، استيراد، أجهزة وقت).
7. اعتمد سياسة ساعات العمل الإضافية ومسار اعتمادها.
8. اعتمد سياسة الإغلاق وإعادة الفتح وصلاحيات الاستثناء قبل أول إقفال مرتبط بالرواتب.

1. Configure attendance and leave rules

• Build policy stack: leave, approvals, shifts, workplace/route, capture method.

1. Daily attendance (check-in/check-out)

• Employee checks in/out via approved method; officer/manager reviews incomplete or location exceptions.

1. Leave request and approval

• Submit leave type/date/reason/attachment (as required) → approver decides → balances and attendance update.

1. Shift allocation and attendance review

• Assign shift, compare logs with expected shift window, and resolve lateness/early leave/missing checkout.

1. Additional work hours approval

• Create overtime request with reason and time range, route for approval, include approved values in period review.

1. Route/workplace attendance control

• Validate field attendance by coordinates/route points, escalate missing proof before close.

1. Attendance close and reopen

• Review exceptions + approved leave + approved overtime → close period → handoff to Payroll.
• Reopen only by approved exception process.

العربية

1. إعداد قواعد الحضور والإجازات

• بناء طبقة السياسات: الإجازات، الموافقات، الورديات، المكان/المسار، وطريقة التسجيل.

1. الحضور اليومي (دخول/خروج)

• تسجيل حضور بالطريقة المعتمدة، ثم مراجعة السجلات غير المكتملة أو المخالفة للموقع.

1. طلب الإجازة واعتمادها

• إدخال النوع والنطاق والسبب والمرفق عند الحاجة → قرار المعتمد → تحديث الرصيد والسجل.

1. توزيع الورديات ومراجعة الانضباط

• ربط الموظف بالوردية، ومقارنة السجل الفعلي بنافذة الوردية، ومعالجة الاستثناءات قبل الإغلاق.

1. طلب واعتماد ساعات العمل الإضافية

• إنشاء الطلب بالسبب والزمن، تمريره لمسار الاعتماد، ثم تضمين المعتمد في مراجعة الفترة.

1. التحكم حسب المسار أو مكان العمل

• التحقق من الحضور بالإحداثيات أو نقاط المسار، وتصعيد غياب الإثبات قبل الإقفال.

1. إغلاق الحضور وإعادة فتحه

• مراجعة الاستثناءات والإجازات والساعات المعتمدة ثم الإغلاق والتسليم للرواتب.
• إعادة الفتح عبر مسار استثناء معتمد فقط.

• Attendance report: daily check-in/out and employee-level exceptions.
• Annual leave report: leave usage, remaining balances, and leave-type distribution.
• Working hours statistics: worked hours, additional hours, and trend checks before payroll handoff.
• Leave by department: leave load and staffing risk by team.
• Lateness/early leave reports: discipline review against shift windows.
• Workplace attendance ratio + route progress: location compliance for field and multi-site teams.

Recommended cadence:

• Daily: attendance anomalies and incomplete logs.
• Weekly: leave approvals and overtime approvals.
• Period-end / month-end: attendance close readiness and payroll handoff evidence.

العربية

• تقرير الحضور: متابعة الدخول/الخروج والاستثناءات اليومية.
• تقرير الإجازات السنوية: الاستخدام، الرصيد المتبقي، والتوزيع حسب النوع.
• إحصاءات ساعات العمل: الساعات الفعلية والإضافية واتجاهاتها قبل التسليم للرواتب.
• الإجازات حسب الإدارة: توزيع الضغط التشغيلي ومخاطر التغطية.
• تقارير التأخير والانصراف المبكر: الانضباط مقابل نافذة الوردية.
• نسبة الحضور حسب المكان + تقدم المسار: التزام الموقع للفرق الميدانية ومتعددة المواقع.

الإيقاع الموصى به:

• يوميًا: استثناءات الحضور والسجلات الناقصة.
• أسبوعيًا: اعتماد الإجازات وساعات العمل الإضافية.
• نهاية الفترة/الشهر: جاهزية الإغلاق وأدلة التسليم إلى الرواتب.

• Do not start payroll review before attendance close is finalized.
• Keep employee master data in People Records and operational time events in Time & Attendance.
• Use shift categories and shift tables deliberately; they are the baseline for fair exception analysis.
• Require reason and attachments where leave policy demands them.
• Enforce workplace/route rules only when teams actively review related exceptions.
• Treat attendance reopening as a controlled exception, not routine behavior.

العربية

• لا تبدأ مراجعة الرواتب قبل إغلاق الحضور واعتماد القيم النهائية.
• أبقِ البيانات الأساسية في سجلات الموظفين، ووقائع الوقت التشغيلية في الحضور والانصراف.
• استخدم فئات الورديات وجداول النوبات بجدية لأنها أساس التحليل العادل للاستثناءات.
• ألزم السبب والمرفقات عندما تتطلب السياسة ذلك.
• لا تفعّل قواعد المكان/المسار دون مراجعة فعلية لاستثناءاتها.
• اعتبر إعادة فتح الحضور استثناءً مضبوطًا لا ممارسة اعتيادية.

• Check-in is not being recorded. What should we check?
• Verify capture method, policy window, and whether the device/location is eligible.
• Attendance is recorded from the wrong location. What should we check?
• Recheck workplace allocation, coordinates, radius, and route assignment.
• Leave balance looks wrong. What should we check?
• Review leave type, cycle rules, balance policy, and approval status.
• Shifts are not applying correctly. What should we check?
• Review shift-category assignment and work shift table linkage before manual edits.
• Additional work hours are missing from payroll review. What should we check?
• Confirm approval status and inclusion within the closed-period window.
• Attendance was closed too early. What should we do?
• Reopen via approved exception path, complete pending reviews, then re-close and revalidate handoff evidence.
• Teams are confused about attendance vs payroll ownership. How should we fix this?
• Keep attendance close ownership in Time & Attendance and payroll calculation/payslip release in Payroll.

العربية

• تسجيل الدخول لا يظهر. ماذا نراجع؟
• تحقق من طريقة التسجيل ونافذة السياسة وأهلية الجهاز/الموقع.
• تم تسجيل الحضور من موقع خاطئ. ماذا نراجع؟
• راجع ربط مكان العمل والإحداثيات ونصف القطر وربط المسار.
• رصيد الإجازة غير صحيح. ماذا نراجع؟
• راجع نوع الإجازة ودورة الإجازة وسياسة الرصيد وحالة الموافقة.
• الوردية لا تُطبق بشكل صحيح. ماذا نراجع؟
• راجع ربط الموظف بفئة الوردية وجدول النوبات قبل أي تعديل يدوي.
• ساعات العمل الإضافية لا تظهر في مراجعة الرواتب. ماذا نراجع؟
• تحقق من حالة الاعتماد ومن دخول الطلب ضمن نافذة الفترة المغلقة.
• تم إغلاق الحضور مبكرًا. ماذا نفعل؟
• أعد الفتح عبر مسار استثناء معتمد، أكمل المراجعات الناقصة، ثم أعد الإغلاق والتحقق من أدلة التسليم.
• يوجد خلط بين ملكية الحضور والرواتب. كيف نحل المشكلة؟
• أبقِ إقفال الحضور ومعالجة استثناءاته داخل الحضور والانصراف، واحتساب الراتب وإصدار القسائم داخل الرواتب.