Payroll

• Payroll Admin / Payroll Lead
• Owns pay-period setup, cutoff timing, payroll-run permissions, component structure, deduction governance, and payslip release rules.
• Should not be used for casual employee master-data edits.
• Payroll Officer
• Prepares each cycle, verifies attendance/leave readiness, runs payroll, reviews earnings and deductions, and investigates outliers.
• Prepares outputs for final approval and/or release.
• HR Officer
• Ensures employee and contract data are complete before payroll starts.
• Supports readiness; does not own payroll calculation by default unless roles are intentionally combined.
• Manager / Approver
• Approves one-time adjustments, exceptional deductions, and off-cycle changes before inclusion.
• Finance Reviewer
• Reviews major payroll variances, large period changes, and period-end payroll evidence, especially when payroll materially affects close.
• Employee (self-service)
• Can view payslips when enabled.
• Must not edit payroll settings, cutoff rules, or salary-component logic.

1. Define the pay-cycle calendar: payroll period, run date, attendance cutoff, leave cutoff, review date, and payslip release date.
2. Confirm payroll readiness for all employees: master records, contract terms, salary components, and employment status.
3. Define earnings and deduction policy: base salary, fixed allowances, one-time additions, deductions, tax, insurance, and employer contributions.
4. Define attendance and leave handoff ownership: who finalizes attendance and leave, and when attendance is locked before payroll.
5. Define exception and approval policy: retro changes, one-time adjustments, exceptional deductions, and reopen/correction rights.
6. Define monthly evidence and archiving policy: reports, approvals, variance notes, and support files.
7. Execute a full end-to-end acceptance test: finalize attendance/leave, run payroll, review outliers, finalize, publish payslips, and archive evidence.

1. Confirm payroll readiness
2. Verify attendance period is closed.
3. Verify paid and unpaid leave records are finalized.
4. Confirm employee status changes are updated.
5. Confirm salary-component data is complete.
6. Prepare earnings and deductions
7. Review salary components, allowances, and one-time additions.
8. Review deductions, tax settings, insurance, and company contributions.
9. Check unusual items against the prior period and approval policy.
10. Generate payroll run
11. Select payroll period.
12. Run payroll on finalized inputs.
13. Calculate gross-to-net results using approved rules.
14. Review outliers and variances
15. Compare current period totals with prior period.
16. Investigate employees with large swings.
17. Validate exceptions before release.
18. Finalize payroll
19. Confirm required approvals are complete.
20. Finalize payroll cycle as the official period record.
21. Publish payslips
22. Confirm finalization is complete.
23. Publish payslips through approved release flow.
24. Archive evidence and close cycle
25. Archive checklist, approvals, variance notes, and support files.
26. Retain monthly payroll evidence for audit readiness.

• Payroll summary report
• Compares period totals and prior-period variances.
• Used by payroll and finance reviewers for release discipline.
• Variance/outlier review report
• Highlights unusual changes in earnings, deductions, and attendance-related effects.
• Used before finalization to reduce payroll risk.
• Payslip output verification
• Confirms payslips were generated and published for the finalized cycle.
• Used for employee communication and output completeness.
• Monthly evidence archive pack
• Includes approvals, cutoff confirmations, exception notes, and review evidence.
• Supports audit readiness and investigations.

• Payroll totals look wrong. What should we check first?
• Confirm attendance and leave were finalized before running payroll, then review one-time adjustments, deductions, and salary-component changes versus the prior period.
• Why is net pay unexpected for some employees?
• Review earnings, deductions, tax treatment, insurance settings, and attendance/leave impact in the cycle.
• Can payroll run while attendance is still being edited?
• No. Attendance should be locked before payroll generation.
• Who should correct employee personal or contract data?
• Correct it in People Records (HR Records), not in Payroll.
• What must happen after payroll is finalized?
• Publish payslips, archive payroll checklist/evidence, and keep the finalized cycle as the official period record.

---

# الرواتب

الرواتب هي وحدة تنفيذ دورة الأجر في Xfatora، وهي مساحة العمل المعتمدة لإعداد دورة الرواتب، واحتساب النتائج، ومراجعتها، واعتمادها، ثم إصدار قسائم الرواتب لكل فترة.

تشمل ملكية وحدة الرواتب:

• إعداد فترة الرواتب والانضباط في تواريخ الإقفال.
• إدارة الاستحقاقات ومكونات الراتب.
• إدارة الاستقطاعات، والضرائب، والتأمينات، ومساهمات الشركة.
• المراجعة النهائية، ومعالجة الحالات الشاذة، وإصدار قسائم الرواتب.

الوحدة منفصلة تشغيليًا عن بقية وحدات الموارد البشرية:

• سجلات الموارد البشرية (HR Records) تملك بيانات الموظف والعقد.
• الحضور والإجازات تملك اعتماد مدخلات الحضور والإجازات.
• الرواتب تملك حساب دورة الأجر، ومراجعتها، واعتمادها، وإصدار مخرجاتها.

الهدف من الرواتب ليس فقط إخراج أرقام الدفع، بل ضمان أن الأجر مبني على مدخلات نهائية ومعتمدة، مع مراجعة الاستثناءات قبل الإصدار، ضمن دورة شهرية قابلة للتكرار والمراجعة.

• مسؤول الرواتب / مدير الرواتب
• يملك إعداد الفترات، وتواريخ الإقفال، وصلاحيات التشغيل، وسياسة المكونات والاستقطاعات، وآلية الإصدار.
• لا يُستخدم لتعديل بيانات الموظف الأساسية بشكل غير منضبط.
• أخصائي الرواتب
• يجهز الدورة، ويتحقق من جاهزية الحضور والإجازات، ويشغل الرواتب، ويراجع الاستحقاقات والاستقطاعات، ويحلل الفروقات.
• يجهز النتائج للاعتماد أو النشر.
• أخصائي الموارد البشرية
• يدعم جاهزية الرواتب عبر استكمال بيانات الموظف والعقد قبل التشغيل.
• ليس المالك الافتراضي لحساب الرواتب إلا عند دمج الأدوار رسميًا.
• المدير / المعتمد
• يعتمد التعديلات الاستثنائية، والاستقطاعات الخاصة، والتغييرات خارج الدورة.
• المراجع المالي
• يراجع الفروقات الكبيرة، وتغيرات الإجماليات، وأدلة نهاية الفترة، خاصة عند الأثر الجوهري على الإقفال المالي.
• الموظف (الخدمة الذاتية)
• يطّلع على القسيمة فقط عند التفعيل.
• لا يملك تعديل إعدادات الرواتب أو تواريخ الإقفال أو قواعد المكونات.

1. اعتماد تقويم الدورة: فترة الرواتب، تاريخ التشغيل، إقفال الحضور، إقفال الإجازات، المراجعة، والإصدار.
2. التحقق من جاهزية الموظفين: بيانات أساسية، عقود، مكونات راتب، وحالة وظيفية.
3. توثيق سياسة الاستحقاقات والاستقطاعات: الراتب الأساسي، البدلات، الإضافات لمرة واحدة، الضرائب، التأمينات، ومساهمات الشركة.
4. تحديد سياسة تسليم الحضور والإجازات: من يعتمدها ومتى تُغلق نافذة الحضور قبل التشغيل.
5. اعتماد سياسة الاستثناءات والموافقات: التعديلات بأثر رجعي، التعديلات الخاصة، وصلاحيات إعادة الفتح والتصحيح.
6. اعتماد سياسة حفظ الأدلة الشهرية: التقارير، الاعتمادات، ملاحظات الفروقات، والملفات الداعمة.
7. تنفيذ اختبار قبول شامل من إقفال المدخلات حتى إصدار القسائم وأرشفة الأدلة.

1. التحقق من الجاهزية
2. التأكد من إقفال فترة الحضور.
3. التأكد من اعتماد الإجازات المدفوعة وغير المدفوعة.
4. تحديث تغييرات حالة الموظفين.
5. استكمال مكونات الراتب.
6. تجهيز الاستحقاقات والاستقطاعات
7. مراجعة مكونات الراتب والبدلات والإضافات.
8. مراجعة الاستقطاعات والضرائب والتأمينات ومساهمات الشركة.
9. مطابقة العناصر غير الاعتيادية مع الفترة السابقة وسياسة الاعتماد.
10. تشغيل دورة الرواتب
11. اختيار الفترة.
12. تشغيل الرواتب على مدخلات نهائية.
13. احتساب النتائج من الإجمالي إلى الصافي وفق القواعد المعتمدة.
14. مراجعة الفروقات والحالات الشاذة
15. مقارنة النتائج مع الفترة السابقة.
16. فحص الحالات ذات التغيرات الكبيرة.
17. التحقق من الاستثناءات قبل الإصدار.
18. اعتماد الرواتب
19. استكمال الموافقات المطلوبة.
20. اعتماد الدورة كسجل رسمي للفترة.
21. إصدار قسائم الرواتب
22. التأكد من اكتمال الاعتماد.
23. إصدار القسائم حسب مسار النشر المعتمد.
24. حفظ الأدلة وإغلاق الدورة
25. حفظ قائمة المراجعة والاعتمادات وملاحظات الفروقات والملفات الداعمة.
26. أرشفة أدلة الدورة شهريًا للاستعداد للتدقيق.

• تقرير ملخص الرواتب
• يقارن إجماليات الفترة الحالية بالفترة السابقة.
• يُستخدم للمراجعة قبل الإصدار.
• تقرير الفروقات والحالات الشاذة
• يبرز التغيرات غير المعتادة في الاستحقاقات والاستقطاعات وأثر الحضور.
• يُستخدم لتقليل المخاطر قبل الاعتماد.
• مراجعة مخرجات قسائم الرواتب
• تؤكد أن القسائم صُدرت للدورة النهائية الصحيحة.
• تُستخدم للاتصال مع الموظفين والتحقق من اكتمال المخرجات.
• حزمة أدلة الأرشفة الشهرية
• تشمل الاعتمادات وتأكيدات الإقفال وملاحظات الاستثناءات ووثائق المراجعة.
• تدعم الجاهزية للتدقيق والمتابعة اللاحقة.

• إجماليات الرواتب غير صحيحة. ما أول خطوة؟
• تأكد من إقفال الحضور والإجازات قبل التشغيل، ثم راجع التعديلات لمرة واحدة، والاستقطاعات، وتغيرات مكونات الراتب مقارنة بالفترة السابقة.
• لماذا ظهر صافي راتب غير متوقع؟
• راجع الاستحقاقات والاستقطاعات ومعالجة الضرائب والتأمينات وأثر الحضور والإجازات على الدورة.
• هل يمكن تشغيل الرواتب قبل إقفال الحضور؟
• لا، يجب إقفال نافذة الحضور قبل تشغيل الرواتب.
• من يصحح بيانات الموظف أو العقد؟
• التصحيح يتم في سجلات الموارد البشرية (HR Records) وليس داخل وحدة الرواتب.
• ماذا بعد اعتماد الرواتب؟
• إصدار القسائم، وأرشفة قائمة المراجعة والأدلة، والاحتفاظ بالدورة المعتمدة كسجل رسمي للفترة.